Tooteteabe haldamine on protsess, mille käigus kogu tootega seotud teavet hoitakse ühes andmebaasis. See teave võib olla kõike alates tehnilistest skeemidest kuni eelnevalt kirjutatud kataloogiülevaadeteni, kuid enamiku tooteteabe haldussüsteemide põhirõhk on turundusel. Olenemata kasutatavast turustuskanalist on kogu toote kasutamise või müügiga seotud teave leitav ühest andmebaasist. See võimaldab
kanaliteülene turundus, et kasutada sarnaseid stiile, keeli ja motiive.
Tooteteabe haldussüsteem on teatud tüüpi ettevõtte sisuhaldus. Need on teabesalvestussüsteemid, mis võimaldavad mitmel kasutajal üheaegselt ja reaalajas teabele juurde pääseda, seda luua ja redigeerida. Muud ettevõtte sisuhalduse tüübid hõlmavad ettevõtte dokumentide salvestussüsteeme ja sisuhaldusplatvorme, näiteks Joomla® veebisüsteemi.
Need süsteemid töötavad kõige paremini piirkondades, kus on mitu rühma, kes vajavad samaaegset juurdepääsu teabele. Vajadus elementaarse sisuhalduse järele tuleneb ettevõtete kasvavast tendentsist omada suuri tegevuskeskusi mitmes piirkonnas. Sisuhaldus võimaldab neil erinevatel valdkondadel vabalt suhelda, ilma et nad peaksid olema füüsiliselt lähedal.
Enamik tooteteabe haldussüsteeme töötab sarnaselt. Need on kasutajaliidese pääsupunktid sisemisele andmebaasile, nagu Oracle või MySQL. See tähendab, et nad ei salvesta endas sisalduvat teavet – standardne ettevõtte andmebaas teeb seda. Need võimaldavad kasutajatel teabe sisestamiseks lihtsalt vähem tehnilisi vahendeid. See vähendab mittetehniliste töötajate koolitust ja muudab süsteemi kõigile hõlpsamini kasutatavaks.
Tänu nende kasutatavatele standardiseeritud andmebaasidele on tooteteabe haldamise andmebaase lihtne ühendada tavapärasemate turundusandmebaasidega. Need muud andmebaasid võivad sisaldada müügikirjeid, kontonumbreid või muud konkreetset müügiteavet. Kombineerides kahes andmebaasis sisalduvat infot, on võimalik varasemate müügitulemuste põhjal eelvalida kliente, kes võivad olla huvitatud uuest või olemasolevast tootest.
Enamik tooteteabe haldamise andmebaase sisaldab teavet, mis on mõeldud avalikkusele. See teave keskendub tavaliselt turundus- ja müügiteabele, tootekirjeldustele ja kasutusjuhenditele. Kuna teave on avalik, jagatakse andmebaase sageli ettevõtete vahel. Kui tooteteave on välistele tarnijatele kättesaadav, on lihtsam valmistada ühilduvaid tooteid või leida tootjaid spetsiaalsetele komponentidele.
Tooteinfosüsteemide teine suur eelis on järjepidevus reklaamimisel. Erinevad osakonnad, mis reklaamivad erinevates kanalites, nagu jaemüügi- ja ettevõtted, saavad turundusteavet üksteisega jagada. Oma kampaaniate kujundamise asemel saavad nad teavet jagada, tagades, et reklaamielemendid jäävad erinevates kanalites samaks. See järjepidevus suurendab tooteteadlikkust, kui tarbija kohtab toodet väljaspool talle tuttavat kanalit.