Kuna e-kirjad on traditsiooniliste postiteenuste alternatiivina üha populaarsemad, on e-posti ürituste kutsed üha populaarsemad pulmade, sünnipäevade, pühade koosviibimiste ja muu jaoks. Ürituste planeerijad toetuvad tänapäeval RSVP-meilidele palju rohkem kui kunagi varem. Kuna RSVP-meilid on aga nii uued, ei mõista paljud inimesed, kuidas neile õigesti vastata. Õnneks, kui otsustate, kuidas ja millal vastata, koostate oma vastuse ja kontrollite oma vastuse kättesaamist, saate paremini vastata RSVP-meilile.
1
Mõtle, kas lähed. Teie esimene samm ja otsus on otsustada, millal te tegelikule sündmusele lähete. Peaksite mõtlema, kas lähete sündmusele kohe, kui saate vastuse e-kirja. Kaaluge sündmuse asukohta ja seda, kas peate reisima. Näiteks kui keegi kutsub teid linnavälisesse pulma, peate võib-olla ostma sinna jõudmiseks lennukipiletid. See võib olla kulukas.Planeerige, et teil ei oleks sel ajal ja päeval muid üritusi.Rääkige oma partneri ja teiste pereliikmetega, et veenduda, et nad on saadaval. Võite mõne pereliikme jaoks langeda ja teiste jaoks nõustuda.
2
Määrake sündmuse tüüp. Erinevat tüüpi sündmused nõuavad erinevat tooni ja formaalsuse taset. Seetõttu peate enne kutsele vastamist sündmusele mõtlema. See aitab tagada, et te ei tee sotsiaalset eksimust. Kas see on mitteametlik sündmus. Näiteks, kas see sündmus on grillimine, mida teie naaber ilma põhjuseta peab ja mille kohta mitteametlik meilisõnumi saatis? Seda tüüpi sündmus võib väärida teie vastuses mitteametlikku tooni ja teil võib olla vähem aega vastamiseks. Kas see on ametlik sündmus. Sündmused, nagu pulmad, sünnipäevapeod, baar või Bat Mitzvah, nõuavad, et vastaksite ametlikul toonil täpselt nii, nagu teid kutsuti.
3
Vastake õigeaegselt. Kui olete oma otsuse teinud ja sündmuse üle järele mõelnud, peate reageerima õigeaegselt. Lõppkokkuvõttes on see RSVP-meilile vastamise üks olulisemaid aspekte, kuna peate inimest piisavalt teavitama, kas osalete üritusel või mitte.Lugege kutset, et saada teada vastuse kuupäevast. See kuupäev ei ole soovitus. Vastake kindlasti kuupäevaks.Vastatage nii kiiresti kui saate. Ehkki teid kutsunud isik andis teile vastamiseks aega kuu või kaks, ei tähenda see, et peaksite kogu selle aja ära võtma Selle asemel peaksite vastama kohe, kui olete osalemise kohta konkreetse otsuse teinud.
4
Täitke teemarida. Kui olete otsustanud, kuidas ja millal vastata, peate koostama oma kirja mustandi. Teete seda teemarealt alustades. Teemarida peaks sisaldama teie kutse vastuvõtmist või tagasilükkamist ja kajastama sündmuse tooni. Ametlike sündmuste puhul peaksite kasutama ametlikku tooni. Näiteks kirjutage “Roger ja Anne keelduvad teie kutsest 11. mail toimuvale ballile ja banketile”. Mitteametlike ürituste jaoks, nagu teie naabri grillimine, võite kirjutada: “Ei pääse 11. mail teie grillile.”
5
Pöörduge kirja poole. Kirja õige adresseerimine on oluline, sest see määrab teie vastuse tooni. Lisaks annate sobivat tervitust kasutades inimesele, kes teid sündmusele kutsus, ettekujutuse sellest, kuidas te neid vaatate. Valige tervitustekstid, mis võivad sisaldada “Kallis”, “Kellele” või “Minu hea”. sõber, mitteametlik sündmus nõuab lihtsat adresseerimist inimesele, kes teile meili saatis. Näiteks “Kallis John ja Marcy!”.
6
Kirjutage sõnumi sisu. Sõnumi sisu on ehk kõige olulisem osa meili vastusest. See peegeldab sündmuse tooni ja vastab otseselt kutsele. Mõned näited kutse vastuvõtmise või tagasilükkamise kohta on järgmised: Mitteametlikum sündmus väärib mitteametlikku vastust, näiteks: “Me tõesti hindame teie grillikutset, Tom, kuid oleme sel päeval linnast väljas.” Ametlik sündmus väärib ametlikumat tooni. Näiteks: „Higginsoni perekond võtab vastu teie kutse Joshi ja Belinda pulma 5. novembril 2019.” Teine näide on: „John ja Sarah Appleby võtavad teie rõõmuga vastu. kutse Marta Rodriguezi Quinceanerasse. Ametlik allakäik võib välja näha selline: “Parkerite perekond ei pääse Joshi ja Belinda pulma 5. novembril 2019.”
7
Logige välja ja tippige oma nimi. Pärast sõnumi kirjutamist peate RSVP-meili allkirjastama. Meili allkirjastamine on midagi enamat kui pelgalt formaalsus – see esindab suhte tüüpi, mis teil selle inimesega on. See annab märku ka sellest, kuidas te selle inimese vastu tunnete. Valige ametlik tervitus. Näiteks valige “Lugupidamisega”, “Lugupidamisega”, “Parimate soovidega” või “Parimate soovidega”. Valige mitteametlik tervitus, näiteks “Teie”, “Parimate soovidega” € “Lugupidamisega” või “Lugupidamisega” valige märkus, mis sobib selle kohta, kas keeldute või nõustute. Näiteks valige “Kahetsusega” või “Tänan. Allkirjastage oma nimi lõpufraasi järele. Mitteametlike ürituste jaoks kirjutage julgelt alla oma eesnimi ja kõigi teiste kutsutud eesnimed. Ametlikumate sündmuste puhul kirjutage alla kõigi kutsutute eesnimed ja perekonnanimi pärast perekonnanime. Mõnel juhul, näiteks olukorras, kus olete inimesega väga tuttav, võite allkirjastada “Smiti perekond”.
8
Kui meilis on automaatne nupp, klõpsake nuppu Keeldu või nõustu. Paljud ametlikke üritusi planeerivad inimesed toetuvad meilide saatmiseks üha enam automatiseeritud RSVP-teenustele. Kui keegi kasutab sellist teenust teile RSVP-meili saatmiseks, on meil tõenäoliselt loodud kolmandalt osapoolelt. Lisaks on sellel tõenäoliselt e-kirja manustatud nupud, mis võimaldavad teil klõpsata nuppu “nõustu” või “keeldu”. Kui saate ühe neist meilidest, pole vaja tegelikule inimesele meili saata.Kui olete kutse vastu võtnud või keeldunud, saadetakse teave kolmanda osapoole postitajale ja edastatakse sündmuse kavandanud inimesele. Kolmanda osapoole RSVP-teenuse automaatseid e-kirju kasutatakse sageli poolametlike sündmuste jaoks, nagu sünnipäevad, 4. juuli kogunemised. , ja veel.
9
Klõpsake tagastuskviitungi valikut. Kui olete mures selle pärast, et isik saab teie vastuse, võiksite kaaluda oma meiliekraanil nuppu “Tagastuskviitung” vajutamist. Sellel klõpsamisel genereerib teie meiliteenus inimese, kellele vastate, kinnitusmeili. et teie vastus vastu võetakse või avatakse. Nii saate teada, et nad said teie sõnumi kätte.Tagastuskviitung võib olenevalt teie kasutatavast meiliteenusest asuda erinevates asukohtades.Mõned meiliteenused ei pruugi seda valikut pakkuda.
10
Kui muudate oma plaane, saatke järelmeil. Harvadel juhtudel peate võib-olla oma vastust muutma. Olenemata sellest, kas olete nõustunud ja avastate, et ei saa osaleda, või keeldusite ja saate ootamatult minna, peate võtma ühendust inimesega, kes teid kutsus, et talle sellest teada anda. Kui võtsite kogemata vastu automatiseeritud †“ nupupõhine – vastamise meilisõnum, saatke oma vea parandamiseks inimesele otse meilisõnum. Kui teil on vaja kutsest, mille algselt vastu võtsite, tagasi lükata, andke talle teada. Näiteks saatke neile e-kiri teema all “Muuda oma vastust” ja kirjutage midagi sellist nagu “Ettenägematute sündmuste tõttu ei saa Sarah ja mina teie 20. aastapäeva peole 14. päeval pääseda. Vabandame muudatuse pärast ja loodame teiega peagi kohtuda.â€Kui peate kutse vastu võtma, mille olete juba tagasi lükanud, rääkige sellest inimesele. Näiteks saatke neile e-kiri teemapealkirja „Muuda vastamise muutmine” all ja kirjutage „Osaleksin hea meelega teie üritusel, kui teil on veel võimalik rohkem külalisi võõrustada”. . Mitteametlikke sündmusi saab muuta mitme päeva jooksul pärast sündmust, kuid ametlike sündmuste (nt pulmade) RSVP-de muutmine tuleks teha vähemalt kuu aega ette.