Kutsete kirjutamine mis tahes sündmusele võib tunduda ülejõukäiv neile, kes tegelevad sündmuse planeerimise ja korraldamisega. Kui kulutate aga veidi lisaaega külaliste nimekirjade koostamisele, õige meedia valimisele, kutsete isikupärastamisele ja vastuste kogumisele, saate kiiresti ja lihtsalt saata kutseid mis tahes sündmusele ning jälgida oma kasvavat külaliste nimekirja.
1
Tehke põhinimekiri. See peaks hõlmama kõiki inimesi, kelleta te oma ürituse korraldamist ette ei kujutaks, näiteks teie lähikonda ja parimaid sõpru. Kui üritus on professionaalne, soovite tõenäoliselt oma nimekirja lisada äripartnerid. Lõpupidudel ja muudel akadeemilistel pidustustel võivad olla teie mentorid või lemmikõpetajad. Mitme võõrustajaga pulmade ja muude pidustuste puhul tuleb arvestada nende inimeste kutsumisega, kes on igale peole olulised.
2
Kaasake teisi sõpru ja perekonda. Kui teil on põhinimekiri, võrrelge seda inimeste maksimaalse arvuga, kuhu teie pidu või kogunemine mahutab. Siinkohal saate alustada täiendavate eemaldatud pereliikmete ja sõprade lisamist, kellega te pole nii lähedal. Kui teil on maksimaalsest vähem inimesi, on see okei, kuid proovige mitte ületada seda arvu.
3
Mõelge “plussidele”. Kui lubate kutsututel külalise tuua, peate seda lõpliku külaliste nimekirja koostamisel arvesse võtma. Lisaks võiksite lisada pluss ühe parameetrid. Näiteks kui te ei kaasa oma üritusele lapsi, võiksite lisada viisakaid märkmeid, mis tuletavad külalisele meelde, et tema pluss üks ei tohiks olla teatud vanusest noorem. Võite öelda midagi sellist: “Härra Tom Smith ja külaline oleme südamest oodatud minu pulma vastuvõtule. Palume, et kõik külalised oleksid vanemad kui 18 aastat.”
4
Vaadake üle külaliste nimekiri. Veenduge, et te pole kedagi kõrvale jätnud. Paluge mõnel lähedasel sõbral või pereliikmel loend teie eest üle vaadata ja teha ettepanekuid loendi liitmiseks või lahutamiseks. Pidage silmas maksimaalset külaliste arvu ja vältige liiga paljude inimeste kutsumist. Kui aga arvate, et mõned teie külalised ei saa kohale tulla, võite saata mõned lisad. Kui olete mures, et kutsutud isikud võivad tühistada või kahetseda, kaaluge esialgse kutsete komplekti varakult saatmist. Seejärel saatke teine voor kutseid, kui paljud inimesed ei saa osaleda.
5
Tehke ise kutsed. Saate kujundada ja printida kutse Microsoft Wordis, Adobe Design Suite’is või muudes avatud juurdepääsuga tekstitöötlus- või kujundustarkvaras. Kui teil või sõbral on suurepärane käekiri, võite kutsed isegi käsitsi kirjutada. Kasutage kvaliteetset paberit, mis tundub kaardina või on huvitava tekstuuriga. Samuti saate kutseid kihiti panna. Alustades tavalisest kaardisuuruses prinditud kutsest, saate väikese koguse liimi või kahepoolse teibiga lisada tagaküljele paksema, värvilise kaardipaberilehe, mis on veidi suurem. Kui soovite kutseid isikupärastada ja aega säästa, kaaluge kohandatud templite kasutamist. Teil on isikupärastatud märge või pilt, mis on muudetud kummitempliks. Seejärel saate iga kaardi kiiresti oma külalisele kopeerida.
6
Ostke kohandatud kutsed. Kui soovite isetegemise kutsetega võrreldes aega säästa, saate tellida isikupärastatud kutsed. Hinnad varieeruvad järsult olenevalt stiilist, paberitüübist, värvilisest või mustvalgest printimisest ja muudest muutujatest, nii et olge täpse hinnapakkumise saamiseks ettekujutus soovitud välimusest.Party City, Target, Staples, Office Max , ning kohalikud kirjamüüjad või käsitöölised pakuvad kõik kohandatud kutsete printimist. Enamik laevafirmasid, nagu UPS ja FedEx, pakuvad ka kohandatud kutseid. Veebiteenusepakkujad, nagu VistaPrint ja Shutter Fly, teevad ja saadavad ka kohandatud kutseid.
7
Kaaluge sujuvamaks muutmist elektrooniliste kutsete (evites) abil. Kui teie külalised on moodsamad või teie üritus on vähem formaalne, võivad kutserakendused, nagu iTunes, Evite või isegi Facebook, muuta teie külaliste nimekirja kuuluvate inimeste kutsumise kiireks ja lihtsaks. Enamik programme võimaldab teil üles laadida oma kohandatud kujundusi või kasutada standardset malli, et saaksite kutseprotsessi sujuvamaks muuta. Lisaks disainiprotsessi kiirendamisele saate ka kutsed kohe digitaalse faili kaudu saata ja kohe vastuseid vastu võtta, mis on suurepärane kitsaste ajakavade puhul.
8
Kirjutage tervituskutse. Veenduge, et teie märkus sisaldaks sündmuse sündmust, kuupäeva, asukohta ja kellaaega. Samuti peaksite oma kutsutule teada andma, kas tal soovitatakse külalist tuua või mitte. Lisaks paluge, et kutsutud isikud vastaksid vastavalt teie eelistustele kaasasoleva kaardi, e-posti aadressi, RSVP-rakenduse või telefoni teel. Hoidke see lühike ja armas, kuid lisage kindlasti viisakad palvefraasid, nagu “Palun osalege” või “Palume teie osalemist”, et teie kutsutud tunneksid end teretulnud. Näiteks proovige midagi sellist: “Palun tulge minu sünnipäevapeole. Üritus toimub kuueteistkümnendal oktoobril minu kodus. Pidu toimub kell 15.00-16.30. Palun vastake esimesel võimalusel, kasutades kaasasolevat RSVP-kaarti, minu meili või helistades telefonil telefon.”Samuti peaksite lisama oma sündmuse erijuhised või juhised, nagu riietuskood või muu asjakohane teave.
9
Pöörduge kutsutava poole õigesti. Kõige tähtsam, mida meeles pidada, on kavatsus. Teie eesmärk on näidata oma külaliste vastu austust, seega tehke kõik endast oleneva, et need üksikasjad meeles pidada ja lisada. Kui kutsute vallalise naise, kes ei ole vallaline, peaksite kasutama “preili” või “proua” või kui kutse on adresseeritud vallalisele mehele, “härra”, kui te Abielupaari uuesti kutsumisel kasutate “härra” ja “proua”. Asi muutub aga keerulisemaks, kui kutsute sõpru või sugulasi, kellel on erilised ametinimetused, nagu “Dr.” või “Proua”. “Esq. Kui esitate kutse ekslikult, vabandage telefoni teel, isiklikult või kirjalikult. See on teie võltspassi eest enam kui piisav lepitus.
10
Kaasake saaja ja tagastusaadressid. Ümbriku vasakus ülanurgas peate lisama oma nime, aadressi, linna, osariigi ja sihtnumbri. Lisage ümbriku keskele kutsutu kohta sama teave. Samuti võite lisada oma kontaktandmed kutsele või RSVP-kaardile. Nii on tal siiski juurdepääs teie kontaktandmetele, kui kutsutu ümbriku valesti paigutab.
11
Logige viisakalt välja. Teie lõpurida või tunnustus ja allkiri peaksid olema konkreetselt teie vaatajaskonnale mõeldud. Näiteks kui kutsute oma ülemust, on viisakas “siiralt” tõenäoliselt parim tunnustus. Kui lõpetate kutse oma vanematele, võib “armastus” olla sobivam. See on suurepärane võimalus lisada oma kutsemärkmetesse kiiresti ja lihtsalt isikupärastatud puudutus, mis ei võta liiga palju aega. Kasutage kutse isiklikuks muutmiseks sisemist nalja. Näiteks: “Tänan, et ostsite alati minu jooke, Rob. See on väga isiklik sõnum, mille saate kiiresti oma pulmakutsel kolledži toakaaslasele kirjutada. See ei sobiks tõenäoliselt teie vanemate kutsele.
12
Kaunistage oma kutsed. Võite leida laia valikut dekoratiivseid õitsenguid, mis on nii lihtsad kui keerulisemate viinapuude, rooside või kõrvitsate piirjooned. Kui teil on kunstnikust sõber või pereliige, võite isegi paluda neil teie kutse kohandada. See on järjekordne suurepärane võimalus kaasata oma isiklik stiil kutsete tegemise protsessi. Veenduge siiski, et teie kujundus sobiks sündmusega. Näiteks võivad kolju ja ristluud olla Halloweeni peokutse lõbus kaunistus, kuid tõenäoliselt ei sobi see teie pulmakutsega.
13
Jälgige RSVP-sid käsitsi. Kui olete palunud kutsututel vastata kaasasoleva kaardiga või helistada, võib kõige lihtsam olla käsitsi vastuste loendi koostamine. See võib olla nii lihtne kui prinditud külaliste nimekiri koos linnukestega, mis näitavad kohalolekut, või ‘X-id, mis näitavad neid, kes ei saa osaleda. Vastupidi, saate luua täiustatud käsitsi jälgimissüsteemi, kasutades Microsoft Exceli arvutustabelit või veebipõhist arvutustabelitööriista, et arvutada vastamiste koguarv pluss ühed, täiskasvanute või laste arv, söögi tüüp ja muud ettemääratud tegurid.
14
Kasutage veebipõhist RSVP-süsteemi. Kui otsustasite, et digitaalsed kutsed on teie sündmuse jaoks parim lahendus, antakse teile suure tõenäosusega juurdepääs digitaalsele RSVP jälgimisprogrammile. See on üks paljudest põhjustest, miks inimesed digitaalseid kutseid valivad. Kui aga valite traditsioonilised paberkutsed, saate siiski ühendada oma kutsete loendi ja RSVP-teabe digitaalsetesse jälgimissüsteemidesse, et RSVP-protsessi sujuvamaks muuta. Eventbrite, Evite ja muud sarnased RSVP-ressursid on saadaval minimaalse või tasuta kasutamiseks.
15
Valmistuge sobiva arvu külaliste jaoks. Kui teil on hea ettekujutus, kui palju teie külalisi üritusel osaleda saab, veenduge, et teie toimumiskoht, toidumüüja ja muud majutuskohad vastavad teie külaliste vajadustele. Kontrollige veelkord tellitud toitude arvu, hoonete maksimaalset täituvust ja muid võimalikke probleeme, veendumaks, et rahuldate oma külaliste vajadused oma võimaluste piires.
16
Saatke tänukirjad. Olenemata sellest, kas saate kohalolijatelt kingitusi või mitte, on oluline neile teada anda, et hindate neid selle eest, et nad teie ürituse jaoks ajakavast maha võtsid. Kasutage külaliste sisselogimislehte või laske kellelgi uksel jälgida, kes kohal oli. Seejärel saatke tänukirjad. Tänukirjad võivad olla nii lihtsad kui: “Tänan, et osalesite minu sünnipäevapeol!” Kui saate kingituse, lisage oma märkmesse konkreetne viide, öeldes midagi sellist: “Suur aitäh, et osalesite minu lõpetamise vastuvõtul. Ootan, et saaksin teile kingitud pliiatsikomplekti oma tulevases karjääris hästi kasutada! Nagu kutsed ise, võivad need olenevalt teie ainulaadsest olukorrast olla digitaalsed või traditsiooniliselt trükitud.