Isegi kui olete isiklike töötubade läbiviimise professionaal, esitavad veebipõhised töötoad täiesti erinevaid väljakutseid. Hea uudis on see, et saate kasutada samu oskusi igas töötoas. Näiteks üks asi, mis on püsiv, on see, et ettevalmistus on võtmetähtsusega. Ja ärge kartke lasta oma isikupäral särada ja julgustada oma osalejaid sama tegema. Saate oma sisu professionaalselt edasi anda ja samal ajal oma vaatajaskonnaga lõbusalt suhelda.
1
Valmistage ette skript ja lisage, milliseid tööriistu te iga osa jaoks kasutate. On normaalne, et olete töötuba juhtides pisut närvis või teil on isegi raskusi kogu edastatava teabe jälgimisega. Parim viis organiseeritud ja rahulikuks jäämiseks on kirjutada ette ülevaade sellest, mida soovite öelda. Saate selle nii üksikasjalikuks muuta, kui soovite. Kui tunnete, et sellest on teile abi, kirjutage stsenaariumis sõna-sõnalt üles, mida kavatsete öelda. Kui olete veidi kogenum, aitab teie põhipunktide üldine ülevaade tõenäoliselt asja ära. Märkige skripti ette, millal kavatsete teatud tööriistu kasutada. Näiteks kui soovite pilti näidata teatud võtmepunktis, lisage see skripti. Kui kavatsete koosoleku mis tahes ajal jagada osalejad väikesteks arutelurühmadeks, lisage see ka oma stsenaariumi.
2
Igavuse vältimiseks hoidke oma seansid alla 2 tunni. Hea reegel, mida meeles pidada, on see, et edukad töötoad on tavaliselt lühikesed ja armsad! See ei tähenda tingimata, et peate pakkuma lühemaid töötubasid, see tähendab lihtsalt seda, et iga seanss peaks olema alla 2 tunni. Kui olete varem pakkunud päevaseid töötubasid, proovige seda jagada kord nädalas 2-tunniseks kohtumiseks kuu aja jooksul. Kui see ei aita, proovige teist viisi, näiteks kohtuge 2 tundi hommikul, 2 tundi pärastlõunal ja nii paar päeva. Üks suurepäraseid asju veebipõhiste töötubade juures on see, et need võimaldavad natuke aega rohkem paindlikkust. Kuna keegi ei pea osalemiseks reisima, saate need jaotada mitme päeva või isegi nädala peale. Samuti pole kindlat ja kiiret ajakava, millest peate kinni pidama. See on teie töötuba, seega leidke aega, mis sobib teie kavandatud sisuga.
3
Salvestage teavet, mis ei mahu teie reaalajas seanssidesse. Kui plaanite lühemaid seansse, võite muretseda, et jätate olulise sisu välja. Selle jaoks on lihtne lahendus! Saate salvestada täiendavaid videoid, mida saate töötoas osalejatele iseseisvaks vaatamiseks saata. Nii saavad nad endiselt kogu teabe, mida soovite, et nad kuuleksid, kuid nad ei pea tundide kaupa reaalajas võrguseansil istuma. Proovige hoida neid videoid lühemal küljel. 10 minutit on suurepärane, kuna see on enamiku inimeste tähelepanuvõime. Saate salvestada ja saata nii palju kui vaja, et kogu oma sisu katta. Kui soovite, et inimesed vaataksid mõnda neist videotest enne teie otseülekannet, andke neile kindlasti teada. Proovige saata e-kiri: “Arutame videos nr 2 olevat teavet, seega vaadake seda kindlasti enne kolmapäevast seanssi.”
4
Määrake seansside vahel tegevusi, et koosolekud oleksid lühikesed. Ärge kartke paluda oma osalejatel rühmakoosolekute vahel aktiivsed olla. Võite paluda neil ettelugemisi teha, videoid vaadata või isegi teiste grupi liikmetega virtuaalselt kohtuda. See hoiab neid materjaliga kaasas, kuid hoiab inimesi ka sellest, et nad ei pea korraga mitu tundi töötuba läbima. Näiteks võite saata meili, milles öeldakse: “Saage Skype’is kokku oma väikese rühma liikmetega. Nädalal umbes 15 minutit. Mõelge mõnele teemale, mida soovite arutada, kui järgmisel nädalal suure rühmana kohtume.”
5
Valige enesekindluse suurendamiseks platvorm, mida tunnete mugavalt kasutades. Teie töötoa korraldamiseks on saadaval lai valik platvorme. Veetke aega selliste valikute õppimiseks nagu Zoom, Google Meet või Microsoft Teams. Proovige neid, et näha, milline on intuitiivne ja lihtsaim kasutada. Töötoa enesekindla korraldamise võti on tunda, et kontroll on teie käes. Valige platvorm, mis võimaldab teil seda teha. Peaksite saama nende toodete tasuta prooviversiooni, et näha, milline neist teile kõige paremini sobib. Lihtsalt vaadake veebisaiti, et näha, mida leiate.
6
Võtke paar tundi aega, et teie valitud platvormi tundma õppida. Saate proovida erinevaid funktsioone, nagu ekraani jagamine, jagamisruumide kasutamine ning osalejate vaigistamine ja vaigistuse tühistamine. Küsige kolleegidelt, kas neil on platvormi, mida nad soovitavad. Võimalik, et saate sel viisil koguda palju head teavet. Ärge olge tehniliste raskuste pärast liiga närvis. Seda juhtub igaühega! Lihtsalt veeretage löögiga ja hoidke seda liikumas.
7
Seadistage ajurünnakute hõlbustamiseks võrgutahvel. Üks kaugseansside väljakutsetest on see, et nad tunnevad oma olemuselt vähem koostööd. Tööriistad, nagu võrgutahvlid, võivad aidata luua koostegemise tunnet. Plaanige see oma töökotta lisada. Paljud digitaalsed koosolekuplatvormid sisaldavad seda tööriista või võite leida eraldiseisva digitaalse tahvli. Harjutage selle kasutamist enne oma töötuba.Saate julgustada inimesi ideid panustama ja seejärel näiteks virtuaalsele tahvlile oma ettepanekud üles kirjutama.Mõned populaarsed virtuaalsed tahvlid on Miro, Stormboard, Limnu ja Sketchboard.
8
Harjutage ekraanile märkuste tegemist, et see muutuks loomulikumaks. Ekraani jagamine on lihtne viis võimaldada vaatajaskonnal näha olulist teavet (nt graafikat või powerpointe). Enamik koosolekuplatvorme võimaldab teil ekraanile märkusi teha, mis tähendab, et saate rääkimise ajal ekraanile joonistada. See on lahe funktsioon, kuna see võimaldab teil esile tõsta põhipunkte, muutes samal ajal esitluse vaatajaskonna jaoks elavamaks. Näiteks võite ringutada või alla kriipsutada tõeliselt olulise statistika, millele soovite, et osalejad pööraksid erilist tähelepanu. Olge ettevaatlik, kui jagate oma ekraani. Sa ei taha, et inimesed näeksid kogemata midagi isiklikku. Enne esitlust sulgege kindlasti kõik isiklikud dokumendid või avatud vahelehed, et te ei klõpsa ekraani jagamisel neile kogemata.
9
Käivitage testesitlus veendumaks, et kogu tehnoloogia töötab. See on suurepärane viis värinatest vabanemiseks ja kontrollida, kas kõik toimib täpselt nii, nagu peab. Tehke oma töötuba täielikult läbi päev või kaks enne esitlemist. See annab teile palju aega selle mis tahes osade viimistlemiseks, mida soovite näpistada. Kasutage kõiki oma tööriistu, sealhulgas tahvlit, vestlust, ekraani jagamist ja kõike muud, mida kavatsete läbijooksul kasutada.
10
Uuendage oma Internetti, kui see on aeglane või ebausaldusväärne. Kui teie ekraan hangub või teid võrguühenduseta lüüakse, võib see teie töökoja voo tõesti katkestada. Kui märkate Interneti-probleeme, kaaluge oma seadistuste lihtsaid uuendusi. Investeerige uude ruuterisse, vahetage ruuteris mõni muu kanal või kaaluge suurema stabiilsuse saavutamiseks Etherneti kaabli kasutamist. Võite proovida ka lihtsalt ruuteri arvutile lähemale viia. See on sageli lihtne lahendus, mis võib teie kiirust tõesti suurendada. Võtke ühendust oma Interneti-teenuse pakkujaga ja küsige, mida nad soovitavad, et aidata teil saada parimat kasutuskogemust.
11
Paluge mõnel töökaaslasel olla teie katsepublik. See on suurepärane idee, kui soovite professionaalset tagasisidet. Kui soovite erinevaid arvamusi, paluge mõnel pereliikmel või sõbral teie proovitöökojas osaleda. Kui te ei leia kedagi, kes aitaks, pole midagi! Laske see lihtsalt kujuteldava publikuga läbi.
12
Võimalusel proovige oma rühmas hoida 8-12 osalejat. Isegi kui teil on palju inimesi, kelle juurde jõuda, on kõige parem teha seda üsna väikestes rühmades. Uuringud näitavad, et inimesed õpivad kõige paremini 8–12-liikmelistes rühmades, seega proovige oma töötubasid selle suurusega piirata. Kui registreerujaid on rohkem, proovige pakkuda mitut 8–12 inimesega seanssi. Kui teil on tõesti vaja, et teie töötoas oleks palju inimesi, proovige lasta osalejatel aega veeta väikestes rühmades. Paljudel koosolekuplatvormidel on eriruumid, mis on loodud spetsiaalselt väikeste rühmade arutelude hõlbustamiseks.
13
Teemas püsimiseks olge rääkides napisõnaline. Siin on teie skript tõesti kasulik! Kui räägite teemal, milles olete asjatundja või milles olete tõeliselt kirglik, on lihtne minna puutuja või jutuvestmise režiimi. Vältige seda veebipõhistes töötubades. Pidage meeles, et inimestel on ekraanil kõnelemist vaadates ainult piiratud tähelepanu. Pidage kinni oma stsenaariumist ja põhipunktidest. See ei tähenda, et te ei saaks oma kõnet isikupärastada. Puista julgelt anekdootidele või naljakatele lugudele. Lihtsalt veenduge, et need oleksid lühikesed ja asjakohased.
14
Muutke oma hääletooni, et inimesi huvitada. Miski pole igavam, kui kuulata, kuidas keegi monotoonsel häälel droonib. Te kindlasti ei soovi seda teha, seega püüdke oma toon kogu esitluse vältel huvitavaks muuta. Muutke oma hääle kadentsi, rääkides mõnikord kiiremini ja aeglustades tempot mõnikord. Samuti võite oma mõtte rõhutamiseks teha dramaatilisi pause. Hääletugevuse muutmine on veel üks viis kuulajate meelitamiseks. Proovige märksõna või lause rõhutamiseks vaikseks jääda. Või tõsta häält, kui räägid midagi tõeliselt põnevat!
15
Lülituge seansi jooksul mitu korda uuele tegevusele. Uuringud näitavad, et inimestel on veebiesitluste jaoks lühem tähelepanu. Nii et oma töötoa tõhusaks muutmiseks raputage asju veidi. Proovige esineda 10 minutit ja seejärel jaguneda väikesteks rühmadeks. Või võite jagada oma materjali 20 minutit ja seejärel pidada 20 minutit küsimuste ja vastuste seanssi. Peamine on teha erinevaid tegevusi, et teie publik jääks huvitatuks. Ärge kartke katsetada. Kui üks meetod teie jaoks ei tööta, pole midagi. Proovige järgmise seansi jaoks teistsugust ajakava.
16
Kutsuge inimesi üles osalema. Inimesed ei pruugi vabatahtlikult rääkida, kuid tavaliselt osalevad nad hea meelega, kui neil palutakse. Katkestage oma esitlus, esitades osalejatele küsimusi. Saate seda teha oma skripti teatud punktides või teha seda spontaanselt. Hea mõte on helistada inimestele, kui tundub, et inimestel on segadus või kui inimestel hakkab veidi igav või rahutus. Proovige öelda: “Jane, kas teil on küsimusi selle kohta, mida ma just üle vaatasin? Mõnikord võib see teema olla palju raskem. sisse võtma.” Olge tundlik selle suhtes, et kutsumine võib mõnes inimeses ärevust tekitada. Kui neil on kaamera välja lülitatud või näib, et nad üritavad silmsidet vältida, on ilmselt hea neile mitte otse helistada. Samuti võite julgustada inimesi vestlust kasutama küsimuste esitamiseks või kommentaaride tegemiseks. Paljud inimesed tunnevad end niimoodi “rääkides” mugavamalt.
17
Nõuab põhjalikku ettevalmistust, et inimesed oleksid valmis osalema. Üks võimalus töötubade lühemaks muutmiseks on veenduda, et kõik alustavad vähemalt väikese taustateabega. Jagage lugemiseks mõnda materjali või salvestatud videot, et seda enne tähtaega vaadata. Veenduge, et osalejad mõistaksid, et nad peaksid enne otseülekandes osalemist tegema oma “kodutöö”. Nii saate otsesessiooni ajal maad lüüa. Saatke meilisõnum: “Ootan huviga meie töötuba järgmisel nädalal. Valmistumiseks lugege palun läbi lisatud materjal. Olen ka töötoa kodulehele üles laadinud tutvustava video. Palun leidke aega selle vaatamiseks enne töötoa algust esmaspäeval kell 9. Me arutame käsitletud materjali.â€
18
Kasutage suhtlemise soodustamiseks väikeseid lahkumisrühmi. Väikesed rühmad on suurepärane viis inimesi rääkima panna. Suuremas rühmas võivad mõned inimesed tunda end liiga häbelikult, et sõna võtta. Mõne inimesega koos olemine võib muuta nad end vabamaks. Kasutage oma koosolekuplatvormil eraldusruumide funktsiooni, et jagada osalejad 3–5-liikmelistesse rühmadesse. Andke igale rühmale arutlemiseks konkreetne teema ja teatud ajavahemik. Võite öelda: “Võtke 10 minutit, et leida ideid selle kohta, kuidas saaksime kaugtöö ajal oma meeskonnas suhtlemist parandada. Kirjutage üles kõik mõtted, mis teil tekivad, jagage kogu rühmaga. Juhina võite mõneks minutiks igasse rühma siseneda, et näha, kas neil on küsimusi, ja ergutada arutelu.
19
Kasutage publikuga suhtlemiseks tööriistu, nagu vestlused ja küsitlused. Veebikoosolekuplatvormidel on palju võimalusi, mida saate kasutada, et aidata oma osalejatel teie töötoas osaleda. Kasutage neid ära. Sessioonide ajal paluge osalejatel kasutada vestlust ideede jagamiseks või küsimuste esitamiseks, eelistuse märkimiseks käe tõstmiseks või küsitluses osalemiseks. Nende tööriistade kasutamine vähendab ka teie räägitavat hulka ja aitab hoida asju värskena. Näiteks kui räägite erinevatest viisidest müügi suurendamiseks, võite luua küsitluse ja lasta inimestel hääletada erinevate valikute poolt.