Elektrooniliste dokumentide säilitamine ei ole midagi muud kui süsteemi loomine oluliste andmete varundamiseks töökohas ja hea uudis on see, et suure osa sellest saab õige seadistuse korral automaatselt teha. Paljud ettevõtted teevad selle vea, et varundavad oma väärtuslikke dokumente mitmesse serverisse, mis võib luua sadu või isegi tuhandeid dubleerivaid faile, mis võtavad ruumi ja aeglustavad serveri tööd. Sama võib öelda ka tavapäraste varukoopiate, nagu paberimajandus ja kompaktkettad, kohta – pole mõtet teha korduvaid varukoopiaid pärast usaldusväärse elektroonilise dokumentide säilitamise süsteemi rakendamist. Tavaliselt otsitakse sellise süsteemi loomiseks Interneti-tehnoloogia kogemustega professionaali ja kuna võrgus varundamine on tavaliselt osa elektrooniliste dokumentide säilitamise paketist, peaks teave olema igavesti kaitstud.
Enne elektroonilise dokumentide säilitamise programmi rakendamist on oluline, et kasutajad mõtleksid täpselt, mida on vaja mitmes kohas salvestada. Näiteks ärifailid, millele paljud töötajad kogu päeva jooksul juurde pääsevad, tuleks salvestada igasse eraldi arvutisüsteemi, kuid endiste klientide või maksuteavet käsitlevad failid tuleks turvaliselt suurarvutisse peita, kuna seda tüüpi faile läheb harva vaja. Elektroonilise dokumentide säilitamise programmi teine oluline funktsioon on võime puhastada mittevajalikud failid teatud aja möödudes, et hoida kogu võrk võimalikult segaduseta. Need ülesanded mitte ainult ei aita tõhustada teabe levitamise kiirust kogu töökohal, vaid seavad ka standardid, millest iga töötaja peab ettevõtte andmetega tegelemisel kinni pidama.
Elektrooniliste kirjete säilitamise teine kriitiline aspekt on automaatse varundamise rakendamine, mis toimub regulaarsete ajavahemike järel ja selle ülesande saab vajadusel seadistada käitama iganädalaselt, iga päev või isegi minuti kaupa. Lisaks failide paigutamisele tsentraliseeritud serverisse teevad paljud ettevõtted ka varukoopiaid välistele draividele, kaugdraividele või kompaktkettale (CD), et tagada andmete olemasolu alati kahes eraldi, sõltumatus kohas. Kuigi paljude jaoks tundub see protsess ebavajalik, võib elektriahela ülekoormus tõhusalt kustutada kõik ettevõtte kõvakettad. Veebipõhine varundamine on muutunud eriti populaarseks, kuna andmeid hoitakse teises geograafilises piirkonnas – nii et isegi kui katastroofiline sündmus, nagu orkaan või tornaado, hävitaks iga riistvara, jääb ettevõtte teave endiselt turvaliseks.
Elektrooniliste dokumentide säilitamise teine nutikas aspekt on füüsiliselt kontrollida, kas varukoopiad tegelikult toimusid, sest midagi nii lihtsat nagu kahjustatud Etherneti juhe võib takistada teabe õiget salvestamist. Paljud ettevõtted eeldavad ekslikult, et automaatsed varukoopiad on ebaõnne suhtes immuunsed, kuid see lihtsalt pole nii. Üksikisikud peaksid alati vähemalt kord kuus või uue faili või programmi juurutamisel kontrollima, kas andmed on korralikult varundatud.
SmartAsset.