Hankebüroo või osakond on tavaliselt korraldatud suure ettevõtte või organisatsiooni finantsportfelli. Hangete jaoks kasutatakse kahte organisatsioonilist struktuuri: tsentraliseeritud ja tehaspetsiifiline. Tsentraliseeritud hankebüroos haldab kõiki ostusoove ja -tegevusi keskne haldusgrupp. Tehasepõhises struktuuris on igal füüsilisel rajatisel oma hankekontor.
Tsentraliseeritud hankes on tavaliselt viis rolli: ostja, hankeametnik, hankejuht, direktor ja hankeanalüütik. Kõik viis hankemeeskonna liiget pakuvad teenuseid organisatsiooni struktuuri igale osakonnale. Osakonna kasutajad saavad esitada oma ostusoovid elektrooniliselt või telefoni, faksi või e-posti teel. Keskne hankebüroo on loodud kliendi nõuete haldamiseks, tagades samas hankepoliitika järgimise.
Hankevaldkonna ametikohale kvalifitseerumiseks peavad kõik kandidaadid läbima minimaalse äri- või ostudiplomi. Professionaalsetel hanketöötajatel on tavaliselt kutsenimetus, näiteks Certified Procurement Professional (CPP). Tsentraliseeritud mudelis on ostja algtaseme positsioon. Hankeametnik ja analüütik on mõlemad professionaalsed ametikohad, hankejuhil on järelevalvekohustused. Hankedirektor määrab strateegilise suuna ja on kaasatud väärtuslikesse läbirääkimistesse.
Tehaspetsiifilises struktuuris on kontori kõrgeim isik tavaliselt hankejuht. Igal hankejuhil võib olla üks või kaks ostuametnikku ja mitu ostjat. Töötajate koguarv sõltub objekti suurusest ja ostude mahust. Ostujuhid annavad tavaliselt aru tehase või rajatise finantsjuhile või kontrollerile.
Olenemata organisatsioonilisest struktuurist on hankepersonali esmaseks ülesandeks leida parim võimalik hinna, kvaliteedi ja teeninduse kombinatsioon. Igalt kontori liikmelt oodatakse teenust oma kliendirühmale, nõuete mõistmist ja tarnijate kogukonnaga suhtlemist. Parimate tarnijate leidmine ja ostutellimuse vormistamine hõlmab mitmeid samme, mille eesmärk on tagada avatud ja õiglane protsess.
Ostuanalüüs on peamiselt keskne funktsioon ja seda võib korraldada finantsteenuste vastutusalasse. See inimene loob aruandeid, et jälgida kulutuste tegevust lepingute ja üldiste kulutuste suhtes ning tagada eeskirjade järgimine. Selles rollis on sageli vaja täiendavat koolitust statistika ja andmehalduse vallas. Need aruanded esitatakse tavaliselt kõrgemale juhtkonnale nii tegelike kulutuste jälgimiseks kui ka hankebüroo tegevuse jälgimiseks.
SmartAsset.