Internal Revenue Service (IRS) vormi W-9 kasutatakse tavaliselt asjakohase teabe kogumiseks Ameerika Ühendriikide sõltumatu töövõtja või vabakutselise kohta. See vorm pakub ettevõtetele ja äriinimestele ametlikku viisi, kuidas kindlustada identifitseerimisandmed nende inimeste kohta, kes nad maksavad. Ettevõtted kasutavad kogutud teavet IRS-ile nõutavate vormide esitamisel ja töövõtjale teabevormide esitamisel. Ettevõte, kes palkab sõltumatuid töövõtjaid, säilitab iga töövõtja kohta üht neist vormidest. Mõnikord kasutavad intresse ja dividende maksvad finantsasutused ka vormi W-9.
Vormi W-9 õige kasutamise viis sõltub seda kasutava isiku rollist. Kui ettevõte palkab sõltumatuid töövõtjaid või vabakutselisi, annab ta igale palgatud töövõtjale vormi tühja koopia. Kui töövõtja selle täidab ja ettevõttele tagastab, hoitakse seda ettevõtte failisüsteemis. Kui töövõtja kolib ümber või kogeb muid muudatusi, sealhulgas ärinime muutust, peaks ta valmis saama uue W-9.
Kui W-9 vormi kasutav isik on sõltumatu töövõtja või vabakutseline, on tema ülesanne vorm täita, allkirjastada ja kuupäevastada ning tagastada seda taotlenud ettevõttele. See hõlmab tema täisnime esitamist, nagu see on märgitud tema maksudeklaratsioonil, ja ametlikku ärinime, kui ta seda kasutab. Sõltumatu töövõtja peab valima ka oma äriorganisatsiooni tüübi. Näiteks isik, kes on oma ettevõtte ainuomanik või üksik vabakutseline töötaja, märgib tavaliselt üksikisiku/füüsilisest isikust ettevõtja kasti. Samuti on märkeruudud ettevõtete, seltsingute ja piiratud vastutusega äriühingute jaoks.
Järgmisena esitab töövõtja oma täieliku aadressi ja sotsiaalkindlustuse numbri. Kui tal on tööandja identifitseerimisnumber (EIN), võib ta anda selle sotsiaalkindlustusnumbri asemel. Kui isik on varukoopia kinnipidamisest vabastatud, märgib ta ka ruudu „Vaba saaja”.
Järgmine samm W-9 vormi täitmisel on selle allkirjastamine. Kui isik sellele vormile alla kirjutab, kinnitab ta, et ta ei kuulu varukoopia kinnipidamisele. Kui isikule kohaldatakse varu kinnipidamist, peab talle raha maksv ettevõte IRS-i nimel kinni 28 protsenti tema rahast. See võib juhtuda, kui vormil esitatud teave ja IRS-i kirjed erinevad. Eraisikul võib raha kinni pidada ka siis, kui ta võlgneb tagasi maksud ja talle on teatatud, et tema suhtes kohaldatakse täiendavat kinnipidamist.