Töötajate kulud on kulud, mis on seotud tööandjale täidetavate ülesannetega. Tööandjad määravad üldiselt nimekirja lubatud kulutustest, mida nad on nõus töötajatele hüvitama. Selline nimekiri võib sisaldada ärireiside, toitlustuse, majutuse, telefonikõnede, Interneti ja kontoritarvetega seotud kulusid. Mõned tööandjad väljastavad selliste kulude katteks ettevõtte krediitkaarte, teised aga eeldavad, et töötajad katavad kulud ja nõuavad hüvitist.
Lubatavad töötajate kulud on üldiselt tööandjati erinevad. Enamikul ettevõtetel ja organisatsioonidel on selgelt määratletud lubatavate kulude nimekiri. Üks ettevõte võib katta töötaja mobiiltelefoni arve, kui suurem osa tema kõnedest on seotud äritegevusega. Teine ettevõte võib mobiiltelefoniga seotud kulusid keelata, nõudes, et töötajad teeksid kõik ärikõned ettevõtte kontorist.
Töötajate kulud, mida ettevõtted tavaliselt katavad, on seotud ärireiside, töötoidu ja kontoritarvetega. Õigustatud kulud võivad hõlmata lennupileteid riikliku ärikohtumise jaoks, restorani arvet potentsiaalse kliendiga kohtumise eest või printerikassetti, mis on vajalik ettevõtte koolituse juhendite printimiseks. Igal juhul peab kulu olema mõistlik ja seotud töö ja ettevõtte eesmärkide edendamisega.
Kodus töötavatel töötajatel võivad olla täiendavad töötajate kulud. Kui töötajad teevad kaugtööd, säästavad tööandjad kontoripindade ja kommunaalteenuste kulusid. Sellistel juhtudel teevad tööandjad sageli lisakulutusi. Kaugtöökulude näited võivad hõlmata Interneti-kulusid, arvuti ja printeriga seotud kulusid ning telefoniarveid. Tööandjad võivad nõuda, et töötajad piiraksid nende teenuste ja esemete kasutamist ainult ärilistel eesmärkidel.
Tööandjad eeldavad tavaliselt, et töötajad jälgivad oma töötajate kulutusi väljaspool ettevõtte keskkonda. Üldjuhul annavad need kululehed, mis tuleb täita ja esitada vastavalt määratud maksegraafikule. Enamasti tuleb koos kululehtedega esitada ka originaalkviitungid, et tagada kantud kulude varukoopia. Töötajate kulude hüvitamine ei ole maksustatav ja seda makstakse tavaliselt töötajate palgatšekkidest eraldi.
Mõnel juhul nõuab töötajate kuluvormi täitmine põhjalikku detaili ja tähelepanu. Kui kulud jagunevad äri- ja isiklikuks kasutamiseks, nõuavad mõned tööandjad täpset raamatupidamisarvestust. Töötaja võib näiteks tööreisil olles auto rentida ja sõita selle autoga nädalaks äritegevuseks ning veeta paar päeva lisaks, kasutades autot ainult pere külastamiseks. Võimalik, et ta peab selle hüvitamiseks esitades autorendiarvest maha arvama isiklikud päevad.