Saadetisega on kaasas inkassodokument, mis sisaldab olulist teavet ja kaasnevaid maksekohustusi. Sellistes dokumentides on loetletud kõik saadetises olevad asjad, vajadusel koos erimärkustega, ja kogu tasumisele kuuluv summa. See võib hõlmata toodete kulusid koos saatmis- ja käsitlustasudega. Ostjad ja müüjad saavad maksete esitamisel ja muude toimingute tegemisel viidata oma kirjetele, et kinnitada nende vastavust. Unikaalsed viitenumbrid võimaldavad neil suhelda vaidluste ja muude küsimustega.
Ostjad saavad saadetisega kaasa inkassodokumendi koopia. Tavaliselt kirjeldab see ostja ja müüja täielikku kontaktteavet koos saadetisega. Kui müüjal oli vaja teha asendusi või panna tooteid järeltellimusele, saab selle dokumentatsiooni märkida. Seadus võib nõuda muu avalikustamise, sealhulgas maksetingimuste avaldamist. Paljud ettevõtted kasutavad standardseid vorme tagamaks, et kogu seadusega nõutav teave on olemas.
Dokumentatsioon teavitab ostjaid tasumisele kuuluvast summast ning annab teavet tähtaja ja selle esitamise kohta. Need võivad olla ka ametlikud tõendid omandiõiguse ülemineku kohta. Saate- ja inkassodokumendi vastuvõtmisega nõustub ostja ka tasuma. Kui saadetisega on probleeme, võib ostjal tekkida vajadus hüvitise saamiseks teatud aja jooksul esitada nõue, näiteks arve vähendamine, et kajastada asjaolu, et saadetis ei olnud täielik.
Lisaks ostjatele ja müüjatele võivad seda dokumenti näha soovida ka teised osapooled. Ostjatel, kes kavatsevad kasutada maksmiseks näiteks krediidiliini, võib tekkida vajadus esitada inkassodokument, et tõendada saadetise toimumist ja esitada dokumendid. Panga seisukohast võib see olla oluline, kui ostja üritab hiljem makset vaidlustada. Samuti võivad kindlustuse esindajad nõuda koopiaid, nagu ka laevandusinspektorid, kes vajavad dokumente nende sadamate läbimise kohta.
Selliseid vorme koostatakse sageli mitmes eksemplaris, et müüjad saaksid oma koopiaid säilitada, pakkudes samal ajal ostjatele mitut dokumenti, esitades koos maksega ja vajadusel pakkumisi reguleerivatele asutustele. Ostjad peaksid veenduma, et saadud inkassodokumentide koopiad on täpsed ja täielikud ning sisaldavad kogu vajalikku teavet. Kui esineb lahknevusi, võivad nad selle müüjatega rääkida. Selliste dokumentide säilitamisel on soovitatav esitada tehingut tõendav dokument, kui tekib vaidlusi omandiõiguse, tasumise, maksukohustuse ja muude küsimuste üle.