Vanemadministratsiooniassistent on haldusspetsialist, kes abistab üht või mitut organisatsiooni juhtkonda ja võib samuti juhendada algtaseme haldustöötajaid. Organisatsioonide kasvades võib nende haldusülesannete maht suureneda ja neil on vaja rohkem kui ühte haldusspetsialisti. Sellises organisatsioonis nõutakse tavaliselt kõrgemat rolli, et teha tihedat koostööd juhtkonnaga ja võtta haldusfunktsioone, mis kannavad kõrgemat vastutust kui algtaseme töötajatel.
Organisatsiooni juhid või juhid nõuavad sageli kõrgemat haldusassistenti või juhiassistenti, kes tegutseks nende “väravavahi” või esindajana. Kui organisatsiooni administraator või vastuvõtuametnik võib sissetulevaid helistajaid ja külastajaid tervitada, on vanemadministraator sageli järgmine kontaktpunkt neile, kes soovivad juhtkonnaga ühendust võtta. Need isikud haldavad sageli erinevate osakondade juhtide ajakavasid, reisiplaane ja muid kohtumisi, olgu need siis turundus-, IT- või inimressursid.
Kuna nad kipuvad esindama organisatsiooni juhtkonda nii kirjalikus kui ka suulises kirjavahetuses, on sellel ametikohal töötavate inimeste jaoks kõige olulisem kvalifikatsioon hea suhtlemisoskusega. Nende ülesannete hulka võivad kuuluda kirjade ja e-kirjade koostamine, telefonikõnede tegemine ja kiirkirjade koostamine. Vanemadministraatoriassistendil peaksid olema ka üldised tööalased teadmised kõigi organisatsiooni osakondade kohta. See valmistab teda ette üldiste päringute käsitlemiseks, mida ta võib saada, või suunab need vastava osakonna personali poole.
Vanemadministraatori assistendiks saamiseks peab olema kombineeritud kogemus nii üldises kontorihalduses kui ka organisatsiooni konkreetses valdkonnas. Selles mõttes on ideaalsed kandidaadid sageli organisatsioonis juba palgatud algtaseme haldusspetsialistid, kes soovivad edutamist. Sõltuvalt organisatsiooni väärtustest võivad mõned kõrgemad rollid panna suurt rõhku akadeemilisele volikirjale, samas kui teised võivad olla rohkem huvitatud kandidaadi ametialasest haldustaustast. Kandidaadid, kellel puudub tööalane halduskogemus, kuid kellel on akadeemiline kogemus sellega seotud valdkondades, näiteks masinakirja- või sekretärikursused, võivad enne juhtivale ametikohale kandideerimist paremini sobida algtaseme haldustööks.
SmartAsset.