Teeninduskirje võib viidata kliendi teeninduskirjele, mis sisaldab arveldus- ja kontaktteavet. Inimressursside osas võib teenindusdokument viidata töötaja kirjalikule dokumendile, mis kirjeldab üksikasjalikult teenindus- ja tööajalugu. Teenindusdokumendid võivad olla ka kliendi kontoajaloo elektrooniline või kirjalik dokumentatsioon, sealhulgas tellimused, tõrkeotsing ja teeninduspäringud.
Telekommunikatsioonitööstuses nimetatakse teeninduskirjet ka klienditeeninduse rekordiks (CSR). Kirje jääb telefonifirma faili ja seob teatud klienditeabe konkreetsete telefoninumbritega. See sisaldab ka spetsiifilisi tehnilisi ja juhtmestiku parameetreid. CSR-e kasutatakse teenusetaotluste kinnitamiseks, sealhulgas telefoninumbrite teisaldamiseks operaatorite vahel.
Nendes kirjetes sisalduv teave võib olla üsna konkreetne. See võib hõlmata seda, mitut liini konkreetsel aadressil või asukohas teenindatakse. Iga telefoniliini tüüp kirjeldatakse täpselt, sealhulgas telefoniettevõtte kogutavad tasud. Tasud võib jaotada teenustasudeks ning valitsuse kehtestatud tasude ja maksude kaupa.
CSR-id sisaldavad tavaliselt nelja põhiosa. Andmed, nagu kontonumbrid, kliendinumbrid ja teenusekirjeldused, sisalduvad päiskirjes. Loendijaotis sisaldab üksikasjalikku teavet teenuse kataloogi kohta, sealhulgas seda, kas konkreetsed telefoninumbrid on loetletud ja millistes kataloogides need on loetletud. Arvete ja teenuste jaotises on arveldusinfo ja telefoniliini funktsioonid.
Teine teenistusdokumendi määratlus on dokumentatsioon, mida enamik ettevõtteid säilitab selle kohta, millistel ametikohtadel töötajad oma ametiaja jooksul olid. Sõjaväes teeninud isikutel on sageli teenistuslugu, mis sisaldab üksikasjalikku teavet auastmete, palgamäärade, vabastamise kuupäevade ja põhjuste kohta. Erasektori ettevõtted võivad säilitada põhiteavet, töölevõtmise kuupäevi, ametikohti, palgamäärasid ja tulemuslikkuse ülevaateid.
Osa töötajate dokumentides sisalduvast teabest võidakse teatud tingimustel avaldada. Viitekontrolli võib kasutada töötaja teenistusdokumendis sisalduva teabe kontrollimiseks telefoni teel või elektrooniliste andmebaasisüsteemide kaudu. Sõltuvalt kohaliku piirkonna tööõigusest võidakse avaldada ainult andmeid töötaja töölevõtmise kuupäevade, staatuse, ametikohtade ja uuesti töölevõtmise kohta. Toimivusülevaate andmeid ei pruugita avaldada võimaliku laimamise ja negatiivsete viidete tõttu.
Paljud teenindusettevõtted peavad arvestust kõigi klientide ja nende esindajate vaheliste kontaktide kohta. Seda teavet võib säilitada elektroonilistes andmebaasides, millele on juurdepääs mitmel esindajal. Teeninduskirjes sisalduv teave sisaldab tavaliselt kliendi kontakt- ja arveldusandmeid. Veelgi olulisem on see, et see kirjeldab üksikasjalikult kõiki teenindusesindajaga toimunud tehinguid ja esiletõstetud vestlusi.
SmartAsset.