Varud on sageli suur kulu jaemüüjatele, tootjatele ja teistele varudepõhiseid toiminguid tegevatele ettevõtetele. Varude analüüs võimaldab ettevõtte juhtkonnal avastada süsteemis vigu ja parandada tegevust. Sellel protsessil on erinevad aspektid. Omanikud ja juhid peaksid üle vaatama varude arvestussüsteemi, sisekontrollid ja füüsilise kaubavoo. Varude analüüs võib nõuda ka pikaajalist töötajat, kes vaatab pidevalt üle laoseisu, et säilitada õiged protseduurid.
Ettevõtluses on olemas kahte tüüpi varude arvestussüsteeme: pidev ja perioodiline. Varude analüüs võib aidata ettevõttel kindlaks teha, millist neist kasutada ja kas praegune süsteem töötab korralikult või mitte. Püsisüsteem teeb ettevõtte pearaamatusse uuendusi iga laoartiklite müügi, ostu või korrigeerimise kohta. Perioodiline süsteem värskendab laokontot ainult kuu lõpus. Füüsiline varude loendus on vajalik mõlema süsteemi jaoks, kuigi püsiva süsteemi jaoks on see harvem.
Varude analüüsi käigus peaks ettevõte oma tootmisprotsessi üle vaatama, et otsustada, millist süsteemi kasutada. Ühe partii protsessid või üksikud kaubad, mis on toodetud ükshaaval, kuuluvad sageli pideva süsteemi alla. Varude konto sagedased uuendused aitavad jälgida finantsandmeid. Ettevõtted, mis toodavad suuri homogeensete kaupade komplekte, kasutavad tavaliselt perioodilist süsteemi. Harvemad värskendused toimivad hästi, kuna toodetavad kaubatüübid on tavaliselt samad.
Sisekontroll on kaitsemeetmed, mida ettevõte võtab varude kaitsmiseks. Nende hulka kuuluvad eelnummerdatud ostutellimused, turvalised füüsilised asukohad laoseisu hoidmiseks ning turvasüsteemid või kaamerad ettevõtte varude jälgimiseks. Sisekontrolliks on ka võlakirjatöötajate palkamine ja laoülesannete eraldamine töötajate vahel. Varude analüüs tuvastab, kas praegused sisekontrollid töötavad korralikult ja millised sisekontrollid on vajalikud varude täiendavaks kaitsmiseks. Sisekontrollid on ettevõtete vahel sageli erinevad, kuna nad kasutavad oma tegevuse jaoks spetsiifilisi.
Varude füüsiline voog on varude analüüsi teine aspekt. See hõlmab laotoimingute ülevaatamist algusest lõpuni. Varude tellimine, vastuvõtmine, ladustamine ja müümine vajavad kõik ülevaatamist, et teha kindlaks, kui hästi need toimivad. See protsess toimib hästi ka sisekontrolliprobleemide tuvastamisel. Värskendused selle kohta, kuidas töötajad laoprotsessis iga toimingut täidavad, võivad aidata ettevõttel seda vara kaitsta.
Varude analüüs ei tohiks olla ettevõttes harv protsess. Ettevõtted peaksid inventuuriprotseduure sageli üle vaatama ja ajakohastama, et tagada, et ettevõtte tegevuses ei esineks pettusi ega omastamisi. Konkreetse laoanalüüsi ajakava seadmine tagab ka töötajate õige ülesannete täitmise.
SmartAsset.