Helikonverentsile visuaalsete andmete lisamise viisina pakub veebikonverents suhteliselt odavat vahendit virtuaalse töökeskkonna loomiseks inimestega üle linna või kogu maailmas. Siin on mõned põhitõed veebikonverentside tehnoloogia, valikute ja rakenduste kohta.
Veebikonverentsid, mida kavandati helikonverentskõnede kaasteenusena, jõudsid massiturule esmakordselt 1990. aastatel. Enne seda peeti veebikonverentse esmaklassiliseks teenuseks, mille kasutamist said endale lubada vaid jõukamad ettevõtted ja organisatsioonid. Tehnoloogilised edusammud 1980. aastate lõpus tegid aga selgeks, et Internet võib toetada lihtsat esitluste jagamise keskkonda, mis oleks ideaalne viis diagrammide, töölehtede ja muude andmete jagamiseks inimestega, kasutades samal ajal verbaalseks suhtluseks helikonverentskõnesid.
Varasemad veebikonverentsid põhinesid suurel määral rakenduse üleslaadimisel ja vahemällu salvestamisel kõigi veebikoosolekul osalemiseks mõeldud inimeste kõvakettale. Üleslaadimine sisaldaks faile, mida koosoleku ajal kasutatakse. Tegelikult pääseb konverentsi algataja või juht neile failidele juurde konverentsi ajal ja kontrollib nende kuvamist koosoleku ajal.
Paljud inimesed olid aga selle lähenemisviisi vastu, kuna omandiõigusega kaitstud teave asus nüüd mitmel kõvakettal. Konverentsi juht pidi pärast koosolekut tundlike failide kõvakettalt kustutamisel lootma osalejate rohkusele. Aja jooksul on tehnoloogiat täiustatud, et võimaldada failide automaatset kustutamist pärast konverentsi lõppu. Tänaseni on endiselt veebikonverentside pakkujaid, kes nõuavad, et osalejad logiksid sisse vähemalt kolmkümmend minutit enne reaalajas koosolekuid ja läbiksid selle üleslaadimisprotsessi.
1990. aastate alguses hakati veebiesitlustele kasutama alternatiivseid lahendusi. Üks teenuste tüüp põhines suurel määral esitluste jagamise loomise tööriistade (nt PowerPoint) kasutamisel. Seda tüüpi veebikonverentsi puhul laadib juht slaidiesitluse veebikonverentsiteenuse serverisse. Slaidid teisendati tavalisteks HTML-slaidideks ja salvestati pakkuja serverisse. Sisselogimismandaatide abil sai juht sisse logida ja koosoleku aktiveerida, valides salvestatud esitluste loendist, mida osalejatega jagada. See lähenemine meeldis inimestele, kes reisisid ega saanud koosolekut juhtida alati oma arvuti taga. Kuni esitlus oli eelnevalt veebikonverentsiteenusesse üles laaditud, piisaks igast internetiühendusega arvutist ja meediapleierist.
Osalejate jaoks välistas see uuem veebikonverentsi vorm nende kõvakettal olevate failide vahemällu salvestamise. Kõik, mida neil osalemiseks vajati, oli sisselogimislehe URL ja pääsukood. Kuna esitlus muudeti tavalisteks HTML-slaidideks, ei vajanud kohalviibijad esitluste vaatamiseks midagi muud peale meediapleieri. Midagi allalaadimiseks ei olnud varakult sisse logida. Veebikonverentsid muutusid kõigi jaoks pisut puhtamaks.
Aastate jooksul on veebiarvutikonverentsid muutunud kasutajasõbralikumaks, isegi kui lisafunktsioone on lisatud. Heli voogesitus võimaldab osalejatel täna esitlusi vaadates heli kuulata. Enamik tänapäeval veebikonverentsi tööriistu ei võimalda mitte ainult dokumentide vaatamist, vaid ka juhil võimalust oma kontrolli alt üle anda, et osalejad saaksid koos kirja, arvutustabeli või esitluse kallal töötada.
Paljude veebikonverentsisüsteemide sõnumivõimalused võimaldavad osalejatel saata privaatsõnumi juhile, kes võib vastata privaatselt või avaldada sõnumi kogu rühmale aruteluks. Osalejate nimekirjad nii juhile kui ka osalejatele võimaldavad kõigil näha, kes on parajasti konverentsil, millal inimesed liituvad ja kui kaua inimesed veebiesitluskoosolekul viibivad. Salvestusvõimalused võimaldavad häält ja visuaale sünkroonida üheks püsivaks salvestuseks, mida juht võib hiljem teistega jagada.
Veebikonverentsid on osutunud kasulikuks ja kulutõhusaks vahendiks paljudele igas suuruses ettevõtetele ja organisatsioonidele. Kuna toodet täiendatakse järgmistel aastatel täiendavate funktsioonidega, on see kahtlemata veelgi kasulikum viis suhelda inimestega üle kogu maailma.