Trükiauditi viivad tavaliselt läbi suured organisatsioonid, oodates printimisteenuste taotlust või lepingu uuendamist. Prindiauditi esmane eesmärk on koguda mõõdikuid praeguse printeri kasutuse, erinevate printimisressurssidele juurdepääsu meetodite kohta ja määrata printimistegevusega seotud kogukulud. Mõistet audit seostatakse tavaliselt üksikasjaliku finantsülevaatusega. Iga auditi peamine eesmärk on aga see, et erapooletud spetsialistid koguksid teavet ja esitaksid ametliku aruande, mis abistaks otsuste langetamist täitevvõimu tasandil.
Trükiauditi ulatus tuleb protsessi alguses selgelt määratleda, et tagada elujõuline vastus. Prindifunktsiooni või sellega seotud töö määratlus on kriitiline, kuna eeldused võivad põhjustada valesid järeldusi. Näiteks võib prindiaudit hõlmata valguskoopiaid, elektrooniliste dokumentide skannimist ja prinditöid või nende valikute kombinatsiooni. Teistes ettevõtetes või tööstusharudes võib trükkimine hõlmata kõiki väliseid trükkimise tarnijaid või lepinguid selliste esemete kohta nagu brošüürid, brošüürid ja seotud esemed.
Iga prindiauditi esimene samm on kasutusmõõdikute kogumine. Kõikidel printeritel on koopialoendur ja digitaalseadmed salvestavad seda teavet elektrooniliselt. Mõned printerid on tuntud kui multifunktsionaalsed seadmed ja neil on võimalus printida, skannida ja paljundada. Kõigi nende ülesannete mõõdikud salvestatakse eraldi. Üksused, millel on nii värvilised kui ka mustvalged valikud, eraldavad need kaks ülesannet ka suurema täpsuse huvides.
Põhjalik prindiaudit peab sisaldama teavet selle kohta, kuidas printimisressurssidele juurde pääseb. Samas organisatsioonis on sageli mitu protsessi ja see võib põhineda kasutatavate teenuste tüüpidel. Näiteks moodsas kontoris on täisvõrku ühendatud printer, mida tavaliselt jagab grupp inimesi. Teistes seadmetes võib igas tööjaamas olla eraldi printerid. Suuremahulisi prinditöid või erisoove saab saata valitud tarnijate loendile või telefoniraamatust juhuslikult valitud tarnijatele.
Kõigi trükiga seotud tegevuste kogukulud on iga trükiauditi oluline osa. See teave peab sisaldama seadmete püsikulusid, kulumaterjale, remonditeenuseid, väliseid printimiskulusid, elektrienergiat ja ruumivajadust. Enamiku ettevõtete jaoks on trükitegevuse kogumaksumus üsna kõrge ja see on suurepärane koht kulude kokkuhoiu meetmete rakendamiseks. Tegevuskulude kogukulude mõõtmisel tuleb arvesse võtta ka nende üksuste hooldusele ja toele pühendatud personali aeg.
SmartAsset.