Iga amet, mis end mingilgi moel avalikkusele esitleb, nõuab avalikkusega kohtumiseks nägu. Kuigi vastuvõtutöötajate jaoks on oluline suurepärane suhtlus telefoni ja meili teel, eristab registratuuri töötajat klienditeenindajast just näost näkku suhtlemine. Tihtipeale, kui inimene (müüja, taotleja, kogukonna liige) siseneb teie töökohale, on esimene asi, mida nad näevad, administraator – ja esmamulje on alati oluline.
1
Omad tipptasemel organiseerimisoskusi. Vastuvõtutöötajad on inimesed, kes esindavad ettevõtte nägu – nad on need, kellega kliendid kõigepealt räägivad ning inimesed ja töökaaslased lähevad teabe saamiseks ja sündmuste planeerimiseks. Peale kõnede vastuvõtmise ja külastajate suunamise tegelevad nad sageli klientidega, korraldavad üritusi, korraldavad koosolekuid jne. Kõigi nende kohustuste puhul peavad administraatorid olema tõeliselt organiseeritud ja tegelema korraga mitme nõudmisega. Inimene ei kesta administraatorina kaua, kui ta ei suuda korraga rohkem kui ühe asjaga žongleerida ja nendega korrapäraselt tegeleda. Suurepärane viis organiseerituse säilitamiseks on investeerida kõige paremini toimivasse failisüsteemi. sinu jaoks. Oluline on teada, milliseid pabereid ja teavet teie ülemus, teie töökaaslased ja kliendid võivad vajada. Hoidke kogu seda teavet eraldi kaustades – olgu need siis arvuti töölaual või paberkandjal. Korraldage oma failisüsteem teile kõige paremini sobival viisil – kui selleks on vaja kõigele kinnitada neoonkleepmärke, siis olgu nii. Korraldamine tähendab ka enesemotivatsiooni – te ei pea, et keegi teine teile ütleks, kuidas seda teha. midagi teha või teid õigel teel hoida. Kui olete organiseeritud, teate, milliseid ülesandeid peate iga päev täitma ja millised on prioriteedid. Telefoninumbrid olgu käepärast. (palju ja palju), st töökaaslased, tööandjad, töövõtjad, müüjad, hädaabi kontaktnumbrid jne. Te vajate neid kõiki ühel või teisel hetkel. Hoidke telefoninumbreid Rolodexis või sobivas arvutiprogrammis korras.
2
Omage mõningaid teadmisi tehnoloogiast. Tehnoloogia vastuvõtjad peavad tegelema kõige olulisemaga telefon – ja kõik sellega kaasas olevad nupud ja eraldi liinid. Arvutioskused on samuti kohustuslikud – enamik administraatoreid peab teadma, kuidas e-posti kasutada ja olema tekstitöötluse oskus. Samuti on kasulik teada, kuidas luua arvutustabeleid ja kasutada tööstusharuspetsiifilisi programme. Pidage meeles, et kui koopiamasin, skanner või printer on teie laua lähedal, sõltute tõenäoliselt nende kasutamisest (ja tõrkeotsingust). töökaaslased, kellel tekib nende kasutamisel probleeme.) Kui teate, millist tüüpi masinat teie kontoris kasutatakse, tehke ülevaade selle põhifunktsioonidest ja tavaliste probleemide lahendamise viisidest.
3
Ole usaldusväärne. Vastuvõtutöötajaga arvestatakse alati laua taga – see peegeldab seltskonda halvasti, kui keegi telefoni ei võta või on rida inimesi, kes ootavad abi. Seadke töökindel olemine prioriteediks – kui teie ülemus teab, et olete usaldusväärne ja olete alati abiks, muutute asendamatuks.
4
Omama suurepärast kuulamisoskust. Suur osa administraatorina töötamisest on inimeste kuulamine – olgu see siis telefoni teel, kliendi esitatud küsimus või teile edastatud teave. Hea kuulamine muudab teid tõhusamaks – suudate probleeme kiiremini lahendada, kui mõistate, mida inimene esimest korda küsib, ja ühendate kliendid kiiresti inimesega, keda nad üritavad saavutada.
5
Tehke kõige kohta märkmeid. Kui ülemus palub teil midagi teha, teeb konkreetsed märkmed. Kui klient helistab, kirjutage kindlasti üles tema andmed (nimi, kontaktandmed, mida ta soovib jne). Märkmed on suurepärane viis korras hoida ja meelde tuletada kõiki päeva jooksul ettetulevaid pisiasju. Hoidke oma märkmeid märkmikus ja kandke seda alati kaasas. Teid üllatab nende abivalmidus, eriti kui proovite meenutada, mida viis tundi tagasi helistanud inimene soovis. Kirjutage sõnumid üksikasjalikult välja ja lugege kirjutatu üle ning mis kõige tähtsam, korrake sõnumit vastu võttes. tagastage teile antud sõnum ja kontaktandmed, et saaksite enne kõne katkestamist veenduda, et teil on edastamiseks õige teave.
6
Vastake telefonile viisakalt tavalise tervitusega, näiteks “Tere hommikust, täname, et helistasite meie ettevõttesse, minu nimi on ___, kuidas saan teid aidata? Veenduge, et telefonile vastatakse esimesel või teisel helinal. Ei ole hea hoidke inimesi ootel kauem kui üks minut. (See on pikem, kui arvate.)Kuulake hoolikalt inimese nime, keda helistaja küsib. Korrake vajadusel helistajale. Mobiiltelefonid moonutavad sageli helisid. Kirjutage inimese nimi kellele kõne on suunatud, kui hääldus on keeruline. Suunake kõne viisakalt, kasutades standardfraasi, näiteks “Üks hetk palun hr Smithile.” Või kui see isik kõneleb: “Vabandust, hr Smith on sisse lülitatud. hetkel telefon. Kas soovite oodata või soovite jätta talle kõnepostisõnumi?” Tänage neid viisakalt ja suunake kõne vastavalt.
7
Tervitage kohaletoimetajaid sama professionaalsuse ja viisakusega nagu kõiki teisi külastajaid. Teilt võidakse nõuda tarnetele allkirja. Veenduge, et teie allkiri oleks loetav. Kohaletoimetamise personal võib vajada juhiseid, kuhu pakid jätta. Võtke sellistes küsimustes kindlasti ühendust vastavate töötajatega.
8
Suhelge teie ettevõttesse tulevate klientidega tõhusalt ja viisakalt. Kui külastajad tuvastavad, kes nad on ja keda nad otsivad, võtke selle isikuga ühendust ja andke talle teada, kes on seal. Tavaline sobiv fraas on “Hr Smith, hr Jones ettevõttest XYZ Corporation on siin, et teiega kohtuda kella kaheks.” Hankige alati ees- ja perekonnanimi ning organisatsiooni nimi, kust nad pärit on. Kasulik on küsida, kas neil on hr Smithiga kohtumine kokku lepitud. Hr Smith annab teile juhiseid selle kohta, kus ja kui kaua külastaja oodata. Seejärel saate külastajale öelda: “Härra Smith on hetke pärast teiega.” või “Härra Smith ütles, et lõpetab koosoleku ja on teie juures 5 minuti pärast. Võite istet võtta. Aitäh.”
9
Ole positiivne suhtumine. Nagu eespool mainitud, on registratuuritöötajad ettevõtte nägu – nemad on need, kellega kliendid kõigepealt tegelevad, ja inimesed, kes vastavad nende inimeste küsimustele, kes ei saa kontorisse tulla. Keegi ei taha, et teda tervitaks hapu ilme ja pahur suhtumine. Sea oma prioriteediks alati naeratus suul ja rõõmsameelne, optimistlik isiksus. Ärge unustage jääda väljakutset pakkuvate klientidega kannatlikuks, isegi kui nad teie viimase närvi ajavad. Isegi kui puutute kokku väljakutseid pakkuva kliendiga, tuletage endale meelde, et olete tugev ja õnnelik inimene. Öelge endale, et nad tegutsevad pettumuse tõttu, kuid pidage meeles, et seni, kuni annate endast parima, et nendega toime tulla, pole sina süüdi. Parem on olla see, kes hoiab oma pead, kui see, kes plahvatab ja näeb välja nagu räige, kuri inimene.
10
Valmistage tervitus ette. Alati on oluline oma kliente sõbralikult tervitada. Isegi kui jätkate seda, mida teete enne nende abistamist, on oluline neid tervitada, et nad tunneksid end tunnustatuna ja teaksid, et aitate neid hetkega. Mõned tervitused on järgmised: “Tere! Tere tulemast teenusesse [Ettevõtte nimi]” või ” Tere hommikust! Kui teil on istekoht, olen hetke pärast teiega!â€
11
Ole viisakas. Ole viisakas. Kohtle kõiki nii, nagu nad oleksid kõige olulisem inimene, kes sel päeval kontorisse astus. See on sinu töö – kedagi ei huvita, kuidas sa täna hommikul liiklusesse kinni jäid, kuidas sa oma uhiuue rahakoti ära rikkusid või isegi sellest, kuidas sa kaotasid oma lemmik-CD. Jäta isiklikud asjad koju. (Isegi kui te ei austa nende sõnumit või viisi, kuidas nad seda edastavad – võltsige seda) Üldiselt veenduge, et inimene on täiesti lõdvestunud ja rõõmus teiega rääkides.
12
Riietu et muljet avaldada. Te esindate ettevõtet, seega peaksite selle osa riietama. Investeerige mõnesse äririietesse. Teise võimalusena, kui olete teatud tüüpi poe (nt rõivapoe) administraator, võite kaaluda selle osa riietamist, ostes mõned poe riided ja kandes neid. Kalduge konservatiivide poole, välja arvatud juhul, kui töötate kuskil, kus mood, trendid või muud tegurid on esiplaanil. Kontrollige, kas teie ettevõttel on kindel riietumisstiil. Teie ettevõttele võib vabaajarõivastega sobida, kuid pidage meeles, et te ei tohiks kunagi liiga vabalt riietuda (higistamine peaks olema töökohal keelatud).