Kinnistu üürileandja on kohustatud tagama, et tema üürnikud oleksid teadlikud rendilepingu rikkumistest või keelatud tegevusest, mis rendipinnal aset leiavad. Sellistest rikkumistest või tegevustest tuleks teavitada ametliku kirja kaudu. Seda kirja kirjutades peab üürileandja olema kindel, et see kannab asjakohast kaalu ja edastab üürnikule õiged ideed. Kui seisate silmitsi olukorraga, kus peate sellise kirja kirjutama, on kõige parem kasutada mõnda üldlevinud toimingut protsessi selgitamiseks ja lihtsustamiseks.
1
Alustage üürilepingu uuesti lugemisega. Sellest, kui viimati üürnike üürilepingut lugesite, võib olla aega möödas, nii et see on esimene koht, kust alustada. Veenduge, et rikkumine, mille eest üürnikku hoiatate, on üürilepingus endas viidatud. Nii saate kirja kirjutades viidata üürilepingule, mille üürnik allkirjastas.
2
Uurige oma kaitseks kõiki asjakohaseid kohalikke, osariigi ja föderaalseid seadusi. Erinevate kogukondade jaoks kehtivad erinevad seadused. Peate olema täiesti kindel, et teie hoiatuskiri on nende seadustega kooskõlas. Selliste seadustega vastuolus olev kiri võib viia teid juriidilistesse probleemidesse. Alustage asjakohaste seaduste otsimist oma linna või alevivalitsuse kontoritest. Kasulikud võivad olla ka linnapea, linnaprokuröri või elamumajandusosakonna bürood. Kui hoiatus puudutab näiteks mürarikkumist, võiksite otsida kohalikke määrusi, mis käsitlevad omavalitsuse müraeeskirju.
3
Tea, milline õiguskaitse üürnikel olla võib. Nii nagu peate kontrollima kohalikke määrusi, et näha, kas teie nõuded on õigustatud, peate ka vaatama, milline kaitse võib olla üürnikul. Näiteks on üürnikul õigus elamiskõlblikule kodule, loomade teenindamiseks ja ahistamisvabale. Küsige oma kohalikult omavalitsuselt üürniku õigusi, mis võivad teie olukorda mõjutada.
4
Võtke aega, et kiri näeks ametlik välja. Ametliku välimusega kiri suurendab kirjade sisu kaalu. See aitab teie üürniku(te)le olukorra tõsidusest teada anda. Kui üürnikud mõistavad olukorra tõsidust, täidavad nad seda suurema tõenäosusega ilma täiendavat vastupanu osutamata. Kaasake firma või isiklik kirjaplank. Kui teil pole kirjapäist, looge see, mis sisaldab teie nime, aadressi ja kontaktteavet, nagu telefoninumber ja e-posti aadress.Lisage kuupäev vasakpoolsesse ülanurka.Lisage kuupäeva alla üürniku nimi ja aadress.
5
Määrake ülaosas hoiatuskirja kavatsus. Kuupäeva ja üürniku aadressi all märkige paksus ja allajoonitud kirjas kirja kirjutamise põhjus. See peaks olema lühike ja selge. Mõned hoiatuskirjad on kirjutatud selleks, et üürnik midagi ette võtta, mida nimetatakse vastavuskirjaks. Teist tüüpi kirjad on rikkumiskirjad, mis hoiatavad üürnikke, et nad rikuvad üürilepingut ja riskivad üürilepingu lõpetamisega. Näiteks võiks vastavuse pealkiri olla järgmine: “Meie mittesuitsetamispoliitika järgimine”. Rikkumiskiri võib olla loe: “Teatis maksmise või lõpetamise kohta”.
6
Alustage üürilepingu ja selle rikkumise viisiga. Oluline on, et teie kirjas viidataks koheselt, milliseid üürilepingu tingimusi teie üürnik rikub. Suunake oma kiri võimalikult palju käsitletavatele asjadele, tehes selgeks, miks üürnik kirja sai ja mida üürnik peab olukorraga seoses ette võtma. Näiteks võite kirjutada: “Vastavalt novembris sõlmitud kirjalikule üürilepingule 2, 2015 nõustusite mitte suitsetama oma ruumide läheduses asuvates üldkasutatavates ruumides.
7
Teatage oma üürnikule, kuidas nad saavad olukorra parandada. Hoiatuskirjas peate ütlema üürnikule, kuidas ta saab pärast rikkumisest teavitamist probleemi lahendada. Lahenduseks võib olla raha maksmine või konkreetse toimingu peatamine. Näiteks võite kirjutada: “Sellega olete kohustatud suitsetamise lõpetama oma ruumide läheduses asuvates ühisruumides.”
8
Määrake selged tingimused ja tagajärjed, kui üürnik jätkab rikkumist. Tehes kindlaks, mis juhtub rikkumise jätkumisel, loote aluse tulevastele parandusmeetmetele, mida peate üürniku vastu võtma. Näiteks kirjutage “Kui te seda rikkumist ei paranda, kaotatakse üürileping 1. detsembriks , 2015.
9
Lõpetage kiri ja võtke ühendust üürnikuga. Enamikul juhtudel toimib kirja lõpetamine lihtsa sõnaga “Lugupidamisega”, millele järgneb teie allkiri. On oluline, et võtaksite üürnikuga ühendust mitu päeva pärast kirja saamist. Soovite olla kindel, et üürnik sai kirjast aru ja kavatseb oma käitumises vajalikud muudatused teha.
10
Hilinenud või tasumata üüriga seotud probleemid lahendage meeldetuletuse või maksenõude kirjaga. Hilinenud maksmine ja isegi maksmata üür on mõned kõige levinumad probleemid, millega üürileandja peab tegelema. Tavaliselt peaks üürileandja pakkuma 3–5-päevast aega pärast üüritähtaega, enne kui üürimine loetakse hiljaks. Nii et kui üüri on oodata iga kuu esimesel päeval, tuleks üürnikul maksta kuni kuu kolmanda või viienda kuuni. Üürileandjana on ülioluline, et teavitaksite üürnikku üüritähtajast ja üürnikut peetakse maksega hiljaks. Kui teie üürnik hilineb üüri maksmisega, võite saata talle meeldetuletuskirja või maksenõude kirja. Neid kirju saab kätte toimetada isiklikult, posti või e-posti teel. Säilitage kindlasti kirja koopia. Meeldetuletuskiri peaks olema üldiselt lahke tooniga, tuletades üürnikule meelde, et maksetähtaeg on hilinenud. See peaks sisaldama täpset loendit selle kohta, mida nad võlgnevad ja millal. Kiri peaks lõppema rangelt, teatades üürnikule, et kui üür ei ole teatud kuupäevaks tasutud, võetakse kasutusele kohtumeetmed. Maksenõude kiri peab olema ähvardavam. Selles tuleks täpsustada võlgnetav üür, sealhulgas kõik viivised. Samuti peab ta üürnikule teatama, et kui üüri ei maksta kohe, alustate väljatõstmismenetlust. Siit saate menetluse alustamiseks ühendust võtta väljatõstmisadvokaadiga. Pidage meeles, et üürniku lukustamine või kommunaalteenuste väljalülitamine on ebaseaduslik. Samuti on ebaseaduslik üürniku ähvardamine, alandamine või füüsiline eemaldamine.
11
Tegelege müra ja korrarikkumisega, dokumenteerides ja salvestades juhtumid. Mürarikkumised, valjuhäälsed peod ja muu korrarikkumine on üürileandja tavaline kaebus oma üürnikele. Mõnes osariigis võivad korduvad korrarikkumised olla väljatõstmise aluseks. Kõige olulisem, mida üürileandja peab sellistel asjaoludel tegema, on korrarikkumise juhtumid dokumenteerida, märkides nii süüteo toimumise aja kui ka täpse olemuse (valju müra, pidutsemine jne). Olukorra käsitlemist võite alustada meeldetuletamisega. üürnik isiklikult või üürilepingu kirjaga, mis peaks mainima midagi seaduste rikkumisest või korrarikkumiste tekitamisest. Esitage üürnikule koos kirjaga veel üks koopia üürilepingust, tuues esile reeglid, mida ta on rikkunud. Olukorra jätkumisel on teil õigus ähvardada ametliku kirjaga väljatõstmisega. See kiri peaks sisaldama kuupäevi, kellaaegu ja konkreetseid asetleidnud vahejuhtumeid. Kui saate üürnikult kaebuse teise üürniku korrarikkumise kohta, on teie seaduslik kohustus arutada probleemi lärmaka üürnikuga.
12
Korrigeerige üürnikke, kes rikuvad pidevalt reegleid üürilepingu meeldetuletustega. Kuigi mõned sätestatud reeglid võivad olla tühised ja rikkumine ei pruugi inimesi ega vara ohustada, on teised reeglid mõeldud tõsiselt võtmiseks. Üürileandja kohustus on üürilepingus vara reeglite väljatoomine. Kui mõnda neist reeglitest rikutakse, tuleks rikkuvale üürnikule viivitamatult kiri saata. Jällegi tõstke esile reeglid, mida rikuti, ja andke üürnikule korraldus tegevus lõpetada või riskida väljatõstmisega. Kaaluge oma üürilepingule järgmiste nõuete või reeglite lisamist; kõigi üürnike nimekiri, kasutuspiirangud, üüritingimused (kuust kuusse või aastast aastasse), üürisumma, tagatisraha ja tasud, remonditööd, piirangud ebaseaduslikule tegevusele ja lemmikloomadele. Üürileandjana peate olema ennetav ja olema võimalike tõsiste rikkumiste avastamiseks.