Vabatahtlike koordinaator jälgib vabatahtlike tegevust paljudes kohtades. Ta mitte ainult ei korralda ja juhendab tegevusi ja ülesandeid, vaid temalt oodatakse ka koolitust, juhendamist ja inspiratsiooni. Ametikoht võib olla täiskohaga, kuid mõnes organisatsioonis võib see olla hooajaline või osalise tööajaga, kui vabatahtlikke vajatakse ainult eriprojektide jaoks. Ametikoht võib olla tasustatud või täita vabatahtlikuna, kuigi esimene on tavalisem, eriti kui on vaja täiskohaga vabatahtlike koordineerimist.
Erinevalt palgaliste töötajate eest vastutavast juhendajast või koordinaatorist vastutab vabatahtlik koordinaator tasustamata töötajate eest. See nõuab delikaatset lähenemist ja motiveerivat suhtumist, kuna vabatahtlikud ei ole kohustatud tööd tegema ja neil pole midagi kaotada, kui nad otsustavad töölt lahkuda. Erandiks on see, kui vabatahtlik töö on kohtu poolt määratud üldkasuliku tööna, mida tehakse rahatrahvi tasumise asemel.
Kuna vabatahtlikud on tavaliselt erineva taustaga ja erinevast rahvusest, on vabatahtlike koordinaatori eduks hädavajalikud mitmetasandilised ja mitmekultuurilised suhtlemisoskused. Vajalik on teadmine, kuidas erinevaid isiksusetüüpe motiveerida ja juhendada. Tõhusad ja loovad konfliktide lahendamise oskused on samuti olulised sõbraliku õhkkonna säilitamiseks ja kogukonna vaimu edendamiseks ühise eesmärgi nimel töötades.
Enne vabatahtlike rühma juhtimise alustamist kohtub vabatahtlike koordinaator tavaliselt projekti taga olevate organisatsioonide juhtidega, et määratleda selgelt vabatahtliku projekti või programmi eesmärgid. Igapäevased või iganädalased eduaruanded on sageli vajalikud vabatahtlike tegevuste jälgimiseks ja eesmärkide õigeaegse täitmise tagamiseks. Mõnikord töötab sama organisatsiooni heaks mitu vabatahtlikku koordinaatorit erinevatel ametikohtadel. On kasulik, kui nad omavahel regulaarselt suhtlevad ja üksteist toetavad.
Kui kaasatakse kohtu volitatud vabatahtlikke, peab vabatahtlike koordinaator täitma kohtute jaoks eduaruandeid. Aeg-ajalt võidakse koordinaatoril paluda esitada suulisi või kirjalikke kommentaare vabatahtliku töö, suhtumise või tööeetika kohta. Kohtud nõuavad tavaliselt teavitamist ka siis, kui vabatahtlikud ei käitu vabatahtlikuna või näitavad üles ebaõiget käitumist.
Vabatahtlike koordinaatorid suhtlevad paljude kogukonna agentuuride ja ettevõtetega, et teha kindlaks, millised neist kõige rohkem vabatahtlikku abi vajavad. Nad kohtuvad ettevõtete esindajatega, et töötada välja sobivad programmid ning koostada vabatahtlikele ja ettevõtetele kohandatavad koolitus- ja rakendusgraafikud. Sageli tuleb tegevuste kattumise vältimiseks kooskõlastada tegevust teiste vabatahtlike organisatsioonidega.
Kui inimene valib karjääri vabatahtliku koordinaatorina, on soovitav omada bakalaureusekraadi inimteenuste või sotsioloogia erialal. Abiks on ka taust vabatahtlikuna või vabatahtlike programmide juhtimises. Kogemused avaliku esinemise, arvutiga töötamise ning andmete aruandluse ja analüüsimise vallas on kõik vabatahtlike koordinaatoriteks pürgijate eelised.
SmartAsset.