Ärimeili etikett võib olla nende inimeste jaoks, kes on neid aastaid saatnud, teine loomus, kuid kui olete kolledži üliõpilane, ei pruugi te teada, kuidas end professionaalselt esitleda, kui võtate ühendust vastuvõtuametnike, õppejõudude või osakonnajuhatajatega. Kuna kolledžisse sisseastumine on konkurentsivõimelisem kui kunagi varem, soovite alati oma parima välja näha, isegi meili teel. Need näpunäited kolledži e-kirjade selgeks ja professionaalseks kirjutamiseks aitavad teil meilida nagu äriproff.
1
Teil võib tekkida konkreetne küsimus, millele vajate vastust ja mida te ei leia mujalt. Võite pöörduda kooli poole lisateabe saamiseks, et näha, kas olete osalemisest huvitatud. Võib-olla proovite kohtumist või intervjuud kokku leppida. Või saadate meili, kuna olete tähtajast mööda saanud või soovite tagasilükkamist jälgida. Kui teie meilil on üks konkreetne eesmärk, teavitatakse kõiki järgnevaid samme.
2
Veenduge, et saadaksite kõik kolledžiga seotud meilid sobivalt ja otseselt e-posti aadressilt, näiteks eesnimi-perenimi@email.com. See aitab vältida teie e-kirjade sattumist rämpspostikausta või tähelepanuta jätmist, kuna see pärineb sobimatu kõlaga meiliaadressilt.
3
Kirjutage meili põhjus lihtsa fraasina. Näiteks “Kokkukohtumine ülikoolilinnaku külastuseks” või “Stipendiumiteabe taotlemine”. Kasutage seda meili teemana.
4
Kui teate konkreetset inimest, kellele te meilite saadate, alustage oma meili sõnadega “Lugupeetud härra või proua [tema perekonnanimi]”. Kui teate, et isikul on doktorikraad, kasutage härra või proua asemel Dr. Saate vaadata ülikooli veebisaidil olevat varasemat kirjavahetust või personalikataloogi, et näha, kas on olemas konkreetne viis, kuidas ta eelistab, et tema poole pöördutaks.
5
Kui te ei kirjuta konkreetsele isikule, vaid üldisele teabele või osakonna aadressile, pöörduge osakonna poole. Võite alustada oma meili sõnadega “Lugupeetud [osakonna nimi]”. Näiteks “Kallis Stanfordi vastuvõtuamet” või “Kallis Caltechi füüsikaosakond”.
6
Alustage lühikese ja sisutiheda sissejuhatusega, milles on kirjas teie nimi ja kes te olete võrreldes isiku või osakonnaga, kellele kirjutate. Näiteks: “Tere, ma olen Brenda Lee, keskkooliõpilane, kes on huvitatud Penn State’i kandideerimisest.”
7
Selgitage oma meili põhjust otse ja selgelt. Ärge rabelege, ärge kalduge mitmele teemale ja ärge lisage teavet, mis ei ole seotud teie varem tuvastatud eesmärgiga. Teie e-kiri ei tohiks jätta seda lugevat inimest aimama sõnumi eesmärki. Püüdke kirjutada võimalikult lühike e-kiri, käsitledes samas teemat ja jäädes viisakaks.
8
Võib tunduda vastuoluline, et professionaalina kirjutamine tähendab, et see ei kõla liiga professionaalselt. Soovite pöörduda inimeste poole, kellele meilite saad, viisakalt ja lugupidavalt, kuid mitte nii, nagu prooviksite kasutada kõnepruuki või moesõnu või kasutada lillelist keelt, et muuta enda muljetavaldavaks.
9
Teisest küljest ärge kirjutage liiga juhuslikult. Vältige slängi termineid ja ärge kasutage lühendeid ega teksti kõnelemist. Salvestage FWIW, OMG ja TTYL oma sõpradega grupivestlusteks.
10
Hoidke fondi suurus ja värv loetavad, vältides samal ajal emotikonide, vormingu või piltide sagedast kasutamist. Kui teil on mitu küsimust, millele vajate vastuseid, kaaluge nummerdatud loendi loomist. Nii paistavad teie küsimused meili tekstist välja ja adressaat näeb ühe pilguga täpselt, mis vajab vastust.
11
Peaksite esitama küsimusi, mida kiire võrguotsinguga ei leia. Küsimused, mis näitavad, et kaalute tõsiselt sellesse kolledžisse astumist ja vajavad selgitust kooli konkreetsete programmide, osakondade või nõuete kohta. See on veel üks põhjus, miks vältida malliga e-kirjade kasutamist.
12
Te ei pea kolledžit ega inimest, kellele kirjutate, kiitusega üle külvama, kuid olge ettevaatlik, et mitte kõlada õigustatud. Kui teie küsimus on kiireloomuline, kuna teil on tähtaeg, selgitage, miks ja milline on konkreetne tähtaeg. Ärge esitage nõudmisi ega käituge nii, nagu inimene, kellele kirjutate, võlgneb teile kohe vastuse.
13
Kui olete meili põhjuse selgitanud ja oma küsimuse esitanud või taotluse esitanud, tänage lugejat aja eest. Seejärel logige alla oma nimega.
14
Isegi professionaalid teevad meilides vigu. Kolledži e-kirja saatmisega pole kiiret ja te ei tohiks kunagi saata esimest mustandit. Lugege e-kiri üle ja laske kellelgi teisel see enne saatmist üle vaadata. Sageli ei suuda me oma kirjutises vigu tabada, kui oleme seda liiga kaua vahtinud, ja teine lugeja võib märgata, kas teie toon tuleb õigesti.
15
Kui teie e-kirjal pole kiireloomulist tähtaega, võite kahe nädala pärast ühendust võtta, et oma küsimus viisakalt uuesti esitada.