Ametitähtaeg on väline soovituskiri, mis esitatakse ametiaja komisjonile, et toetada õppejõu alalise töökoha pakkumist. Kiri võib pärineda alluvalt, kolleegilt või ülemuselt, olenevalt ametiajakomisjoni otsitud teabest, kuid tavaliselt küsitakse seda kandidaadi õppevaldkonna juhtidelt, kellel palutakse kommenteerida kandidaadi potentsiaali positiivselt avaldada. panus valdkonna teadmistebaasi.
Tenure on tööhõivesüsteem, mis annab kolledžite ja ülikoolide teatud õppejõududele alalise töölepingu. Süsteem on loodud kaitsma akadeemilist vabadust teooria alusel, et õppejõud, keda ei ähvarda töökaotus, võivad õpetamisel ja avaldamisel toetada kõiki seisukohti, mitte ainult kõige populaarsemaid. Kõigil õppejõududel ei ole õigust ametiajale kandideerida. Arvesse võivad tulla ainult need, kes on palgatud ametikohtadele, ja alles pärast mitmeaastast katseaega. Kui ametiajal õppejõud on nõutava katseaja ära teeninud, vaatab ametiaja komisjon tema kandidatuuri läbi ja teeb soovituse, kas pakkuda alalist lepingut või mitte.
Osa ametiajakomisjoni läbivaatamise protsessist on ametiaja kirjade küsimine. Kõigepealt otsustab komisjon, millist tüüpi kriteeriume ta soovib põhjendada. Näiteks võib komisjon otsida hinnangut kandidaadi teaduspotentsiaalile, kollegiaalsusele või õpetamisvõimele. Vajaliku põhjenduse tüüp määrab kindlaks isikud, kes esitavad kandidaadi kasuks ametiaja kirja. Ametiajakirja võiks sama lihtsalt nõuda endiselt õpilaselt kui endiselt tööandjalt.
Ametikomisjon on tavaliselt seotud kandidaadi potentsiaaliga anda oma panus tema valitud valdkonna uurimisbaasi. Sel juhul küsitakse ametiaja kirjad valdkonna silmapaistvatelt õppejõududelt, keda kandidaadil peaks olema põhjust teada saada aastatepikkuse samas valdkonnas töötamise kohta. Iga saadud ametiaja kiri peaks sisaldama säravat ülevaadet kandidaadi potentsiaalist.
Ametiaja kandidaadil palutakse tavaliselt esitada nimekiri potentsiaalsetest soovitajatest, kes kandidaadi arvates kirjutaksid tõhusa ametiaja kirja. Seejärel võtab ametiseisundikomisjoni esimees nimekirjas olevate inimestega otse ühendust või võib kandidaat ise esitada soovitajate soovi. Mõlemal juhul võib ametiaja kirja sisu teha või katkestada kandidaadi pakkumise alaliseks töökohaks.