Haldusassistendil on palju samu ülesandeid nagu sekretäril, sealhulgas tippida, arhiveerida, telefonidele vastata ja koosolekutel märkmeid teha. Lisaks sellele võib ta jälgida ka kontori logistikat, teha oluliste projektide juures koostööd juhendajatega ja juhendada sekretäre. Kuigi sellel ametikohal töötamiseks on vaja vähe formaalset haridust, võivad juhiassistendid või erivaldkondades töötavad isikud vajada täiendavat koolitust.
Ülesanded
Haldusassistendi ülesanded ulatuvad sageli sekretäriülesannetest palju kaugemale ja hõlmavad kontoris logistiliste asjade haldamist, nagu tarvikute tellimine, posti ja ettevõttesse siseneva paberimajanduse haldamine ning inimeste ajakavade kooskõlastamine. Paljudel juhtudel on ta avalikkusele teabeallikas ja toimib sellisena mõnikord ettevõtte “näona”. Mõned vanemassistendid jälgivad ka nooremassistente või sekretäre, sel juhul võivad nad vajada perioodilisi tulemusaruandeid või esitlusi. Paljud sellel ametikohal olevad inimesed aitavad ka uute töötajate koolitamisel, eriti kui nad täidavad haldusülesandeid. Haldusassistent vajab ka mõningaid praktilisi teadmisi, näiteks kuidas töötada erinevate kontoriseadmetega.
Oskuste komplekt
Sellel ametikohal töötavad inimesed peavad olema ülimalt osavad detailidega ja suutma korraga toime tulla paljude ülesannetega, kuna sageli vastutavad nad mitme inimese ajakavade eest ja võivad korraga jälgida mitme projekti edenemist. Samuti peaksid nad olema inimestega head, sest töö nõuab palju suhtlemist nii kontoris viibivate inimeste kui ka klientidega. Oskus teha otsuseid ja töötada iseseisvalt on samuti oluline osa tööst, sest administraatori assistent on see, kes tõenäoliselt teab, millised dokumendid on olulised ja milliseid saab ära visata, milliseid e-kirju saab kontoris käsitleda. tasemel ja mis tuleb edastada kõrgemale juhtkonnale ning kuidas käsuahelas üles töötada, et asjad tehtud saaksid. Lisaks kõigele sellele peavad administraatoriassistendid olema sõnaosad, head kirjutamisoskusega ja head tehnikaga, kuna sageli peavad nad vastama kirjadele, lugema dokumente ja töötama andmebaasidega.
Specialties
Administraatoriassistendid võivad spetsialiseeruda organisatsiooni teatud osakonnale, näiteks personali- või IT-osakonnale, kuigi see on tavalisem suuremates organisatsioonides. Juhthaldusassistendid töötavad ettevõttes ainult koos kõrgema juhtkonnaga. Nad võivad vastutada paljude inimeste eest või töötada ainult ühega. Mõlemal juhul vastutab assistent juhtidele juurdepääsu kontrollimise, reiside ja konverentside korraldamise ning müüjate, teiste ettevõtete juhtide ja juhatuse liikmetega suhtlemise eest, lisaks tavapärastele haldusülesannetele. Üldiselt võib öelda, et mida kõrgemal on juht, seda rohkem oskusi ja kogemusi assistent vajab.
Lisaks võivad haldusassistendid spetsialiseeruda teatud valdkondadele, nagu meditsiin või õigus. Lisaks selle ametikohaga kaasnevatele tavapärastele tööülesannetele täidab ta ka konkreetselt selle valdkonnaga seotud ülesandeid. Näiteks võib juriidiline assistent uurida ka õiguslikke pretsedente ja aidata ette valmistada infotunde, samas kui meditsiiniassistent peab tavaliselt teadma kindlustusarvete või laboriprotseduuride kohta. Mõned inimesed teevad seda tööd ka kodust telefoni ja interneti teel, sellisel juhul kutsutakse neid virtuaalseteks administraatoriassistentideks.
koolitus
Paljudel juhtudel saab inimene sellel töökohal tööle asuda omandades gümnaasiumi ning omandades mõningase äri- ja arvutioskuste koolituse. Spetsiaalsete ametikohtade jaoks, näiteks meditsiini- või juristiametis, peab ta teadma selle ametikoha spetsiifilist sõnavara. Koolitusprogrammi sertifikaat, kaastöötaja kraad või tunnustatud organisatsiooni sertifikaat võib aidata tööle võtmisel või edutamisel.