Sündmuste planeerija tarkvara on tarkvaratoode, mis on loodud inimeste abistamiseks sündmuste planeerimisel. Seda saavad kasutada professionaalsed ürituste planeerijad ja saadaval on ka isiklikuks kasutamiseks mõeldud versioonid inimestele, kes soovivad kasutada tarkvara oma eraürituste planeerimisel. See spetsiaalne tarkvaratoode võib olla kulukas, eriti kui see on varustatud mitmete erifunktsioonidega, ja selle ostmisel peaksid inimesed küsima, mida litsents hõlmab. Näiteks saab mõne programmi installida mitmesse arvutisse, mis sünkroonivad üksteisega, samal ajal kui muudel juhtudel hõlmab litsents ainult ühte arvutit.
Ürituse planeerimine nõuab suurt organiseerimistööd. Sündmuse üksikasjade haldamiseks kasutatakse sündmuste planeerija tarkvara. Need üksikasjad hõlmavad kõike alates kõigi asjaga seotud inimeste kontaktandmetest kuni meeldetuletusteni, mis saadavad hoiatusi, kui on vaja teha konkreetne toiming, näiteks sissemakse saatmine. Ürituste planeerijale võib sellise tarkvara kasutamine olla mugavam kui põhitarkvaraprogrammide kohandamine sündmuste planeerimise jaoks.
Tarkvara võimaldab tavaliselt korraga planeerida mitu sündmust. Sündmuste planeerija tarkvara abil saavad inimesed koostada tööülesannete kalendri, teha märkmeid kõigi kaasatud tarnijate kohta, salvestada lepingute koopiaid, logida koosolekuid ja telefonikõnesid ning teha muid sündmuse planeerimisega seotud märkmeid. Väga oluline võib olla ka sünkroonimisvõimalus. Sünkroonimistarkvara abil saab sündmuste planeerija sülearvuti koosolekule märkmete tegemiseks kaasa võtta ja sülearvuti kontoris lauaarvutiga sünkroonida.
See tarkvara on loodud sündmuste planeerimise korraldusliku aspekti sujuvamaks muutmiseks, et sündmuste planeerija saaks keskenduda suuremale pildile. Sündmuste planeerija tarkvara on kasulik ka libisemiste ja õnnetuste ärahoidmiseks, mis võivad suure päeva rikkuda. Näiteks võib tarkvara olla automaatselt genereerinud erinevat tüüpi ürituste jaoks kontrollnimekirju, mida kasutatakse tagamaks, et põhitõed, nagu toimumiskoht, toitlustus, varustus jne, on kaetud ja ürituse planeerija ei unustaks pulmatorti tellida. .
Sündmuste planeerija tarkvaral võib olla mitmesuguseid funktsioone. Spetsiaalsete tarkvaratoodete ostmisel aitab see maha istuda ja mõelda tarkvara soovitud funktsioonide loendile. Näiteks võib sündmuste planeerija soovida tarkvara, mis suudab genereerida kutseid, printida standardlepinguid ja genereerida muid dokumente. Samuti võivad sündmuste planeerijatele meeldida sellised funktsioonid nagu müüjatele ja osalejatele saadetud automaatsed e-kirjade meeldetuletused, ruum toimumiskohtade fotode salvestamiseks ja nii edasi. Ürituste planeerijad peaksid mõtlema sellele, kuidas nad praegu korraldavad, et tagada nende teenuste pakkumine, mida nad teavad, et nad vajavad.