Ulatusaruanne on kirjalik dokument, mille projektijuht koostab iga olulise äri- või ehitusprojekti alguses. Seda dokumenti tuleks jagada kliendiga, kui tegemist on välistööga, või sponsoriga, kui projekt on ette nähtud ettevõttesiseseks teostamiseks. Ulatusaruande põhieesmärk on anda üksikasjalik ülevaade projekti eesmärkidest, nende eesmärkide saavutamiseks võetud sammudest ning kogu protsessiga seotud takistustest ja kuludest. Sel viisil saab see pakkuda teatud tüüpi kontrollnimekirja, mis määrab, kas projekt oli pärast selle lõpetamist edukas või mitte.
Projektijuhi ülesanne on tegutseda ülevaatajana mis tahes projekti erinevate aspektide jaoks, mille jaoks tema ettevõte on palgatud. Olenevalt projekti mahust võib see olla näiliselt üle jõu käiv ülesanne ilma mingisuguste eesmärkide ja eesmärkide avalduseta, millega protsessi käigus tutvuda saab. Seda eesmärki täidab ulatuslause, mis on oluline mitte ainult projektijuhile, vaid ka klientidele, kes seda tööd vajavad.
Paljud üksused tuleks lisada tõhusasse ulatuse avaldusesse. Esmalt peaks see välja selgitama selle projekti käivitamise põhjuse, seades selle omamoodi probleemina, mida projekt peaks lahendama. Sellele peaks järgnema mis tahes toode, mida projekt on ette nähtud. See toode on sisuliselt lahendus esimeses osas tuvastatud probleemile.
Sellest hetkest alates peaks ulatuse avaldus olema projekti vajaduste ja tegelikkuse kirjeldustes üksikasjalikum. Avaldus peaks andma selge pildi sellest, mida täpselt projektijuhi meeskond suudab protsessiga kaasa tuua ja mis jääb tema käeulatusest välja ja seega peavad seda pakkuma teised. Nii saab juht täpselt paika panna, mida oma töötajatelt projekti käigus oodata võib.
Teine osa ulatuse avaldusest tuleks pühendada kuludele, nii projekti maksumuse kui ka, kui tegemist on mingi äritehinguga, rahasummaga, mida see peaks tootma. Projekti lõppedes ei tohiks algse avalduse kiire tutvumine jätta kahtlust, kas projekti eesmärk saavutati või mitte. See toimib omamoodi lepinguna projektijuhi ja kliendi vahel ning kui seda õigesti teha, kõrvaldab see ebakindluse, mis võib mõlemale poolele kahjulik olla.
SmartAsset.