Kliendilt ettemaksete kättesaamine ja arvestus on ülesanne, mis nõuab hoolikat tähelepanu ettevõtte raamatupidamises kannete tegemisel. Protsess hõlmab tavaliselt saadud makse tüübi kvalifitseerimist ja seejärel pearaamatusse kirjete täitmist, et pärast maksega seotud kaupade ja teenuste eest arve esitamist saaks seda makset õigesti rakendada. Kuigi täpne protsess varieerub veidi sõltuvalt sellest, kui täpselt ettevõte kasutab üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtteid, kasutatakse nende ettemaksete postitamisel tõenäoliselt mõnda konkreetset sammu.
1
Kvalifitseerige ettemaksu tüüp. See sõltub sellest, kas kaup või teenus on kohale toimetatud või mitte. Ettemakse liigitatakse teenitud tuluks, kui tasutakse kaupade ja teenuste eest, mis on osaliselt või täielikult kliendile tarnitud, kuid millele pole veel arvet esitatud. Ettemakse liigitatakse teenimata tuluks, kui tasutakse kaupade ja teenuste eest. mis tarnitakse ja arve esitatakse tulevikus, kuna müüja ei ole veel ostjale mingeid hüvesid pakkunud.
2
Looge ettevõtte raamatupidamispäevikus spetsiaalne konto. Märkige see “Kliendi sissemaksed” või “Ettemakstud müük”. Võite arvata, et kliendi sissemakse on otsene tulu, kuid kuna olete kliendile midagi võlgu, on see tegelikult kohustus ettevõtte ees.
3
Siduge ettemaks kliendikontoga. Kui tegemist on uue kliendiga, loo raamatupidamiskirjetes kliendikonto. Teenitud või teenimata tulu üksikasjad tuleks postitada ka sellele kontole, kuni tehakse edasisi toiminguid, nagu tellimuse täitmine ja arve koostamine selle tellimuse kohta. Näiteks peaksite looma konto nimega “Smith Metal Technology”.
4
Märkige kliendilt sissemakse summa. Debiteerige oma raamatupidamispäevikus Sularaha kontot ja krediteerige kliendi sissemaksete kontot samas summas. Deebetid suurendavad kulusid, varasid, nagu sularaha või seadmed, ja dividendikontosid. Krediidid vähendavad neid kontosid ning suurendavad kohustuste ja omakapitali kontosid. Näiteks kui Smith Metal Technology teeb 1000 dollari suuruse sissemakse, debiteerige sularaha 1000 dollarit ja krediteerige klientide sissemakseid 1000 dollari eest.
5
Kui töö on tehtud, saada tellijale arve. Märkige arvele eelnevalt tasutud tagatisraha summa ja lahutage see võlgnetavast kogusummast. Tulu saab tunnustada siis, kui töö on lõpetatud ja kliendile on arve esitatud, mitte siis, kui raha on laekunud. Näiteks kui arve kogusumma on 5000 dollarit, lahutage 1000 dollari suurune deposiit kokku 4000 dollarist.
6
Märkige tehing oma raamatupidamispäevikusse. Tulusid krediteeritakse 5000 dollarit, saadaolevaid kontosid debiteeritakse 4000 dollarit ja klientide sissemakseid 1000 dollarit. Nii kajastate tulu ettevõttele – teisendades kohustuse (võlgnev töö) varaks (debitoorsed arved).
7
Postitada ettemaks. See kajastub kas bilansis või kasumiaruandes vastavalt maksete klassifikatsioonile (mis põhineb sellel, kas teatud protsent tööst/teenusest on juba tehtud või mitte). Kui see on klassifitseeritud “teenamata tuluks”, võib selle summa kanda ettevõtte bilanssi kohustusena teenimata tulude/tulude real. Märkus, mis seob tulu konkreetse kliendi kontonumbriga, muudab saldo teisaldamise pärast arve koostamist lihtsamaks. Näiteks oleks teil bilansis rea kirje teenimata tulu, 1000 dollarit Smithi metallitehnoloogia, kontonumber 589.Teenitud tulu saab kanda ettevõtte kasumiaruandesse, kui arve on saadetud.
8
Viige tehingud lõpule pärast arve sisestamist. See viib saamata jäänud tulu bilansist välja, kuna seda saab nüüd lugeda makseks konkreetsel arvenumbril, mis on leitud avatud võlgnevuste hulgas ja lugeda perioodi nõuete osaks. Teenitud tulu saab sarnasel viisil teisaldada kasumiaruande tasumata realt arve saldo suunas. Kasumiaruandes on pärast töö lõpetamist ja arve saatmist kirjas “Tulu $ 5000”.
9
Hoidke häid arvestusi. Kõigi kliendimaksega seotud dokumentide paberkoopiaid tuleks säilitada vähemalt üks aasta, kuni teie raamatupidamisarvestus on auditeeritud ja maksud esitatud. Siis saate dokumentatsiooni elektrooniliselt säilitada vähemalt seitse aastat.