Varude haldamise arvestus on sisemine äriprotsess, mida ettevõtted kasutavad varude nõuetekohase kontrolli tagamiseks. See protsess on sageli osa raamatupidamisosakonnast ja hõlmab ettevõtte automatiseeritud raamatupidamistarkvara paketi suurt kasutamist. Kooskõlastused moodustavad suure osa varude haldamise arvestusest, kuna raamatupidajad peavad arvutitarkvaraprogrammis salvestatud teabe üle vaatama ja võrdlema seda ettevõtte laos oleva tegeliku laoseisuga. Ettevõtetele, kes peavad varude jaoks juhtimisarvestuse protsessi sisse seadma, on saadaval mõned erinevad võimalused.
Üks esimesi probleeme, mille ettevõte peab oma varude haldamise arvestusprotsessi jaoks otsustama, on pideva või perioodilise laoseisu süsteemi kasutamine. Püsiv süsteem värskendab varude kontosid iga kord, kui ettevõte ostab, müüb või kohandab raamatupidamistarkvara programmis laoartikleid. See süsteem tagab ka ettevõtte täpse ülevaate laoseisust üldiste dollarite osas. Pideva inventuuriprotsessi ajal on vaja vähem kooskõlastamist, kuna süsteem jälgib pidevalt laoseisu.
Perioodilised inventuurisüsteemid on vähem intensiivsed kui püsivad süsteemid. Süsteem on aga vähem täpne ja nõuab täielikku inventuuri iga paari nädala või kuu tagant. Raamatupidajad peavad looma oma tarkvarapaketist varude kirje ja võrdlema seda tegeliku laoseisuga. Kahe laoseisu suuremate erinevuste parandamiseks on sageli vaja suuri kohandusi.
Teine oluline osa varude juhtimise raamatupidamisest on varude hindamissüsteemi valimine. Levinud raamatupidamislike varude hindamismeetodite hulka kuuluvad FIFO (first in, first out), LIFO (viimane sisse, esimene välja) ja kaalutud keskmine. Paljud ettevõtted kasutavad FIFO-meetodit, kuna see on lihtne ja selle tulemusel müüakse kõigepealt vanemad varud, mis vähendab aegunud varude mahakandmise võimalust. LIFO varude hindamine müüb esmalt uuemad varud; see toob sageli kaasa müüdud kaupade kõrgema maksumuse ja väiksema netosissetuleku. Seetõttu toob LIFO aasta lõpus kaasa ettevõtte väiksema maksukohustuse.
Sisekontroll on teine osa varude haldamise raamatupidamisest. Need juhtelemendid piiravad töötajate arvu, kes pääsevad ligi laoandmetele või lõpetavad kohandusi või muid laoseisuga seotud raamatupidamistoiminguid. Näiteks piiravad juhtelemendid juurdepääsu süsteemile, loovad kontrolljälgi, et juhid saaksid näha, milline töötaja inventuuriprojektide kallal töötas, lukustades füüsilised varud turvalistes kohtades ja kasutades perioodilisi auditeid, et anda ettevõtte inventuuriprotsessi kohta arvamus kolmandale osapoolele. Olenevalt ettevõtte tööprotseduuridest ja tööstusest, nagu tootmine või jaemüük, võivad olla vajalikud muud kontrollid.
SmartAsset.