Pearaamat on koht, kus registreeritakse kõik ettevõtte tehingud ja kulud. Hea raamatupidamistava eeldab, et pearaamatut “ühildataks” või kontrollitaks selle täpsust regulaarselt. Lisaks, kuna pearaamat on nelja finantsaruande (bilanss, kasumiaruanne, rahavoogude aruanne ja omakapitali aruanne) teabeallikas, võib vastavusse viimine viidata nende aruannete saldode ja nende aruannete ristkontrollile. pearaamatus. Pearaamatu ühildamine võib olla kasulik iga-aastase auditi ettevalmistamisel või seda saab kasutada lihtsalt selleks, et tagada ettevõtte omanikule täpne ülevaade ettevõtte finantsseisundist.
1
Otsige üles ja koostage asjakohased dokumendid. Lisaks pearaamatule on teil vaja kõiki pearaamatu iga tehinguga seotud dokumente. Nende hulka kuuluvad asjakohased arved, kviitungid, konto väljavõtted ja kõik muud tehingute või kuludega seotud kirjed. Põhimõtteliselt peab kõik, mida kasutati selle arvestusperioodi pearaamatu andmete allikana, asuma ja kokku panema, et see oleks hõlpsasti juurdepääsetav.
2
Kontrollige konto algseisu. Alustuseks valige pearaamatust konto, mida esmalt kooskõlastada. See võib olla mis tahes ettevõtte paljudest kontodest, alates saadaolevatest arvetest kuni varudeni kuni intressikuludeni. Pole tähtis, kust alustate, sest lõpuks peate tegema kõik kontod. Kui olete konto valinud, veendu esmalt, et pearaamatusse salvestatud perioodi algsaldo ühtiks sama konto viimase perioodi lõppsaldoga. See tagab, et kõik avastatud vead asuvad sellel perioodil, mitte eelmistel perioodidel. Näiteks kui valisite sularahakonto, peaksite veenduma, et viimase perioodi lõpu sularahajääk oleks sama, mis selle perioodi algus periood. Mis tahes lahknevus tähendaks, et sularahajääk teatati mingil hetkel valesti ja ettevõtte tegelik praegune sularahasumma pole teada.
3
Sobitage iga pearaamatu kirje selle aluseks oleva tehinguga. Minge tagasi ja vaadake iga seda kontot mõjutanud tehingut. Kui järgiti õigeid raamatupidamisprotseduure, peaks igal pearaamatu kandel olema viide arve või kviitungi numbrile, mis muudab dokumentide leidmise lihtsaks. Kui olete dokumendid leidnud, veenduge, et tehingud registreeriti igal kontol ainult üks kord, õige summa ja õigetele kontodele. Korrigeerige valed summad ja arvutage konto saldod vastavalt ümber. Näiteks sularahakontol peaksite kindlasti kontrollima tehinguid, kus klientidelt laekus sularaha või kus ettevõte maksis sularaha välja.
4
Veenduge, et seadistused ja ümberpööramised oleksid tehtud õigesti. Kohandused, mida tavaliselt kasutatakse tekkepõhise raamatupidamise standardite järgimiseks, ja tühistamised, mis muudavad eelmisel perioodil tehtud kandeid, võivad mõlemad põhjustada kontode tasakaalustamatust, kui neid ei rakendata õigesti. Kohanduste puhul on oluline kontrollida, kas need on kirjendatud. õigetel asjaoludel, näiteks kui arveldatud, kuid mitte teenitud teenuste korrigeerimine oli antud olukorras tegelikult vajalik. Pööramiste puhul, mida nimetatakse ka tagasipööramiseks kanneteks, on oluline jälgida, et perioodi kavandatud tagasipööramised tehti tegelikult õige aeg. Teisisõnu, veenduge, et kõik, mida plaaniti tagasi pöörata, ka tegelikult tühistati.
5
Uurige ebatavalisi tehinguid. Kogemussilma jaoks paistavad mõned tehingud silma kui kohe ebatavalised. Need tehingud on üldjuhul need, millega tehakse saldo korrigeerimisi, mida tavaliselt ei tehta. Näiteks tulukontot ei vähendata tavaliselt tavapärase arvestusperioodi jooksul. Hoidke silm peal kõigil nendel ebatavalistel tehingutel ja allutage leitud tehingutele kõrgetasemeline kontroll.
6
Kontrollige konto lõppjääki. Pärast valesti teatatud tehingute, korrigeerimiste või tühistamiste korrigeerimist kontrollige ja veenduge, et tehingute summa ühtiks konto lõppsaldoga. Kui teie arvutatud saldo ei ühti konto tegeliku saldoga, olete midagi valesti arvutanud.
7
Korrake sama teiste kontode puhul. Kasutage sama protsessi uuesti pearaamatu teiste kontode vastavusse viimiseks. Kui olete seda teinud, on teil täidetud ja kooskõlastatud pearaamat.
8
Koguge kokku jooksvad finantsaruanded. Mõnel juhul võib vastavusse viimine tähendada ka selle tagamist, et pearaamatu saldod ühtivad samade kontode saldodega selle perioodi finantsaruannetes. Alustage ettevõtte finantsaruannete koopiate hankimisega. Peate võrdlema nende dokumentide ridu nende samaväärsete kontodega pearaamatus.
9
Uurige kasumiaruande tulude ja kulude konto saldot. Alustuseks kontrollige, kas tulu- või müügikonto on nii kasumiaruandes kui ka pearaamatus sama. Kui see arv ei ühti, on peaaegu kõik muu vale. Kui avastate lahknevuse, peate tagasi minema ja pearaamatus tulukonto uuesti üle vaatama. Järgmisena vaadake vajadusel muid tulukontosid, nagu intressitulu või mittetegevusega seotud tulu. Kontrollige neid saldosid nende kasumiaruandes esitatud väärtustega. Kui olete tulude väärtuste eest hoolitsenud, liikuge edasi kulukontodele, koondades vajaduse korral kulud kasumiaruande kategooriatesse. Näiteks müüdud kaupade kulud hõlmavad nii toodetud esemete materjalide maksumust kui ka otsest tööjõukulu.
10
Kontrollige bilansis varade ja kohustuste kontode saldosid. Vaadake bilansis kajastatud varade summasid, sealhulgas rahasummasid, laoseisu, põhivara ja muid varakategooriaid. Veenduge, et need saldod vastaksid pearaamatu lõppkonto saldodes esitatud saldodele. Mõned neist kontodest on bilansis koondatud. Näiteks võivad raha ja raha ekvivalendid sisaldada mitut erinevat tüüpi varasid, alates tegelikust rahast kuni säästude ja kontojääkide kontrollimiseni. Pärast varade kontrollimist liikuge edasi kohustuste juurde, vaadates bilansis kajastatud lühi- ja pikaajalisi kohustusi. Veenduge, et need vastaksid pearaamatusse salvestatud lõppsaldodele.
11
Kontrollige saldosid teistes finantsaruannetes. Muud finantsaruanded sõltuvad suuresti kahes esimeses aruandes kajastatud saldodest. Märkige kindlasti ära, kas kasumiaruandes või bilansis on märgata lahknevusi ja kus muudatused nendel kontodel võivad mõjutada rahavoogude või omakapitali aruannet.
12
Kui kontod ei ole ikka veel võrdsed, tehke muudatusi. Kui märkate lahknevusi, minge tagasi ja uurige pearaamatu kannetega seotud aluseks olevaid tehinguid. Esmalt tõestage konto saldo õigsust ja seejärel tehke muudatus finantsaruandes. Seejärel värskendage teisi saldosid, mida see muudatus mõjutab, kui teie raamatupidamistarkvara või arvutustabel seda teie eest ei tee.
13
Looge proovibilanss. Mõnikord võib pearaamatu lõppsaldo olla ebaühtlaselt jagatud kreeditide ja deebettide vahel. Ideaalis peaks see saldo olema null, kuna krediidiväärtus peaks ühtima deebetväärtusega. Kui see nii ei ole, on üks või mitu tehingut valesti kirjendatud. Et näha, kas selline probleem on olemas, looge proovisaldo, liites kokku kõik igal kontol registreeritud kreeditid ja deebetid. Seda arvutatud saldot nimetatakse proovisaldoks. Enne edasiliikumist kontrollige uuesti oma matemaatikat, lisades kreedit- ja deebetveerud. Kui see on endiselt tasakaalustamata, veenduge, et te poleks väärtusi valesse veergu paigutanud.
14
Uurige igal kontol kreedit-deebetsaldosid. Võrrelge iga konto saldot selle konto moodustavate tehingutega. Kui leiate vea, minge uuesti läbi ja arvutage konto saldo uuesti, kasutades iga tehingu kreedit- või deebetväärtusi.Jälgige iga tehingut teisele kontole, mida see mõjutab, ja veenduge, et iga deebeti kreedit on samaväärne algse kontoga. konto ja vastupidi.
15
Parandage iga konto tasakaalustamatus, kui see on endiselt olemas. Kui tehingutega töötamine ei suuda endiselt kontosid tasakaalustada, võib teil olla viga tehingute aruandluses. Sel juhul peate tasakaalustamatuse allika leidmiseks pöörduma tagasi lähtematerjali (kviitungid, arved jne) juurde. Kontrollige, kas lähtematerjalis olev tehing registreeriti õigesti igal kontol, mida see mõjutab. Näiteks kliendi sularahas ostmisel kontrollige, et samaväärsed kanded oleksid tehtud sularahas, müügis, laoseisus ja müüdud kaupade maksumuses ning et need kanded oleksid nullis.
16
Veenduge, et proovisaldo on nüüd null. Pärast kõigi vigade leidmist ja nende õigetesse kohtadesse ja väärtustesse kohandamist käivitage uus proovibilansi arvutus, et veenduda, et olete probleemi lahendanud. Kui te pole seda teinud, minge tagasi ja korrake protsessi, kontrollides oma tööd esimest korda.