Telekonverents on koosolek või konverents, mis toimub telefoni- või võrguühenduse kaudu kaugemates linnades või töökohtades osalejate vahel. Telekonverentse on mitut tüüpi, kõige lihtsamal kujul kasutatakse helikonverentsi läbiviimiseks igas kohas valjuhääldit. Keerulisemad telekonverentsi koosolekud hõlmavad heli-, video- ja andmete vahetamist. Mõiste telekonverents võib viidata ka otseülekandele, mis edastatakse satelliidi kaudu samaaegselt erinevatesse kohtadesse.
Kuigi telekonverents on lai mõiste, mis hõlmab mitmesuguseid võimalusi, hõlmavad kõigi telekonverentside põhitõed telekommunikatsiooniseadmete kasutamist, kasutajaid mitmes kohas ja osalejate vahelist koostööd. Põhiline helikonverents on sisuliselt konverentskõne. Heligraafika, teine telekonverentsi vorm, võimaldab osalejatel lisaks helile jagada ka graafikat, dokumente ja videot; ja hõlmab lisaseadmeid, nagu elektroonilised tahvelarvutid, skannerid ja kõneandmeterminalid.
E-post on arvuti telekonverentsi tavaline näide. Täiendavate seadmete, peamiselt telekaamera kasutamise tõttu meenutab videotelekonverents kõige enam näost näkku kohtumist, mis sisaldab võimalust vaadata osalejaid kõigis kohtades. Paljudel ettevõtetel on videokonverentsiruum, mis on pidevalt varustatud vajalike seadmetega.
Telekonverentsi eelised koolidele ja ettevõtetele hõlmavad reisiaja kokkuhoidu ja kulude kokkuhoidu, et viia kõik osalejad ühte kohta. Kiireloomulise asja korral võib telekonverentsi korraldamine olla palju kiirem kui kohtumise kokkuleppimine. Teine eelis on see, et juurdepääsetavuse tõttu võimaldab telekonverents suurtel osalejate rühmadel tunda end koosolekutel ja otsuste tegemisel kaasatuna. Vajadusel saab kool või ettevõte signaale krüpteerida, et tagada side turvalisus telekonverentsi ajal.
Telekonverentsi jaoks seadmeid valides arvestage mitme teguriga. Veebikaamera kasutamisel testige seda eelnevalt, et teha kindlaks, kas kaamera on vastuvõetaval kaugusel. Selguse huvides on parim juhtmega telefoniliin. Kui kasutate juhtmeta telefoni, olge valmis telekonverentsi ajal tekkivate häirete korral sagedusi muutma.
Mobiiltelefone ja valjuhääldit tuleks kasutada viimase abinõuna. Mobiiltelefonid kogevad sageli häireid ja valjuhääldid võtavad vastu taustamüra ja tekitavad sageli kajasid. Mikrofonid on abiks taustamüra vähendamisel.
Telekonverents nõuab konkreetseid etiketireegleid. Iga osaleja peaks teatama, millal ta telekonverentsile siseneb ja sealt lahkub. Asjaosalised peaksid rääkima selgelt ja aeglaselt, vältima monotoonset kõnet ja kirjeldama vestluse jaoks olulist kehakeelt. Telefonivarustuse tundlikkuse tõttu peaksid osalejad vältima kõrvalisi helisid, nagu paberitöös pöidlaga koputamine või sõrmede või pliiatsi koputamine.
Kaasamise seisukohast on kasulik kasutada koosolekul osalejate nimesid. Vahetage kõlarit sageli, et tähelepanu ei läheks kaduma. Küsige regulaarselt tagasisidet või vastust.
SmartAsset.