Kas vastate küsimusele e-posti teel? Küsimustele vastamisel on vajalik professionaalsus, eriti töökeskkonnas. See nõuab viivitamatut pöördumist, õigekirja ja grammatika kasutamist ning palju muud.
1
Vastake kohe meilile. Kui saate e-kirja, ärge oodake sellele vastamisega päevi või nädalaid. See võib saatjat häirida ja olla ebaprofessionaalne, eriti töökohal. Kui te ei tea vastust küsimusele, võite küsida kelleltki teiselt, kes võib vastust teada. Näiteks kui keegi küsib teilt, kas koolitarbeid on vaja või lihtsalt annetamiseks, siis kirjutage vastu umbes nii: “Ma ei tea, kas koolitarbeid on vaja, aga ma küsisin selle kohta meie juhendajalt ja võtan teiega ühendust niipea kui võimalik.”
2
Tea, kuidas viisakalt selgitusi küsida. Kui te ei saa aru, mida saatja küsib, võite paluda tal selgitada. Võite proovida kirjutada viisaka ja professionaalse märkuse järgmiselt: “Vabandust, aga ma ei saa aru, mida te küsite. Kas täpsustaksite?” Saatja vastab tõenäoliselt oma küsimusele täpsustades, et saaksite sellele vastata.
3
Kasutage õiget õigekirja ja grammatikat. See on ütlematagi selge. Paljud Internetis kasutavad ebaõiget grammatikat, mis on väga ebaprofessionaalne, eriti kellelegi e-kirjas. Kui te pole hea õigekirjatundja, proovige õigekirja kontrollimiseks kasutada veebipõhist õigekirjakontrolli ressurssi. Samuti peaksite lugema, kuidas kasutada õigeid ingliskeelseid kirjavahemärke.
4
Lisage saatja esitatud algne küsimus. Proovige see küsimus e-kirjale vastamise asemel vastuseks ümber kujundada. See on eriti oluline, kui saatja esitab suletud küsimuse (nt jah/ei küsimus või mitme valikuga küsimus, millele peaksite vastama teatud valikuga). Näiteks kui saatja küsib: “Kas kool algab järgmisel teisipäeval?” ärge vastake lihtsalt “Jah”. Vastake “Jah, kool algab järgmisel teisipäeval”. Näost-silma vestluses vastavad inimesed kinnistele küsimustele tavaliselt ühe sõnaga, kuid e-mail on erinev. Kui vastate suletud küsimusele ühe sõnaga, võib see saatja jaoks segadusse ajada, kuna saatja peab algse küsimuse leidmiseks allapoole kerima.
5
Enne saatmist lugege oma e-kiri üle. Väikesi kirjavigu või juhuslikke grammatika-/õigekirjavigu võib olla lihtne mitte tabada. Neid asju saab korrektuuriga vältida.