Ühine palgamaksja on üksus, mis tegeleb seotud ettevõtete töötajate palgaarvestuse ja maksudega koos. Seda tüüpi palgaarvestuse korralduse kasutamine võib teatud seadetes säästa raha maksude pealt, kui ettevõttel on selleks õigus. Ettevõtetel, kes soovivad seda võimalust kasutada, võib tekkida vajadus esitada taotlus ja esitada oma sobivuse tõendamiseks hoolikad dokumendid. Samuti tuleb regulatiivsete standardite täitmiseks hoolikalt käsitleda palgaarvestuse haldamist.
Ühise maksja kasutamise esimene nõue on ettevõtete seotus. Tavaliselt juhtub see sama ettevõtte tütarettevõtetega. Näiteks võib veterinaarkliinikus olla üksus, mis pakub koduseid kliinilisi visiite, diagnostikalaborit ja tavapärast praktikat, mis kõik töötavad iseseisvalt. Kui veterinaartehnik pakub tuge praktikal ja koduvisiitidel, siis teoreetiliselt makstaks sellele inimesele eraldi tasu ning palgamaksud koguneksid mõlemale tööandjale.
Ühise palgamaksja korral võiks sellele töötajale palka maksta kolmanda osapoole palgaarvestusosakond, kes esindab kõiki osakondi, täites sellise kokkuleppe järgmise nõude. Kõigile töötajatele peab palka maksma ainult see üksus, mitte üksikud palgaarvestusosakonnad. Palgamaksja tegutseb tõhusalt nagu tööandja, makstes töötundide eest hüvitist, võttes vajaduse korral maha ja esitades palgafondimaksud. Kõik maksudokumendid esitatakse korraga; veterinaartehnik ei saaks eraldi tasusid ja väljavõtteid koduvisiitide ja praksises töötamise eest.
Kui järgida ühise maksja regulatsioone, saavad ettevõtted vältida mõningaid liigseid maksukohustusi. Praktika võib tõhustada ka palgaarvestust ja arveldamist, mis võib pakkuda ettevõttele täiendavat kokkuhoidu. Töötajate jaoks võib see anda mõningaid eeliseid, vältides segadust tekitavaid makseid ja maksudeklaratsioone, mis võib muuta täpsete isiklike maksude esitamise palju lihtsamaks. Audiitorid võivad dokumente ja tavasid perioodiliselt üle vaadata, et kinnitada, et (majandus)üksus kvalifitseerub endiselt tavaliseks maksjaks ja seda saab käsitleda ka sellisena.
Eraldi ettevõtted, kellel pole suhet, ei saa seda seadistust palgaarvestuse haldamiseks kasutada. Töötajate makse- ja maksudokumendid tuleks esitada täiesti eraldi. Samuti rikub see üksikute palgaarvestusosakondade säilitamist ühist maksja kokkulepet. Ettevõtted, kes soovivad selliseid korraldusi luua, võivad soovida kohtuda raamatupidajate ja maksuadvokaatidega, et plaani arutada. Nad võivad saada konkreetset nõu selle kohta, kuidas süsteemi korraldada nii, et see jääks seaduste piiresse ja maksimeerida tõhusust.