Aruandlusplaan on mehhanism tööga seotud kulude hüvitamiseks töötajatele. Kui kava on õigesti administreeritud, siis käsitletakse seda maksude jaoks eriliselt. Nii tööandjate kui ka töötajate jaoks on vastutustundliku plaani alusel hüvitamise määramisel selged eelised. Siiski on oluline meeles pidada, et plaani alusel nõutavad kulud kuuluvad kontrolli alla, kuna maksuhaldurid on maksusoodustusteks kasutatavate ettevõtluskulude suhtes ettevaatlikud.
Kui töötajad kulutavad raha tööga seotud tarvikutele ja tegevustele ning tööandja need hüvitab, ei loeta seda raha töötaja sissetuleku osaks ja töötaja ei maksa selle pealt makse. Tööandja käsitleb kulusid maksusoodustusena. Mõlemale poolele võib selline kokkulepe olla väga kasulik. Ilma vastutustundliku plaanita peaks tööandja käsitlema hüvitisi maksustamise seisukohalt töötasuna ja töötaja peaks nende pealt makse tasuma.
Et miski oleks vastutustundlik plaan, peab olema kolm omadust. Esimene on see, et töötajatele tuleb hüvitada kulud, mis on lubatavad. Konverentsil viibimise ajal hotellitoa eest tasumine oleks näide õigustatud ärikuludest. Konverentsil viibimise ajal etendusele piletite ostmine ei lähe aga arvestatava plaani alla, välja arvatud juhul, kui etendusel osalemine oli töö tõttu vajalik.
Aruandeplaani raames peab olema ka kulude logimise ja aruandluse meetod. See hõlmab kviitungite ja hoolikalt dokumenteeritud kuluaruannete esitamist, läbisõidu registreerimist, krediitkaardi väljavõtete koostamist, et näidata, millist krediitkaarti kulude eest tasuti jne. Lõpuks, kui tööandjatele makstakse ülemääraseid hüvitisi, näiteks kui töötajale antakse reisi jaoks enne tähtaega raha, tuleb lisaraha õigeaegselt tagastada. Töötaja säilitatav dokumentatsioon peaks näitama, et raha jäi üle.
Põhimõtteliselt järgib omakulude plaan samu reegleid, mida inimesed peavad järgima isiklikult kantud kulude mahaarvamisel. Kulud peavad olema õigustatud ja dokumenteeritud ning selge teabega, mis näitab, kuhu, millal, kuidas ja miks raha kulutati. Maksuhaldurid võivad valida selle teabe auditeerimise ja nad võivad otsustada, et osa väidetavatest kuludest ei ole õigustatud ja neid ei oleks tohtinud aruandeplaani alla liigitada. Inimesed saavad vältida paberimajanduse probleeme ja vähendada auditeerimise riski, kui konsulteerivad raamatupidajaga, et saada rohkem teavet lubatud kulude kohta.