Kui töötate kodus, kasutades oma töö tegemiseks ja töökohaga suhtlemiseks arvutit, modemit, faksiaparaati, e-posti või muid elektroonilisi vahendeid, töötate virtuaalses kontoris. Teisisõnu teete kaugtööd. Kuigi virtuaalne töötaja võib kasutada ettevõtte e-posti aadressi, postiaadressi ja telefonilaiendit, töötab ta siiski väljaspool asukohta.
Virtuaalne kontor ei pea aga tingimata olema ruum inimese kodus. Sülearvuti hotellis või isegi rannas sobib. Enamasti luuakse seda tüüpi kontorist töötav inimene tänu tema töökohale. Kõik seadmed kuuluvad kodukontorile ja need tuleb selle ettevõtte lõpetamisel tagastada.
Virtuaalkontori töötaja ei pea tingimata olema töötaja. Ta võib olla ka keegi, kes omab oma ettevõtet ja töötab kodus või teel olles sülearvuti ja traadita ühenduse kaudu. Büroo omanik võib olla ka sõltumatu töövõtja või vabakutseline töötaja, kellel ei ole sidet ühe kindla tegevuskohaga.
Virtuaalsel kontoril on palju eeliseid. Näiteks paljud üldkulud, näiteks elekter, jäävad virtuaalsete töötajatega ettevõttes ära või viiakse miinimumini. Kaugtöö kaotab ka ülerahvastatud kontorid. Lisahüvena võib virtuaalne töötaja kokku leppida madalama töötasuga vastutasuks võimaluse eest kodus töötada.
Sellises kontoris töötamine vähendab masendavat pendelrännet. Virtuaalkontori töötaja võib töötada pidžaamas või higistades, kui tal on nii kalduvus, mis kaotab kalli ärigarderoobi kulud. Kulud, nagu kontoritarbed, saab kas arve tagasi kodukontorile või tema maksudest maha kanda. Kaugtöö võib isegi kaotada päevahoiu või täiskohaga lapsehoidja kulud. Virtuaalne töötaja saab töötada ilma hõivatud kontori segajateta. Teda ei sega töökaaslase telefonikõned, kontorijutud ega viimase hetke kohtumine.
Virtuaalsel kontoril on ka varjukülgi. Iseseisev töötamine on üksildane ja paljud virtuaalsed töötajad tunnevad puudust kontorist. Kodus on ka palju segavaid tegureid, nagu külmkapp, telefon, Internet, lapsed ja naabruskonnaasjad. Vaja on distsiplineeritud inimest, et saaks töötada virtuaalses õhkkonnas.
Kui tundub, et virtuaalne kontor oleks teie olukorra jaoks hea idee, oleks soovitatav teha kõik vajalikud uuringud. Virtuaalse kontori seadistamine võib olla kulukas, kuna vajate kogu vajalikku riist- ja tarkvara. Samuti oleks hea mõte uurida maksumõjusid nii tööandjale kui ka töötajale. Enamasti kaalub kasu siiski üles riskid.
SmartAsset.