Ostutellimus on ostukohustus, juriidiline dokument, mille ostja annab müüjale. Ostutellimuse protsess algab kordumatu numbri ja dokumendi määramisega, mis kirjeldab kõiki ostuprotsessi aspekte. Ostutellimuse lepingutingimused võivad sisaldada kaubavedu, tarnekuupäeva, maksumust, kauba kirjeldust, makseootust ja palju muud.
Suured või väikesed tootjad, kes soovivad piirata laokorrusel laovarude hulka, ootavad kliendilt ostutellimust, et alustada tellimuse täitmist. Ostutellimuse protsess algab ostjalt müüjale esitatava dokumendiga, milles on välja toodud ootused tootele ja tarnetingimused. Seejärel väljastab tootja tavaliselt müügitellimuse, mis on nende ootuste kinnitus. Kui ostutellimus ja müügitellimus kattuvad, piirab see mõlema poole vastutust, kuna ostutellimus on juriidiliselt siduv ostuleping.
Pärast müügitellimuse koostamist saab tootja alustada tööd tellimuse kallal. See võib hõlmata materjalide ostmist, tööjõu rentimist ja seadmete muutmist. Ostutellimuse protsess kaitseb tootjat juhuks, kui ostja otsustab müügist loobuda pärast seda, kui müüja on teinud kulutusi. See protsess kaitseb ka ostjat, kuna ta ei ole kohustatud vastu võtma ega tasuma kaupu, mis ei vasta dokumendis esitatud ootustele.
Ostutellimuse protsess aitab ka tellimist sujuvamaks muuta, loetledes kõik või enamuse tellimisprotsessis osalevatest muutujatest. Nende hulka kuuluvad kauba kirjeldus, eeldatav kuupäev, täpne maksumus, maksetingimused ja isegi see, milline osapool on kohustatud veokulud tasuma. See protsess on eriti väärtuslik importimisel või eksportimisel, kuna paljud terminid on muutunud universaalseks ja teiste riikide jaoks hõlpsasti tuvastatavad.
Paljud tootjad kasutavad ostutellimusi rahavoogude eelarvete kuude või isegi aastate ette planeerimiseks. Tsükkel ostutellimuse vormistamise kuupäevast kuni kohaletoimetamise ja makse laekumiseni võib olla üsna pikk. Ettevõte peab oma kulutusi vastavalt planeerima, et oleks võimalik täita lühiajalisi rahavajadusi, näiteks palgaarvestust.
Pärast ostutellimuse vormistamist ja müügitellimuse kinnitamist algab töö. Protsess lõpeb kauba kohaletoimetamise ja arve väljastamisega, kuigi mõned tootjad nõuavad enne tarnimist täielikku või osalist tasumist. Kui kaup on vastu võetud ja arve tasutud, on ostutellimuse protsess lõppenud.
SmartAsset.