Varahaldussüsteem on protseduuride kogum, mida kasutatakse ettevõtte või üksikisiku kogu vara haldamiseks. Need varad võivad hõlmata nii füüsilisi kui ka digitaalseid varasid. Varahaldussüsteem peab haldama ja säilitama iga vara üksikasju, sealhulgas nende valikut, hooldust, kontrolli, kaitset ja uuendamist. Need süsteemid on kõige kasulikumad, kui ettevõttel on lühikese kasutuseaga varasid, mille väärtus vara eluea jooksul amortiseerub.
Süsteem võib olla füüsiline süsteem, kus varasid jälgitakse protsesside seeria abil ja dokumenteeritakse käsitsi. Süsteem võib asuda tarkvaras, mis jälgib kõiki ettevõtte varasid elektrooniliselt. Varahaldustarkvara süsteem võimaldab ettevõttel kogu oma ettevõtte vara jälgida ja aru anda ühest kohast, selle asemel, et koguda teavet mitmest asukohast.
Varahaldussüsteem säilitab iga ettevõtte poolt süsteemi sisestatud vara kohta arvestust. Varahaldussüsteem võib sisaldada teavet varade hooldusgraafikute, hooldusdokumentide, vara praeguse väärtuse ja varade asendamise ajakava kohta. Tarkvarapaketis võidakse seadistada teatud aruanded või päästikud, mis aitavad säilitada regulaarseid hooldus- ja asendustsükleid.
Varahaldussüsteem on täpselt nii hea, kui hea on selles sisalduv teave. Ettevõte peab kindlasti sisestama süsteemi hea teabe oma varade kohta. Seda teavet tuleks ka regulaarselt säilitada ja ajakohastada ettevõtte varade muutuste korral. Kui teavet ei säilitata õigesti, ei ole ettevõttel oma ärivarade jaoks oma raamatupidamises head väärtust.
Managing digital asset information in the asset management system will assist the company in the event of an audit or catastrophe or in a lawsuit. If the asset management system includes not only the information regarding a specific computer but also the software installed on that computer, then during any discovery process, it will be far easier for the company to respond to specific requests. In the event of a catastrophe, such as a fire or a crashed computer, the company will be able to replace the computer for a specific employee much more quickly with accurate asset information.
Valiku füüsilise või tarkvarapõhise varahaldussüsteemi vahel peab tegema iga vara omav ettevõte või üksikisik. Üldiselt on nii, et mida rohkem vara haldama peab, seda tõenäolisemalt valitakse digitaalne süsteem. Hea füüsilise vara haldamise süsteem, mida saab igas asukohas hooldada, võib aga mõne ettevõtte jaoks osutuda paremaks.