Töö spetsifikatsioon võimaldab tööandjal välja tuua parima kandidaadi sellele ametikohale ilma konkreetset inimest kirjeldamata. See saavutatakse kvalifitseeritud kandidaadi soovitud omaduste, näiteks nõutavate oskuste ja hariduse edastamisega. Mida keerulisem on positsioon, seda pikem on spetsifikatsioon tõenäoliselt. Neid tööriistu vabade ametikohtade jaoks välja töötades saavad tööandjad säästa nii enda kui ka potentsiaalsete kandidaatide aega.
Mõned inimesed teevad vea, uskudes, et ametijuhend ja töökirjeldus on samad. Oluline on mõista, et need mitte ainult ei erine, vaid on loodud täitma erinevaid eesmärke. Koostatakse ametijuhend, mis kirjeldab ülesandeid ja kohustusi, mida teatud ametikohal olev inimene peaks täitma. Töö spetsifikatsioon on loodud selleks, et kirjeldada seda tüüpi isikut, kes on sellel ametikohal kvalifitseeritud.
Tööspetsifikaadis käsitletakse standardsetes andmetes mitut kategooriat. Kategooriad kuvatakse sageli suures või paksus kirjas. Seejärel on allpool loetletud konkreetsed nõuded, üldiselt täppidega. Kõik töö spetsifikatsioonid ei pruugi olla samas järjekorras või vormingus.
Haridusnõuded on spetsifikatsiooni üks levinumaid komponente. Selles jaotises kirjeldatakse üldiselt nõutavat haridustaset, nagu kaas- või magistrikraad, ja vastuvõetavaid peamisi erialasid, nagu ajakirjandus või keemiainsener. Kui on vaja erilitsentse ja -sertifikaate, lisatakse need tavaliselt sellesse jaotisesse.
Kogemustele pühendatud jaotis nõuab tavaliselt, et inimesel oleks teatud aja jooksul tööajalugu teatud valdkonnas. Samuti võib see kirjeldada konkreetseid ülesandeid, millega isik peaks olema tegelenud, näiteks töötajate vahetu järelevalve või ohtlike materjalide käitlemine kolm aastat. Oskused, teadmised ja võimed on kolm osa, mida saab kombineerida või eraldi loetleda. Need jaotised kirjeldavad, mida taotleja peaks teadma ja mida ta peaks suutma teha.
Tööandjad ujutatakse sageli rakendustega üle, kui neil on vabu töökohti. Intervjueerimine võib olla pikk protsess. Töö spetsifikatsioon võib olla tööriist, mis vähendab drastiliselt aega, mille tööandja raiskab taotluste läbivaatamisele ja kvalifitseerimata isikutega intervjuude läbiviimisele. Kuna paljud inimesed ei soovi kandideerida töökohtadele, mille saamiseks nad teavad, et neil on vähe võimalusi, võib töökoha spetsifikatsioon aidata ka üksikisikuid. Nad saavad seda kasutada selleks, et võrrelda oma pakutavat sellega, mida taotletakse.
SmartAsset.