Veebitelekonverents on tehnoloogiliselt täiustatud viis ärikohtumiste pidamiseks telefonide, Interneti, veebikaamerate ja keskserverist või veebisaidilt käivitatava tarkvaraprogrammi abil. Kasutajad saavad mis tahes arvuti abil konverentsile sisse logida ja teiste kasutajatega Interneti kaudu rääkida või vestelda. See võimaldab ärispetsialistidel pidada kohtumisi kaugtöötavate töötajatega või pidada konverentse isegi siis, kui meeskonna peamised liikmed on reisil või pole muul viisil reaalajas koosolekuteks saadaval.
Varajase veebitelekonverentsi tarkvara pidi iga kasutaja ise installima, et ta saaks osaleda, kuid tänapäeval saab veebiplatvorme kasutades veebikonverentsist osa võtta igaüks. Kõige keerukam neist võimaldab osalejatel rääkida arvuti mikrofoni kasutades ja näha teisi kasutajaid igasse arvutisse installitud veebikaamerate kaudu. Teised versioonid võimaldavad liikmetel kuulata ühte inimest telefoni teel, samal ajal kui nad saavad suhelda vestluspõhise süsteemi kaudu. Teised jällegi kasutavad kaameraid ja valjuhääldi võimalusi.
Veebi telekonverentsi tarkvara kasutamise eelised hõlmavad seda, et meeskonnaliikme füüsiline kohalolek ärikohtumiste läbiviimisel ei ole piiratud. Tänu sidetehnoloogia edusammudele saab rohkem töötajaid ka kaugtööd teha või kodust eemalt töötada. Veebipõhise telekonverentsi korraldamine on sageli kiirem ja lihtsam kui inimeste grupi kokkuviimine ühte kohta, peamiselt nädalavahetustel ja pühade ajal, eriti kui töötajad võivad asuda üle maailma.
Enamik veebitelekonverentsi tarkvara nõuab, et ettevõte või üksikisik looks veebikonto. Tavaliselt nõutakse ka igakuist või iga-aastast liikmemaksu, kuid hinnad on tavaliselt taskukohased. Kontot omav liige saab tavaliselt kutsuda teisi konverentsile teatud kuupäeval ja kellaajal ning sageli on osalejatel kasutamiseks sisselogimisandmed. Olenevalt veebitelekonverentsi tüübist võib kõigil osalejatel olla telefon, veebikaamera ja ajakohane veebibrauser.
Valikus on palju veebipõhiseid telekonverentse korraldavaid ettevõtteid, seega on hea tehingu tegemiseks oluline ringi ostlemine. Paljud teenused on osa suurest äripaketist ja paljud ettevõtted pakuvad tasuta prooviliikmesusi, et kasutajad saaksid teenuseid proovida ja oma vajadustega võrrelda. Mõned ettevõtted pakuvad ka telekonverentsitarkvara kasutamise koolitust, pakkudes telekonverentse nende pakutava tarkvara abil. Hinnad võivad erineda olenevalt ettevõttest ja muudest pakutavatest teenustest.