Veebipõhine koostöö on tehnoloogia edusamm, mis võimaldab erinevatest punktidest pärit inimestest koosneval meeskonnal töötada ühe projekti kallal, justnagu nad istuksid koos samas kabiinis. Seda nähtust nimetatakse tavaliselt ka võrgukoostööks, veebikoostööks või Interneti-koostööks. Veebipõhised koostöötööriistad, nagu failide võrgus salvestamine, veebi telekonverentsid ja reaalajas redigeerimine, võimaldavad meeskonnakorraldajatel kasutada meeskonnaliikmete tugevaid külgi seal, kus neid kõige rohkem vajatakse, olenemata geograafilistest piirangutest. Üksikutel meeskonnaliikmetel on juurdepääs erinevatele vajalikele projektifailidele, mis võimaldab neil faile reaalajas lugeda ja redigeerida.
Veebipõhises koostöös kasutatav tarkvara teenib mitmeid eesmärke. Üks oluline omadus on selle võime võimaldada reaalajas suhtlust üksikute meeskonnaliikmete ja operatsioonide digitaalse baasi vahel. Veebipõhine koostöötarkvara võib sisaldada tekstipõhise grupivestluse ja privaatsõnumite edastamise võimalusi või reaalajas heli- ja videokonverentsi. See võime tõhusalt suhelda on koostöötarkvara üks olulisemaid omadusi: see hoiab kõik meeskonnaliikmed keskendunud projekti edasisele käigule.
Veebipõhisel koostöötarkvaral on ka võimalus salvestada ja redigeerida faile kaugelt. Kuigi mõned ettevõtted võivad salvestada projekte kodupõhises ettevõtte serveris, millele on kohaliku võrgu arvutite jaoks lihtne juurde pääseda, on pilvesalvestus veel üks võimalus, mis võib olla kasulikum veebipõhise koostöö jaoks. Pilvemälu võimaldab salvestada projektifaile ja dokumente kauges kohas, kuhu pääsevad juurde isikud, kes teavad nende failide asukohta ja kellel on neile juurdepääs. Pilvepõhiste failide salvestamise meetodite kasutamine on sageli eelistatavam failide ettevõttesisesele salvestamisele, kuna see eemaldab osa kohaliku võrgu serverite koormusest. Samuti hoiab see faile kaitstuna teises kohas süsteemi rikke või katastroofi korral ning võimaldab lihtsat meetodit kaugmeeskonna liikmetega koostöö tegemiseks ilma kohaliku võrgu turvalisust ohverdamata.
Veebipõhise koostöötarkvara teine oluline omadus on võimalus teostada projektidokumentide reaalajas redigeerimist. Reaalajas toimuvad muudatused võimaldavad meeskonnaliikmetel projektimuudatusi peaaegu koheselt ellu viia, vähendades nii arendusaega ja parandades efektiivsust. Kõrgemate veebipõhiste koostöötööriistade puhul võib selle reaalajas redigeerimise funktsiooniga kaasneda ka muudatuste logi või jälgimissüsteem. Selline süsteem suudab jälgida, kes konkreetseid muudatusi dokumendis tegi ja mida muudeti juhuks, kui fail on vaja taastada algsel kujul.