Tarkvarakonsultant on professionaal, kes hindab ettevõtte või organisatsiooni protsesse ning annab selle hinnangu põhjal tarkvaralahendusi ja muid soovitusi. See professionaal võib seda funktsiooni täita kas füüsilisest isikust ettevõtjana või tarkvarakonsultatsioonifirma osana. Ta võib integreerida kohandatud tarkvara ettevõtte või organisatsiooni protsessidesse, et suurendada tõhusust ja minimeerida tööjõudu või kulusid.
Näiteks võib jõusaal või spordikeskus saada kasu patenteeritud tarkvara integreerimisest, mis jälgib jõusaali liikmete edusamme mõõtmiste ja muude isikupärastatud andmete kujul. Konsultant, kas üksi või ettevõtte osana, võib spetsialiseeruda sellise tarkvara loomisele spordikeskuste jaoks ja tutvustada tarkvara erinevatele sporditööstuse ettevõtetele ja organisatsioonidele.
Kuna tarkvara võib täita väga erinevaid funktsioone, võib tarkvarakonsultant pakkuda tarkvaralahendusi paljudele tööstusharudele. Ettevõtted ja organisatsioonid palkavad sageli ühe või ettevõtte lepingu alusel, kui sellised teadmised ei ole juba ettevõttesiseselt saadaval. Näiteks kinnisvarafirma, kus juba töötab arvutiprogrammeerija, veebihaldur või mõni muu infotehnoloogia (IT) spetsialist, võib palgata ka konsultandi, kes suudab luua andmebaasi kinnistutest, mis on kohandatud ettevõtte infohaldusvajadustele vastavaks.
Tarkvarakonsultatsioonifirmad, kellega ettevõtted või organisatsioonid on lepingu sõlminud, palgatakse sageli projektipõhiselt. See tähendab, et konsultatsioonifirma peab integreerima uue tarkvara ettevõttesse või organisatsiooni kindla aja jooksul, mille mõlemad pooled on kokku leppinud. Projektimeeskond, mis koosneb tavaliselt nii rentija organisatsiooni kui ka tarkvara konsultatsioonifirma töötajatest, töötab koos, et leida ettevõtte või organisatsiooni vajadustele vastavaid tarkvaralahendusi. Tarkvaraga tihedat koostööd tegevad töötajad saavad projekti käigus sageli spetsiaalset koolitust ja on selle integreerimisega tugevalt kaasatud, et aidata neil selle erinevate funktsioonidega kurssi viia.
Kuna ettevõtted ja organisatsioonid on muutunud üha enam tehnoloogiast sõltuvaks, võib tarkvarakonsultandi tarnitud uute ja täiustatud tarkvarasüsteemide arendamine mõnikord muuta teatud positsioonid või kulud aegunuks. Näiteks saab tarkvara programmeerida analüüsima erinevate andmete mustreid, hankima konkreetset teavet erinevate parameetrite piires ja kaotama vajaduse paberkoopiate säilitamise järele, nagu näiteks arhiiviruumid ja erinevad failisüsteemid. Sellisel juhul ei pruugi ettevõte või organisatsioon enam nõuda arveldusametnikku ega varude ja hoiustamise esitamist.