Vallandamise kiri on dokument, mille töötaja saab tööandjalt. See teavitab töötajat ülesütlemisest ja peab põhjendama seda. See võib sisaldada teavet varasemate juhtumite kohta, mis sellele otsusele kaasa aitasid. Kui töötajal on võimalus ülesütlemine edasi kaevata, tuleb sellest teada anda.
Tööandjad väljastavad tavaliselt vallandamiskirja formaalsusena, et aidata piirata väiteid, et töötaja lõpetati ebaõiglaselt. Selles rollis tõhusaks toimimiseks läheb hästi kirjutatud vallandamiskiri tavaliselt kaugemale sellest, kui teavitab inimest tema tööperioodi lõppemisest. See peaks edastama ka muud olulist teavet.
Vallandamise kirjas tuleks viivitamata ja konkreetselt teavitada inimest tema töösuhte lõpetamise põhjusest. Kui inimene vallandatakse suitsetamise pärast väljaspool selleks ettenähtud kohta, ei tohiks olla kahtlust, et see on põhjus. Lisaks töötaja tegevusele teatavad paljud kirjutajad poliitikast, mida on rikutud, ja teavitavad saajat, kus ta saab soovi korral seda poliitikat üle vaadata. Näiteks võib vallandamiskirjas olla kirjas: “See otsus tehti ettevõtte hilinemise poliitika kohaselt, millega saate tutvuda töötaja käsiraamatu lk 11.”
Millal tööandja võib selle dokumendi välja anda, määrab tavaliselt ettevõtte distsipliinipoliitika, nii et see võib ettevõtteti erineda. Vallandamise kirja saab töötaja üldjuhul alles pärast seda, kui muud distsiplinaarmeetmed on juba rakendatud. Siiski võib esineda juhtumeid, kus isiku tegevus nõuab viivitamatut vallandamist.
Kui on võetud muid toiminguid, loetletakse need tavaliselt üksikasjalikult. Vallandamise kirja sisus märgib kirjutaja tõenäoliselt kuupäeva ja kasutatud distsipliini tüübi. Tõenäoliselt on konkreetselt loetletud ka põhjused, mis ajendasid neid toiminguid tegema. Kui töötaja andis lubadusi, kokkuleppeid või tunnistas, et tema töökoht on tulevikus teatud viisil käitudes ohus, tuletatakse talle seda tõenäoliselt meelde.
Mõnel juhul ei ole vallandamiskirjas teatatud ülesütlemine absoluutne ja lõplik. Saajal võib olla võimalus edasi kaevata. Kui jah, siis tuleks edastada selle tegemise viis ja ajakava. Professionaalsuse huvides ja selleks, et dokumenti ei peetaks naljaks, on kõige parem, kui see on trükitud ettevõtte kirjaplangiga ja sisaldab selle kirjutaja nime ja ametikohta.
SmartAsset.