Toimetuse kalender on ajakirja või ajalehe tulevaste põhilugude teemade plaan. Toimetuse kalendreid tehakse peamiselt reklaami eesmärgil. Näiteks kui põhiloos kasutatakse teatud reklaamijate toodetega seotud teemat, soovib ettevõte tõenäolisemalt väljaandesse reklaami panna, kuna lugejad tunnevad selle teema vastu huvi. Näiteks võib põhjalik aruanne teismeliste raseduse kohta aidata müüa reklaamipinda koduõppe koolidele ja beebitoodete ettevõtetele. Toimetuskalendri kasutamine looideede ette planeerimiseks annab ka avaldamisaega tulevase loo kohta pressiteate avaldamiseks, et meelitada ligi uusi lugejaid.
Pressiteade on uudis, mis ühtlasi reklaamib ettevõtet, tuues selle avalikuks. Meedia kajastab lugu trükis või ringhäälingus, kui ajakirjanikud ja toimetajad peavad väljaannet oma lugejate jaoks piisavalt uudisväärtuslikuks. Üks oluline teema, nagu teismeliste rasedus, millest üksikasjalikult arutatakse, võib anda aluse, et meedia nõustub pressiteate eelseisva loo kohta ajalehes või ajakirjas. Kõik toimetuse kalendri üksused ei ole pressiteatena vastuvõetavad.
Toimetuse planeerimise kalendrite peamine kasutusala on reklaamimüügi funktsioon. Ajakirjad ja ajalehed arenevad reklaamimüügi kaudu ning peavad pidevalt meelitama reklaamijaid ostma oma väljaannetes trükitud reklaamipinda. Reklaamijad ei saa lihtsalt kulutada oma reklaamidollareid reklaame juhuslikult paigutades, vaid peavad oma reklaamsõnumid edastama konkreetsele sihtrühmale, kes on huvitatud nende toodetest ja teenustest. Teatud väljaannete lugejaid peetakse kvalifitseeritud müügivihjeteks, kuna need sobivad tavaliselt sihtturu demograafilise või isikliku statistikaga, nagu vanus, sugu ja sissetulek. Toimetuse kalendriteema peab köitma väljaande sihtlugejaid ja reklaamijaid.
Teine toimetuse kalendri kasutamise viis on kirjanike esitamisjuhiste kehtestamine. Enamik väljaandeid sisaldab kirjaniku juhiseid, mis nõuavad artikleid teemadel, mille nad on oma toimetuse planeerimiskalendris määranud. Toimetajad juhendavad kirjanikke, kes on huvitatud väljaande artikli kallal töötamisest, kas esmalt päringud või saata valmis käsikiri avaldamiseks.
Kui kaugele ette on seatud toimetuse planeerimise kalender, sõltub igast konkreetsest väljaandest. Reklaamimüügiosakonnal kulub sageli vähemalt mitu kuud aega, et reklaamipinda müüa ja toimetusel tuleb valida põhiloo jaoks parim kirjutaja ning määrata ka piisav kirjutamistähtaeg. Ajakirjanumbrite või ajalehtede erirubriikide koostamisel on oluline ka aastaaeg. Näiteks telkimisfunktsiooni, mida hakatakse tootma ja levitama kevadnumbris, käivitatakse tõenäoliselt projektina eelmisel sügisel või talvel.
SmartAsset.