Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) on reeglite või standardprotokollide kogum e-kirjade saatmiseks ja vastuvõtmiseks sellistes võrkudes nagu Internet. Arvutit, mis töötab SMTP-ga, nimetatakse meiliserveriks ja ideaaljuhul on sellel peaaegu pidev tööaeg. SMTP-meiliserver võib nii kirju saata kui ka vastu võtta, kuigi kliendi tasemel seostame SMTP-d väljamineva meiliserveriga ja Post Office Protocol 3 (POP3) sissetuleva kirjaga.
Meilikliendid nõuavad meili kogumiseks ja saatmiseks väljamineva e-posti serveri ja POP3 või sissetuleva serveri aadressi. Interneti-teenuse pakkujad (ISP) annavad need aadressid klientidele tellimuse või lepingu sõlmimise ajal ning meiliserveri aadressid on tavaliselt loetletud ka Interneti-teenuse pakkuja veebisaidil. Mõnel juhul käsitleb nii väljaminevat kui ka sissetulevat kirja üks server, näiteks mail.[yourisp].com; kuid sageli sarnaneb väljamineva meili serveri aadress aadressiga smtp.[yourisp].com ja sissetulev aadress on pop3.[yourisp].com.
Väljuva e-posti serverile juurdepääsuks on vaja autentimist, mis koosneb kliendi Interneti-teenuse pakkuja kontoga seotud kasutajanimest ja paroolist. See kaitseb Interneti-teenuse pakkujat mitteklientide genereeritud väljaminevate e-kirjade käsitlemise eest, mis võib tema ressursid kiiresti ummistada. Lisaks võimaldab autentimine serveri administraatoril hõlpsamini kontrollida väljuvate meiliserveri tegevust, et vältida kuritarvitamist, nagu rämpspost ja pettused.
Kui kiri on saadetud väljamineva e-posti serverisse, loeb seotud SMTP-server meilisõnumi päiseid, et sõnum sihtkohta edastada. Tema ja marsruudil järgmise meiliserveri vahel algab dialoog. Dialoogiaken on taotluste ja vastuste komplekt, mis viib kirja edasi selle lõppsihtkohta. Post võib liikuda läbi mitme vahendaja hosti, enne kui see jõuab hostini, mis toimib adressaadi jaoks sissetuleva meiliserverina. Kui teel tekib probleem, võidakse kiri tagasi saata, et jälgida selle marsruuti saatjani, mis saabub kättetoimetamatuna.
Veebipõhine meiliteenus käitab oma meiliservereid, mis töötavad täpselt nagu Interneti-teenuse pakkuja meiliserverid. Ainus erinevus seisneb selles, et kliendid logivad veebisaidile sisse, et lugeda, kirjutada ja saata kirju, mitte avada isiklikku meiliklienti töölaualt. Veebipost, nagu Gmail®, on väga populaarne, kuna see teeb meilile ligipääsu igast Interneti-ühendusega arvutist. Samuti takistab see viirustega koormatud kirjade allalaadimist teie isiklikule kõvakettale, kuna kirjad saabuvad (ja loetakse) hoopis veebisaidi serverist.
Oluline on märkida, et e-kirju tuleks pidada avalikuks, kuna see saadetakse selgena. termin, mida kasutatakse võrgu kaudu saadetud lihttekstiside kohta, mida saavad lugeda kõik. Alates väljamineva e-posti serverist kuni paljude edastusmasinateni ja lõpliku sissetuleva meili serverini on meil vähem privaatne kui tavapostiga saadetavad postkaardid ja veelgi enam turundusele tuginevate veebipõhiste teenuste puhul. Privaatseks loetakse ainult krüpteeritud meilisõnumid, kuna need sisestatakse enne saatmist loetamatusse šifri ja saabumisel adressaat krüpteerimata. Enamikul populaarsetel meiliprogrammidel on sisseehitatud krüptimise pakkumiseks võimalus kasutada kolmanda osapoole pistikprogrammi, sealhulgas Microsoft® e-posti kliendid ja Mozilla® Thunderbird™.