Teadmiste organiseerimine on kogu ettevõtte või ettevõtte kogutud teabe ja teadmiste “korraldamise” ja korrastamise protsess. Nii on ettevõttel vajadusel andmete ja ressursside hankimine palju lihtsam. See protsess aitab ka ettevõttel tuvastada, kui palju teadmisi tal on ja kui palju tal puudub. Teadmusorganisatsiooni kontseptsioon on seetõttu käsitlenud “teadmisi” kui vara, mida tuleks ettevõtte hüvanguks säilitada ja suurendada.
Teadmiste organiseerimise meetod sisaldab mitmeid etappe, mis võivad toimuda nii kattuvalt kui ka samaaegselt. Esimene samm on klassifitseerimine, mille käigus saab dokumente esmalt sorteerida ja rühmitada vastavalt nende ühistele teguritele. Järgneb teadmiste kaardistamine, mille käigus tuvastatakse kõik potentsiaalsed teadmiste allikad – inimesed, institutsioonid ja tehnoloogia. See aitab suurendada kättesaadavate teadmiste kvaliteeti ja kvantiteeti.
Kõikide teadmiste indekseerimine on teadmiste organiseerimise järgmine samm. Selles etapis salvestatakse kõik kogutud andmed ja dokumendid. Tavaliselt toimub kategoriseerimine samaaegselt indekseerimisega, et tuvastada ja märgistada kõik algselt klassifitseeritud teadmusrühmad. Nende sammude järgimine võib käsitsi tehes olla keeruline, seetõttu kasutavad ettevõtted tavaliselt arvutitarkvara ja -rakendusi ülesannete hõlbustamiseks. Arvutiprogrammid on juurdepääsetavamad ka igasuguste dokumentide ja “teadmiste” otsimise ja toomise osas.
Teadmusorganisatsioon ei tegele ainult teadmistega, mida on võimalik ettevõttesse tuua, vaid ka olemasolevate teadmiste ja infoga ettevõttes endas. Sisemiste teadmiste näideteks on töötajate hinnangud, töövoo skeemid ja iga-aastased finantsaruanded. Kõik need teadmised aitavad ettevõttel kindlaks teha, kus on tema tugevad küljed ning kuidas oma nõrkusi vähendada ja parandada. Kui kõik asjakohased teadmised on olemas, saavad võtmeametnikud teadmiste korraldamise osana koosolekuid ja konverentse läbi viia.
See tava pole oluline mitte ainult ettevõtetele ja ettevõtlusega seotud valdkondadele, vaid on väärtuslik ka asutustes, ajalooarhiivides ja muuseumides. Isegi raamatukogud järgivad kataloogikaartide ja registrite kaudu traditsioonilist teadmiste organiseerimise tüüpi, ammu enne arvutite olemasolu. Eelkõige peavad muuseumid kogutud teadmisi korrastama, et kõik andmed oleksid autentsed, usaldusväärsed ja avalikkusele kättesaadavad. Isegi entsüklopeediad ja almanahhid on igapäevased näited, kus on rakendatud teadmiste organiseerimist. Kokkuvõttes vajavad kõik teadmistele tuginevad organisatsioonid ja ettevõtmised teadmiste organiseerimise protsessi, et kõiki asjakohaseid andmeid oleks lihtne koguda, hankida ja mõista.
SmartAsset.