Terviseprobleemi käsitleva raekoja koosoleku kavandamine ei erine põhimõtteliselt raekoja kavandamisest mis tahes muul teemal, välja arvatud publiku koosseis ja üritusel kõnelevate panelistide tüübid. Sellegipoolest on raekoja koosoleku edukaks planeerimiseks palju vaja. Peate kõvasti tööd tegema, värbama olulisi sidusrühmi ja veenduma, et olete ajakirjanduse ja kogukonna tähelepanu kindlustamiseks andnud endale piisavalt aega.
1
Moodustage planeerimiskomisjon. Planeerimiskomitee idee on tugevus numbrites. Tervishoiuga seotud probleeme on vähe, mis ei puuduta rohkem kui ühte organisatsiooni. Peate tuvastama teised kogukonnas teie probleemiga seotud organisatsioonid, veenma olulisi liikmeid raekoja eelistes ja värbama nad oma planeerimiskomisjoni. Näiteks kui teie mureküsimus oli lapseea toitumine, on mõned kogukonna organisatsioonid seotud probleemiks võivad olla koolid, lastearstid, toidupangad, kirikud, talupidajad ja päevaraviasutused. Enesereklaam võib olla väga mõjuv motivaator. Lähenege sihtorganisatsioonidele vaatenurgast, selgitades, kuidas raekojas osalemine võiks neile konkreetselt kasulik olla.
2
Lokaliseerige probleemid. Teid otseselt puudutava probleemi pärast on palju lihtsam muretseda. Raekoja teema vahetumaks ja mõjuvamaks muutmiseks rõhutage probleemi kohalikku mõju, mitte riiklikku või ülemaailmset mõju. Näiteks kui teie linnas või osariigis on HIV-nakkuse määr kõrge või kõrge. ülekaalulisusest, peaksite rõhutama pigem probleeme, millega teie paikkond selle tagajärjel kokku puutub, mitte probleeme, mis tulenevad HIV-diagnoosist või rasvumisest üldiselt. Nii et võite öelda: “Philadelphia linn peab maksma 3,5 miljardit dollarit rohkem tervishoiukulusid. järgmise 15 aasta jooksul meie kõrge rasvumise määra tõttu, mitte “Rasvumine toob kaasa suuremad tervishoiukulud”.
3
Määrake eesmärgid. Kohtumise eesmärgid määravad vormi, keda kutsute ja kuidas seda reklaamite. Mõiste “raekoda” tähistab ainult koosoleku tüüpi, kus üldsuse avatud küsimused ja vastused moodustavad suurema osa koosolekust. Teie koosoleku eesmärk võib olla teavitamine, teatud positsiooni propageerimine või poliitilistele kandidaatidele tagasiside andmine. . Kuigi poliitiliste kandidaatide ja esindajate koosolekud tõmbavad tõenäoliselt kõige rohkem tähelepanu, ei pruugi need olla teie probleemi jaoks parimad. Näiteks kui avalik arvamus on vastuolus teie organisatsiooni poliitiliste eesmärkidega, võib teabekoosolek olla parem strateegia arvamuste muutmiseks. vastavalt teie vajadustele.
4
Valige vorming. Traditsiooniline raekoja formaat on kolmest kuni viiest kõnelejast koosnev paneel ja moderaator, kes tutvustab lühikesi tutvustusi nende tausta ja positsioonidega. Seejärel avab moderaator publikule küsimusi. Kuigi publik võib teatud paneeliliikmele küsimusi esitada, peaks moderaator tegutsema juhendajana ja kui nad tunnevad, et sama küsimuse esitamine mitmele paneeliliikmele aitaks programmi edasi arendada, peaksid nad seda tegema. Muud vormingud võivad hõlmata järgmist: puhas küsimuste ja vastuste vorming. See võib olla kasulik kandidaadi foorumi jaoks. Anonüümne küsimustevorm, kus küsimused esitatakse eelnevalt ja moderaator valib, millised küsimused paneelile esitada. See formaat võib olla hea vastuoluliste teemade jaoks.
5
Valige asukoht, kuupäev ja kellaaeg. Koosoleku koht peaks olema tsentraliseeritud, neutraalses ja puuetega inimestele ligipääsetavas kohas. Kirikud, raamatukogud, valitsushooned ja kogukonnakeskused on kõik head valikud. Veenduge, et see ei oleks vastuolus mõne muu populaarse kogukonnaüritusega, ja korraldage seda ajal, mil paljud inimesed saavad osaleda nädalavahetusel või kui nädala sees, siis õhtul. Hea rusikareegel on alati valida koht see on natuke liiga väike. Rahvarohke koht loob mulje aktiivsusest ja populaarsusest, mis on alati parem kui alternatiiv. Muutke üritus tasuta või nominaalse tasuga, kuid julgustage osalejaid RSVPa Facebooki lehele, e-posti aadress või telefoninumber, millele helistada, on lihtne, odavad viisid selleks. Oletagem, et kaks kolmandikku “võib-olla” ei ilmu. Veenduge, et teil oleks alternatiivne koosoleku asukoht juhuks, kui teie kavandatud toimumiskoht peaks ära kukkuma.
6
Kutsu panelistid. Panelistid on üks olulisemaid tegureid, mis aitavad kaasa raekoja edule või ebaõnnestumisele. Kuigi on kõige parem, kui teie paneelil on märkimisväärseid kohti, ei ole see alati võimalik. Järgmine parim asi on see, et paneelistid esindavad märkimisväärseid organisatsioone ja/või märkimisväärse taustaga paneliste, mis annavad üritusele rohkem usaldusväärsust. Pöörake tähelepanu valitud ametnikele, akadeemikutele, kiriku- ja kogukonnajuhtidele ning raviteenuste osutajatele. See on veel üks valdkond, kus mitmekesine planeerimiskomisjon saab kasuks tulema. Mida kaugemale ulatuvad planeerimiskogukonna liikmete sidemed, seda tõenäolisemalt on teil võimalik valida mitmekülgse ja põneva ekspertide kogu. Ärge arvestage isiksuse tegurit, kui kutsute paneeli liikmeid. Panelistid peaksid olema piisavalt usaldusväärsed, et inimesi raekoja juurde tuua, kuid nad peaksid olema piisavalt põnevad, et inimesed räägiksid teie raekojast veel kaua pärast selle lõppu.
7
Värvake moderaator. Moderaatorid on raekoja edu teine oluline tegur. Moderaator peab suhtuma austusse panelistide ja publiku vastu, koos temperamendiga, et leevendada pingeid ja kiirendada arutelu. Mõelge moderaatorile nagu MC, nad peaksid olema karismaatilised, kuid mitte nii karismaatilised, et varjutaks paneeliliikmeid või domineeriksid arutelus. Meedia liikmed, pensionil kohtunikud ja advokaadid ning vaimulikud võivad olla head kandidaadid.
8
Lühidalt panelistidele. Veenduge, et teie panelistid teaksid raekoja formaadist, teistest panelistidest, eeldatavast osalusest ja päevakorras olevatest teemadest. Niikaua kui nad on nõus, valmistage nad ette, et hiljem meediaga rääkida. Hea mõte on lasta oma paneelil osalejatel saabuda nelikümmend viis minutit kuni tund enne tähtaega, et saaksite vormingu ja teemade viimast korda üle vaadata.
9
Pane kokku staap. Koosoleku sujuvaks kulgemiseks on vaja teatud võtmeisikuid. Teil peaks olema keegi, kes meediaga vestleks, külalised istuma paneks ja materjale, nagu koosolekute päevakordi, paneeliliikmetele ja külalistele jagaks. Need kõik on head tööd vabatahtlikele.
10
Valmistage ette materjalid. Olenemata teie koosoleku suurusest, vajate külalistele, ajakirjandusele ja paneeli liikmetele edastamiseks trükitud materjale. Teie korraldatava koosoleku tüüp määrab konkreetset tüüpi materjalid. Näiteks: kui korraldate teabekoosolekut, on hea mõte printida välja käsiraamatud või brošüürid, mis puudutavad mõnda teavet, mida raekojas kajastate. Näiteks kui teie probleem on teie kogukonnas HIV, printige välja käsiraamat, mis sisaldab mõnda olulist statistikat HIV-i kohaliku mõju kohta. Poliitiliste kandidaatide või ametnikega raekoda võib sisaldada teavet kandidaatide või ametnike ametikohtade ja peod, kui see on seotud teie terviseprobleemiga.
11
Veenduge, et meedia kuvatakse. Ajakirjandus on eduka raekoja jaoks ülioluline. Olenemata sellest, kas raekoda keskendub probleemide propageerimisele, teabe levitamisele või poliitilisele foorumile, mõjutab selle kurikuulsus nende eesmärkide edukust ja teie võimet tulevikus raekodasid kokku panna. Peate kirjutama pressiteateid, tuvastama reporterid, kes kajastavad lugusid tervisest, kogukonnaasjadest või poliitikast ning jõuavad nendega regulaarsete ajavahemike järel. Pressiteade on meediaorganisatsioonidele saadetud lihtne dokument, mis selgitab sündmust ja selle tähelepanuväärset põhjust. Pressiteade on tavaliselt lühem kui lehekülg. Uudised käsitlevad jooksvaid sündmusi, seega peate kindlasti ajakirjanikele rõhutama, miks raekoda on sündmus, mida tuleb kajastada kohe ja mitte hiljem. Näiteks ülekaalulisus on alati probleem, kuid see toob uudiseid alles siis, kui avaldatakse uuring, mis väidetavalt näitab veel üht põhjust, miks see halb on.
12
Pöörduge sarnaselt mõtlevate organisatsioonide poole. Teie planeerimiskomisjoni liikmed, paneelide liikmed ja seotud organisatsioonide liikmed, kes ei kuulu otseselt raekoja koosseisu, peaksid kõik olema ürituse avalikustamiseks koolitatud. Ärge unustage kasutada ressursse, nagu ülikoolilinnakud, haiglad ja valitsusasutused. Postitage nendes kohtades sündmust tutvustavaid flaiereid. Need võivad olla suurepärane viis külastatavuse suurendamiseks.
13
Lööge sotsiaalmeediasse. Ärge unustage laiaulatuslikku teemagruppide võrgustikku Facebookis ja teistes sotsiaalmeediaväljaannetes. Ärge pöörduge lihtsalt tavaliste organisatsioonide poole, kellel on palgal olevad inimesed. Postitage huvitatud ja seotud organisatsioonide Facebooki gruppidele, ajaveebidele ja teadetetahvlitele. Veenduge, et teie panelistid ja liikmed reklaamiksid sündmust ka Twitteris, Facebookis ja Instagramis.
14
Pane kokku presspakid. Pressipaketti eristatakse pressiteatest selle poolest, et see on pigem ajakirjanikele sündmuse päeval antud materjalide pakett, mitte üritust kajastama. See peaks sisaldama:pressiteadet.paneeliliikmete ja esinejate elulugusid.teavet teema kohta, sealhulgas asjakohaseid uuringuid, statistikat ja mõjutatud isikute isiklikke lugusid.
15
Oota ootamatut. Mõnikord paneelistid ei näita. Mõnikord ujutavad meeleavaldajad koha üle. Lumetorm võib eikusagilt piirkonda pühkida. Ürituste planeerijana peate neid ettenägematuid sündmusi ette planeerima, broneerides alternatiivsed esinejad või määrates kindlaks alternatiivsed kuupäevad. Kui teie raekoda on meeleavaldajatest üle ujutatud, võib olla asjakohane vormingu muutmine. Kui algne vorming on avatud küsimus ja vastus, hankige selle asemel eelküsimused. Kui meeleavaldajad on väljas, kutsuge nad sisse ja muutke küsimuste esitamise vormingut. Seadistage oma organisatsiooni või osalevate organisatsioonide asendusesinejad juhuks, kui plaanitud kõneleja ei ilmu. Kui raekoda on poliitiliste kandidaatide foorum, rõhutage seda lakkamatult meediale – see paneb neid soovima, et nad oleks kohale ilmunud.