Kui osalete konverentsil või muus ajaliselt piiratud projektis, millesse soovite, et teised panustaksid oma töösse, peate nad selgelt ja mõjuval viisil osalema. Eriti konverentside, stipendiumite ja akadeemiliste projektide puhul on üks kutsevormingute levinumaid vorme osalemise kutse, mida tuntakse ka kui “Call for Papers” või “Request for Proposals”. Kõige olulisem teave sündmuse ja otsitava kohta on esimeses jaotises, millele järgneb täielik teave ettepanekute esitamise kohta koos esitamise tähtajaga.
1
Kavandage konverentsiprogrammi või muusse projekti välispanustajaid. Osalemiskutse toimib mitmel viisil plaanina. Konverentsidel ei saa kõnet välja saata ilma ajakava koostamata. Planeerimine peaks sisaldama selgeid määratlusi selle kohta, mis tüüpi seansse pakutakse, kui kaua ja millistel päevadel.
2
Määrake kutsete vaatajaskond. Inimeste tuvastamine, kellelt soovite panustada, on samuti protsessis ülioluline ja aitab suunata kirjutamisstiili. Saate koostada ajurünnaku võimaluste loenditest alates üldistest kategooriatest (nt positiivse psühholoogia teadlased) kuni konkreetseteni (nt konkreetsed inimesed, kelle kontaktteave teil on).
3
Võtke arvesse oma potentsiaalsete panustajate vajadusi. Tehke ajurünnak selle põhjal, mida teate nende kohta, keda kutsute panustama. Et motiveerida neid ettepaneku esitamiseks aega leidma, peavad nad nägema kasu, mida nad võiksid saada. Näiteks akadeemilistes ringkondades on konverentsi ettekanded ja publikatsioonid olulised usaldusväärsuse suurendamisel ja sageli nõutavad ametikoha otsuste tegemisel, nii et paljud ettepanekud tulevad koos lootusega, et on võimalik lisada tehtud töö CV-sse.
4
Esitage esimene mustand. Osalemiskutsete ühised jaotised hõlmavad järgmist: Pealkiri (sh “Osalemiskutse ___”), põhiürituse asukoht ja kuupäevad ning taotluste esitamise tähtajad, sealhulgas kellaaeg. See võimaldab inimestel kiiresti hinnata, kas nad suudavad üritusele pühenduda ja ettepaneku esitamisele kuluvat aega. Sissejuhatav tekst – sõnastatud nii, et see haarab teie lugejate huvi, viitab neile olulistele küsimustele ja annab ülevaate sündmus või projekt – ootuste seadmine selle suhtes, mille osaks nad võiksid kandideerida.Oodatavate ettepanekute tüüpide kirjeldus – sealhulgas sisu ja vorm. Konverentsi puhul hõlmaks see sessioonivormingute kirjeldusi ja seda, mida igaühelt oodatakse (nt kõned, esitlused, interaktiivsed töötoad, plakatid), sealhulgas ajavahemik, millega esineja peaks töötama. ettepanek, sealhulgas vajalike elementide põhiloend, sealhulgas sõnade arv jaotise kohta. See peaks sisaldama (taas) tähtaegu, seotud linke üksikasjalikuma teabe ja veebipõhiste taotlusvormide juurde. Nõustumise kriteeriumid – peale taotlusvormingu põhitõdede järgimise, milliseid elemente peaksid parimad ettepanekud sisaldama. See toimib juhendi või rubriigina ettepanekute kirjutajatele. Asjakohased lingid KKK-dele, minevikusündmustele ja kontaktteabele, kui kellelgi on küsimusi.
5
Laske mustand enne väljasaatmist teistel üle vaadata. Liiga sageli võivad osalemiskutsed tekitada segadust või kergesti valesti tõlgendada. Kui palute projektiga tuttaval ja publikul see üle vaadata, paraneb saadetava sisu selgus ja kvaliteet ning väheneb tõenäosus, et peate selle üle vaatama ja uuesti saatma.
6
Postitage see oma veebisaidile. Vahetult enne osalemiskutse väljasaatmist on hea veenduda, et seda on veebist lihtne leida
7
Testige esitamisprotsessi. Veenduge, et saaksite toimingud lõpule viia ning et kõik asjakohased lingid ja vormid töötaksid nii, nagu plaanisite.
8
Koostage üleskutse e-kirja sissejuhatus. Enne kui inimesed kõnet loevad, olgu see siis meilis või manusena, vajate nende tähelepanu äratamiseks head teemarida ja ava. Kaasake kuupäevateave võimalikult varakult – see aitab neil kiiremini otsustada, kas e-kiri on midagi, mida nad soovivad lähemalt uurida. Samuti paluge, et nad edastaksid selle vastavatele kolleegidele.
9
Saatke see oma sihtrühmale. Igas massipostituses võite oodata halbade e-posti aadresside ja rämpspostivastaste automaatvastajate puhul mõningaid tagasilööke. Määrake, kui palju aega soovite kulutada nende ülevaatamiseks ja nendega tegelemiseks.
10
Planeerige selle uuesti saatmiseks teine kord ja potentsiaalselt kolmas kord, kui saadetud esildised ei ole piisavad.
11
Looge taotluste läbivaatamise plaan ja igale esitajale vastamise meetodid.