Võlakohustuste pearaamat on kontode loend, mis sisaldab teavet hankijatele, tarnijatele ja teistele ettevõtetele võlgnetavate rahade kohta. Ettevõtted kasutavad seda pearaamatut lühiajaliste finantskohustuste eraldamiseks suuremast osast pearaamatust. Ettevõtetel võib võlgnevuste pearaamatus olla mitu erinevat finantskontot, olenevalt nende ettevõtte suurusest. Suuremad ettevõtted kasutavad oma võlgnevuste teabe haldamiseks tavaliselt raamatupidamisametnikke.
Võlad arved on ettevõtte raamatupidamissüsteemis väga tsükliline protsess. Raamatupidajad peavad võlgnevuste pearaamatu haldamisel sageli läbi sõeluma suure hulga paberitööd. Välisteks võlgnetavateks dokumentideks on hankija või tarnija arved, igakuised arved ja muud kaupade või teenuste eest tasumist nõudvad dokumendid. Nende väliste dokumentide teave sisaldub ettevõtte võlgnevuste registris. Enamik ettevõtteid määrab nende väliste dokumentide jaoks maksetähtpäevad. Kontrollerid ja raamatupidamisjärelevalve teostavad ettevõtte maksevõlgade süsteemist ajakavasid, et teha kindlaks, millised arved praegu tasumist vajavad.
Ettevõtted kasutavad võlgnevuste teabe haldamiseks ka sisedokumente. Ostutellimused on kõige levinum ettevõttesisene dokument, mis on seotud ettevõtte võlgnevuste süsteemiga. Ostutellimused sisaldavad konkreetset teavet kaupade või teenuste volitatud ostude kohta. See teave sisaldub ettevõtte võlgade pearaamatus, nii et raamatupidajad saavad hankija arveid ostutellimustega sobitada. Tarnija arvete sobitamine sisemiste ostutellimustega tagab, et ettevõttel on kõik vajalikud paberitööd, et võrrelda ja üle vaadata võlgnevused. Ostutellimused kujutavad endast ka sisemist kontrolli, et viia vastavusse vastuvõetud kaupade kogus, toodete dollarisummad ja muu teave vastab eelnevalt kokkulepitud teabele.
Ettevõtte pearaamat sisaldab tavaliselt ettevõtte võlgnevuste pearaamatut. Ettevõtte raamatupidamisaruannete koostamiseks kasutatakse ettevõtte pearaamatus olevat teavet. Selle asemel, et kaasata suures koguses äritegevusega seotud teavet, kasutavad ettevõtted alamraamatuid (nt võlgnevused), et hoida üksikasjalikku teavet väljaspool pearaamatut. Ettevõtted koostavad raamatupidamisaruande iga aruandeperioodi lõpus pearaamatus sisalduva teabe alusel.
Teave võlgnevuste kohta on loetletud ettevõtte bilansis. Kuna võlgnevused on finantskohustusega seotud kohustused, on kontol tavaliselt krediidijääk. Raamatupidamises krediidijääkidega kontod sisalduvad ettevõtte bilansis kohustuste infos. Võlad arved on lühiajalised kohustused ja need kantakse tavaliselt ettevõtte jooksvate kohustuste hulka. Ettevõttevälised sidusrühmad võrdlevad sageli ettevõtte lühiajalisi finantskohustusi lühiajaliste varadega. See võrdlus aitab sidusrühmadel kindlaks teha, kas ettevõttel on piisavalt raha nõuete jaoks, et tasuda oma võlgnevused.