Kui teie organisatsiooni tabab kriis, soovite teada, kuidas avalikkusega suhelda ja millist teavet jagada. Ebatäpsest teabest teatamine võib teie usaldusväärsuse ja stabiilsuse mainet negatiivselt mõjutada. Valekuulujuttudel levida laskmisel on ka negatiivne mõju. Seetõttu on kriisikommunikatsiooni plaan ülioluline. Selles plaanis saate määrata, kes räägib organisatsiooni nimel meedias. Samuti määrate kindlaks oma peamised valijaskonnad, kellega peate otse ühendust võtma. Hädaolukorras abistamiseks koostage vastused levinud küsimustele. Kriisikommunikatsiooniplaanist on abi ainult siis, kui teave on täpne, seega uuenda seda regulaarselt.
1
Koguge meeskond plaani koostamiseks. Peaksite ajurünnakuid tegema, et tuvastada inimesed, kes peaksid teie kriisikommunikatsioonimeeskonda kuuluma. Kui olete nad tuvastanud, paluge neil ühineda teiega teie kriisikommunikatsiooniplaani koostamisel. Mõelge järgmisele: kas kellelgi on varasem kriisijuhtimise kogemus? Kui jah, siis tõenäoliselt soovite, et see inimene osaleks. Kas keegi teie organisatsioonist on kogukonnas juba tuntud? Kas seda inimest hinnatakse hästi? Kui jah, peaksid nad olema teie kriisimeeskonnas.
2
Selgitage plaani eesmärk. Üldiselt on teie eesmärk koostada juhised, kuidas koordineerida reageerimist mis tahes teie organisatsioonis tekkivale kriisile või intsidendile. Kui lisate dokumendi algusesse eesmärgi, kinnitate veel kord plaani eesmärki. Näidiskeel võiks olla järgmine: “See plaan loob juhised suhtlemiseks ettevõttesiseselt ning ettevõttelt avalikkusele ja uudistemeediale. kriisist, intsidendist või hädaolukorrast, kui täpse teabe viivitamatu edastamine on ülioluline.â€
3
Määrake oma kriisikommunikatsiooni meeskond. Intsidendi ajal kogu kriisisuhtluse haldamiseks vajate mitut erinevat inimest. Kui olete rollid kindlaks määranud, peaksite määratlema nende kohustused. Veenduge, et kattumine oleks võimalikult väike. Tõenäoliselt vajate inimesi järgmiste rollide tä