Back office töötlemine on dokumentide töötlemise toiming, nii et tellimused lähevad läbi või dokumendid jõustuvad. Välja arvatud harvad juhud, toimub kogu töötlemine tehniliselt tagakontoris. Mõiste “tagakontori töötlemine” on üldine termin, mis hõlmab peaaegu iga dokumendi töötlemist; seal on muu hulgas palgaarvestuse töötlemine, arvete töötlemine ja andmebaaside töötlemine. Kuigi enamik ettevõtteid teostab seda töötlemist oma kontorites, teevad mõned ettevõtted allhankeid teistele ettevõtetele, kes osutavad back office teenuseid. Dokumendi töötlemine võib toimuda käsitsi, automaatselt või nende kahe kombinatsiooniga; enamik 21. sajandi alguse töötlemisest on segu.
Kui tarbija või töötaja täidab vormi või faili, tuleb seda töödelda, et vorm saaks jõustuda. Seda töötlemist teostavad tagakontori töötajad – töötajad, kes toetavad ettevõtet, kuid keda kliendid ei näe. Mõnikord töötleb kontoritöötaja, näiteks panga esindaja töötleb kliendi ees vormi, et teha kindlaks, kas tal on õigus krediitkaardi saamiseks, kuid enamik töötlemist on tagavaratöötlus. See võimaldab esindusel kliendiga suhelda, ilma et klient istuks ja ootaks, kuni vorm arvutisse sisestatakse.
Tagakontori töötlemisel käsitletavad dokumendid on erinevad. Tagakontori töötajad saavad töödelda palgaarvestustaotlusi, hankijate arveid, klientide arveid, kinnitusdokumente ja paljusid muid faile ja vorme. Kui ettevõttel on vorm või toimik, siis tavaliselt läbib see mingil hetkel selle tagakontori osakonna.
Kui on vaja taustatöötlust, võib seda teha kas ettevõttesiseselt või mõne teise ettevõtte poolt. Enamik ettevõtteid kasutab ettevõttesisest tagakontorit, kuna ettevõte saab otse tagakontori töötajat jälgida. See aitab vähendada tundlike dokumentide varastamise või võltsimise võimalust. Ettevõtted saavad samade ülesannete täitmiseks tellida ka tagakontoriteenuseid sõltumatute ettevõtete kaudu.
Dokumente saab töödelda käsitsi, automaatselt või nende kahe kombinatsiooni abil. Käsitsi back office töötlemine ei hõlma arvutit; selle asemel kirjutab tagakontori töötaja info lihtsalt raamatusse. Automaatne töötlemine toimub täielikult arvuti abil, ilma inimese sekkumiseta. Enamik töötlemist hõlmab mõlemat meetodit; tagakontori töötaja sisestab teabe arvutisse ja arvuti lisab dokumendi andmebaasi ja teeb kõik muud vajalikud töötlustoimingud.
SmartAsset.