Mis on tellimuse kviitung?

Tellimuse kviitung on dokument, mis annab teavet tellimuse üksikasjade kohta ja kinnitab, et selle täitmise eest vastutav ettevõte on selle kätte saanud. See võib tulla e-posti või faksiga kinnitusega ning mõnikord jõuab see ka posti teel, kui tellimuse täitmise aeg on märkimisväärne. See teavitab ostjat tellimuse üksikasjadest ja sisaldab tavaliselt teavet selle kohta, kuidas seda vajadusel tühistada või muuta, kasutades sageli mugavuse huvides kviitungiga kaasas olevat tagastuslehte.

Tavalisel tellimuse kviitungil peaks olema kirjas saatja ja müüja nimi ja kontaktteave ning täpsustatud tellimuses olevad kaubad. See sisaldab hinnangulist saatmis- ja tarnekuupäeva, kui see on asjakohane, ning tellimuse summat, sealhulgas makse, saatmis-, käitlustasusid ja muid kulusid. Kui ostja leiab vea, saab ta selle parandada enne tellimuse tegelikku täitmist, välistades vajaduse kuluka tagastusprotsessi järele, kus kaup läheb vea tõttu tagasi saatjale.

Tellimuse kviitungil tuleks käsitleda ka tellimuse tingimusi. See sisaldab teavet tellimuste muutmise, kaupade tagastamise või vahetamise kohta pärast nende kättesaamist ning tellimuse eest tasumise kohta. Maksetingimused võivad varieeruda märkusest, mis näitab, et tellimus on täielikult tasutud, kuni märkeni, et sellega on kaasas 90 netotarne, mis võimaldab ostjal tasumiseks 90 päeva. Kui on mingeid erijuhiseid, näiteks vajadus, et kaupade kättesaamiseks peab keegi füüsiliselt kohal olema, kantakse need ka tellimuse kviitungisse.

Interneti-ostukorv ja maksesüsteemid on tavaliselt varustatud tellimuse kviitungi generaatoriga, mis saab saata meili kohe pärast tellimuse esitamist ja kinnitamist. Ostja saab ülevaatamiseks meili ja tavaliselt on tal muudatuste tegemiseks kitsas ajavahemik, välja arvatud juhul, kui kaubad on järeltellitud või pole veel välja antud. Seda laadi automaatseid tellimusi saab saata ka e-kirjaga koos telefoni- või faksitellimustega, kui klient annab kontaktandmeteks e-posti aadressi.

Vigade kontrollimiseks on oluline tellimuse kviitung hoolikalt üle vaadata. Probleemide ilmnemisel tuleb saatjat kohe teavitada, et saaks teha vajalikud muudatused. Samuti on soovitatav tingimused üle vaadata, et tutvuda tagastamise, kaebuste ja muude protsessi käigus tekkida võivate probleemidega.