Väikese sularaha vautšer paigutatakse väikekassasse alati, kui väikese ostu eest makstakse raha ette. Väikesed sularahafondid on väikesed rahasummad, tavaliselt vahemikus 100–250 USA dollarit, mis on ette nähtud juhuslike ostude jaoks, et vältida tšeki kirjutamist või ettevõtte krediitkaardi kasutamist. Väikeraha vautšerid pluss väikekassas olev rahasumma peaks alati võrduma fondi algse kogusummaga.
Väikeraha makstakse tavaliselt välja kahel erineval viisil: hüvitiste või ettemaksete kaudu. Hüvitamine toimub siis, kui ost on juba sooritatud ja dokumendina esitatakse kviitung, et saajal on raha võlgu. Ettemaksed tekivad siis, kui tuleb sooritada väike ost ja raha on vaja enne ostu välja maksta. Sel juhul paigutatakse väljamakstud summa asemel fondi väike sularahavautšer.
Ettevõttel on tavaliselt kehtestatud protseduurid, mis reguleerivad väikerahafondi kasutamist ja jälgimist. Need protseduurid täpsustavad üksikasjalikult, millist teavet on vaja sularahavautšeril. Tavaliselt sisaldab see väljamakse kuupäeva, samuti summat, eesmärki ja saaja nime. Väikese sularahavautšeri näidise saab alla laadida veebist, osta kontoritarvete poest või luua selle lihtsalt ettevõttesiseselt ühe kohandatud vormina.
Väikerahafondi hoidja on tavaliselt mõnel tasemel ettevõtte usalduse pälvinud järelevaataja. Ta vastutab selle eest, et väikerahafondi iga senti arveldataks kviitungi või väikekassa vautšeri kaudu. Kui sularaha vastu võtnud isikult on kviitung või muud asjakohased dokumendid kätte saadud, tuleks paberid lisada vautšerile ja esitada vastavalt. Üldjuhul jäetakse halduri otsustada sobiv pearaamatukonto, millelt ostu eest tasuda. Üldised kõrvalkulude pearaamatukontod on kontoritarbed, parkimishüvitised ja muud väiksemad ostud.
Halduri järelevalve teostaja peaks perioodiliselt väikese sularaha fondi võrdlema. See tagab, et puuduv raha tuvastatakse ja leitakse varakult, kuni probleemi saab veel parandada. Lisaks hoiab see haldurit kontrolli all, sest isegi väikeseid sularahasummasid võidakse kuritarvitada. Väike sularaha kuritarvitamine on levinud väikesemahuline omastamise vorm ja võib kergesti tekitada kuni tuhandeid dollareid kadunud raha aastate jooksul, kui seda ei kontrollita.