Infohaldussüsteem on lai süsteem, mis hõlmab kogu organisatsioonis suurel hulgal teavet. Andmeelemendid sisestatakse erinevatesse süsteemidesse kogu organisatsioonis. Teabehaldus vastutab kõigi nende andmeelementide ühendamise eest ühtseks süsteemiks. Sõltuvalt organisatsiooni suurusest võib see süsteem läbida palju platvorme ja tarkvararakendusi või kõik võivad asuda samas arvutis.
Organisatsioonid koguvad iga päev tohutul hulgal andmeid. Kogu sellele teabele ligi pääsemiseks ja kasutamiseks vajab organisatsioon hästi planeeritud ja juhitud infosüsteemi. Andmete allikal või vormingul pole tähtsust. Kõik andmed peavad sisestama süsteemi, et organisatsioon saaks neid kasutada.
Andmeid tuleb hallata kogu nende elutsükli jooksul. Paberdokumendid, elektroonilised dokumendifailid, heli-, video- ja rakendusespetsiifilised andmed peavad kõik olema korralikult jäädvustatud ja salvestatud. Seadused ja määrused seavad nõuded selle kohta, kuidas organisatsioon peab andmeid säilitama, kasutama ja arhiveerima. Need seadused ja eeskirjad erinevad olenevalt kogutava teabe tüübist.
Erinevate erialade kogemustega inimesed töötavad koos teabehaldussüsteemi väljatöötamisel. Ärianalüütikud ja advokaadid töötavad selle nimel, et määratleda konkreetse ärivajaduse äri- ja juriidilised nõuded. Seejärel edastatakse see teave andmebaasispetsialistidele ja teabespetsialistidele, et määrata kindlaks, kuidas andmeid süsteemis salvestatakse. Lõppkokkuvõttes töötavad programmeerijad ja teised tehnilised eksperdid selle teabe salvestamiseks kasutatava tarkvara väljatöötamise nimel.
Organisatsiooni iga äri- ja andmevajadus tuleb mingis vormis infohaldussüsteemis rahuldada. Paljud neist süsteemidest töötatakse välja organisatsiooni sees, tulenevalt sellise organisatsiooni ainulaadsetest vajadustest. Organisatsioon võib litsentsida kommertstarkvararakendusi, et rahuldada paljusid oma andmehaldusvajadusi; need eraldiseisvad süsteemid tuleb aga üksteisega suhtlemiseks integreerida. Selle integreerimisprotsessi võivad viia lõpule organisatsiooni sees või väliskonsultandid.
Infohaldussüsteem sisaldab erinevaid andmeid. Neid andmeid võidakse koguda klaviatuuri andmete sisestamise, veebiportaali kogumise või isegi mobiiltelefonide abil. Üldiselt on nendel andmeelementidel teatud sildid, mis võimaldavad organisatsioonil ühe konkreetse päringu kohta teavet kogu süsteemist koguda. See võime on süsteemi edu jaoks oma olemuselt oluline. Kui süsteem sellist päringut ei võimalda, pole tegemist infohaldussüsteemiga, vaid pigem tarkvararakenduste kogumiga.