Igas ostuprotsessis kasutatakse nelja põhietappi: vajaduse kindlaksmääramine, pakkumine, ostmine ja hindamine. Igal etapil võib olla mitu komponenti, millest mõned ei pruugi kehtida iga ostu puhul. Sageli lõpetatakse sammud juhuslikult ja väga lühikese aja jooksul. Teistes on iga samm vormistatud ja võib võtta palju aega.
Ostuprotsessi vajaduse kindlakstegemise etapis hindab potentsiaalne ostja oma vajadusi. See hõlmab kindlaksmääramist, mida ta soovib saavutada, milline on tema kulutuste eelarve ja milliseid funktsioone on vaja ja mida ta soovib. See samm võib hõlmata ka tooteuuringuid, et välja selgitada võimalused ja valikud, mille kättesaadavust ostja ei pruugi mõista.
Vajaduse väljaselgitamine leiab aset, kas otsus on sama lihtne kui lõunat osta soovival mehel või sama keeruline kui IT-juhil uut integreeritud raamatupidamise juhtimissüsteemi hindamas. Lõunasööki otsiv mees määrab väga kiiresti oma vajadused. Ta võib teada, et vajab süüa, tahab kulutada kindla summa, lõunasöögiks on aega vaid 30 minutit ja tal on salatituju. IT-juhil võib olla vaja pidada nõu mitme osapoolega, et teha kindlaks vajadused ja piirangud, enne kui ta saab järgmisse etappi liikuda.
Ostuprotsessi pakkumise etapis uurib ostja saadaolevaid müüjaid ja küsib hinnakujundust. See võib olla sama lihtne kui lõunasööja, kes kasutab oma eelarvet, et teha kindlaks, et tal on vaja kiirtoidurestorani patroneerida, ja seejärel jookseb läbi selliste oma tegevuskoha lähedal asuvate asutuste loendi. Tõenäoliselt uurib IT-juht saadaolevat tarkvara ja pakkujaid, esitab pakkumise taotluse ja hindab seejärel pakkumisi, et teha kindlaks, milline neist sobib kõige paremini tema ettevõtte vajadustega.
Ostuprotsessi kolmas etapp on tegelik ost. Lõunat ostva mehe jaoks on see niisama lihtne, kui tellida endale toit, maksta aknal ja sõita minema. IT-juhi jaoks võib see hõlmata hinnaläbirääkimisi, ostukinnituse saamist, lepingute allkirjastamist, toote kohaletoimetamist ja arve tasumist.
Ostuprotsess lõpeb tavaliselt hindamisfaasiga. Siin otsustab ostja, kas ta tegi hea ostu ja kas ta jätab toote endale või teeb uuesti müüjaga äri. Lõunasöögile tähendab see söögi söömist ja otsustamist, kas see oli hea. IT-juhi jaoks tähendab see süsteemi efektiivsuse hindamist ajas. Mõnel juhul võib protsessi see etapp hõlmata garantiisid või garantiisid ning viia isegi toote tagastamiseni või raha tagasi nõudmiseni.