Virtuaalne raamatupidaja on oma ala professionaal, kes töötab pigem kaugemal kui traditsioonilises kontorikeskkonnas. Tavaliselt on ta sõltumatu töövõtja, kes pakub oma klientidele kõiki üldisi raamatupidamis- ja raamatupidamisteenuseid tarkvaraprogrammide, andmebaaside jagamise, e-posti ja fakside kaudu. Kodukontorid on tavaliselt äritegevuse ainus füüsiline asukoht.
Nii nagu traditsioonilisel raamatupidajal, on ka virtuaalsel raamatupidajal tavaliselt teadmised mitmesuguste raamatupidamisrakenduste alal. Tavaliselt valdab ta võlgnevuste, debitoorsete arvete, kontode vastavusse viimise ja palgaarvestuse töötlemist. Pearaamatute ja muude tehingute kirjete pidamine on tavaliselt tema töö tavaline osa.
Lisaks igakülgsele arusaamisele raamatupidamisest ja raamatupidamispõhimõtetest on virtuaalsel raamatupidajal sageli juurdepääs ja teadmised paljudele raamatupidamistarkvaradele. Mõned tarkvaraprogrammid on raamatupidamissüsteemid, mis lihtsalt jälgivad tulusid ja kulusid ning genereerivad tšekke. Täpsemad programmid saavad hinnata makse, arvutada töökulusid, hallata projekte ja töötada koos arvutustabeli- või tekstitöötlustarkvaraga.
Üha populaarsemaks tööriistaks, mida virtuaalsed raamatupidajad kasutavad, on elektrooniline skaneerimisseade, mis skannib, kategoriseerib ja salvestab ärikviitungeid, visiitkaarte ning olulisi kirju ja dokumente. Enamiku nendest seadmetest on heaks kiitnud kohalikud ja piirkondlikud reguleerivad asutused, nii et need on nii täpsed, et originaalkviitungid ja dokumendid saab pärast nende skannimist ja salvestamist ära visata. See vähendab ruumi, mida virtuaalne raamatupidaja vajab oma ettevõtte juhtimiseks ja mitme kliendi samaaegseks teenindamiseks.
Selle valdkonna isik on sageli kohustatud osutama kõrvalteenuseid, mis on ainulaadsed nendes tööstusharudes, kus tema kliendid tegutsevad. Näiteks nõuavad väikesed sõltumatud jae- ja hulgimüügitoimingud sageli ostutellimuste jälgimist või klientide arvete koopiate säilitamist. Müüjad ja tootjate esindajad võivad paluda raamatupidajal krediiditaotlusi menetleda ja ka viiteid kontrollida. Samuti võivad kliendid paluda tal koostada aastalõpuaruanded või väljastada töötajatele maksudokumendid W-9 või 1099.
Gümnaasiumidiplom on üldjuhul minimaalne nõutav haridus virtuaalseks raamatupidajaks, kuid kaastöötaja või bakalaureusekraad äris, raamatupidamises või sellega seotud valdkonnas võib kandidaatide tööväljavaateid parandada. Virtuaalse raamatupidajana edu saavutamiseks on tavaliselt vaja eeskujulikke matemaatilisi oskusi. Kõrge organiseerituse tase ja suurepärane tähelepanu detailidele on sellel ametikohal kasulikud omadused. Kuna virtuaalne raamatupidaja töötab tavaliselt üksi, on ka enesemotivatsioon ja keskendumine tavaliselt edu saavutamiseks hädavajalikud. Usaldusväärsus, terviklikkus ja diskreetsus on tavaliselt kõrgelt hinnatud omadused, mis tulenevad teabe laadist, mida virtuaalse raamatupidaja kliendid temaga regulaarselt jagavad.